Zalecanym sposobem sformalizowania nabycia praw do ilustracji która ma być wykorzystana w książce, jest podpisanie stosownej umowy z autorem ilustracji. Mogą to być dwa rodzaje umów:
- O nabycie praw do ilustracji lub o udzielenie licencji na korzystanie ze zdjęcia. Ważne, by w umowie określony został sposób korzystania z ilustracji (tzw. pola eksploatacji).
- W przypadku umowy o przeniesienie praw – winna ona określić zakres, w którym ilustrator przeniesie na Ciebie majątkowe prawa autorskie do ilustracji. W przypadku licencji winien zostać określony zakres legalnego korzystania z ilustracji. Należy pamiętać, że nabycie majątkowych praw autorskich czy też licencji wyłącznej, wymaga bezwzględnie zawarcia umowy na piśmie. W przypadku umowy licencyjnej dobrze wskazać też na jaki okres czasu licencja jest udzielana. Gdy nic w tym zakresie nie zostanie napisane w umowie, przyjmować będzie się, iż udzielono jej na 5 lat.