Bezpłatny fragment - Efektywne zarządzanie czasem

Wstęp

Zarządzanie czasem nie polega na wykonywaniu jak największej liczby zadań w ciągu dnia. Chodzi o uproszczenie tego, jak pracujemy, robieniu szybciej zadań, które sobie wyznaczyliśmy i na łagodzeniu codziennego stresu.

Chodzi o oczyszczenie przestrzeni w naszym życiu, aby znaleźć czas dla ludzi, bawić się i odpoczywać.

Naprawdę jest wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia na wszystko, co chcemy zrobić, ale może to zająć trochę czasu żeby dobrze go zorganizować.

Pamiętajmy, że istnieją niezliczone sztuczki, które pozwalają efektywnie zarządzać czasem. Oto kilka wskazówek, które uważam za pomocne.

Niech ta lista będzie katalizatorem, który sprawi, że będziemy regularnie myśleli o tym, jak udoskonalić nasze własne praktyki.

Przydatne wskazówki, aby skutecznie zarządzać swoim czasem

Poznaj własne cele

Upewnijmy się, że angażujemy się w działania, które wspierają nasze cele, które chcemy osiągnąć zarówno krótko, jak i długoterminowo. Cała reszta jest potencjalnym marnowaniem czasu. Nasz dzienny plan powinien skupiać się na pracy nad zadaniami i działaniami, które bezpośrednio odnoszą się do spełniania naszych celów i rozwijania się.

W pierwszej kolejności wykonajmy najważniejsze zadania

To jest złota zasada zarządzania czasem. Każdego dnia określamy dwa lub trzy zadania, które są najważniejsze do wykonania, i wykonujemy je jako pierwsze.

Gdy skończymy, dzień zakończył się sukcesem. Możemy wtedy przejść do innych rzeczy lub możemy pozwolić im poczekać do jutra. Ukończyliśmy wtedy to, co było niezbędne i co planowaliśmy wykonać w dniu dzisiejszym.

Nauczmy się mówić „nie”

Podejmowanie wielu zobowiązań czasowych może nauczyć nas, jak żonglować różnymi zleceniami i zarządzać czasem. To może być świetna rzecz.

W pewnym momencie musimy nauczyć się odrzucać możliwości. Naszym celem powinno być podejmowanie tylko tych zobowiązań, o których wiemy, że mamy na nie czas i które naprawdę nas interesują. Nie traćmy czasu na robienie, rzeczy pod przymusem, aby kogoś uszczęśliwić, wtedy sami tracimy nasz cenny czas na rzecz innej osoby.

Śpijmy co najmniej 7—8 godzin

Niektórzy uważają, że poświęcanie snu, na wykonanie ważnych zadań jest dobrym sposobem na zwiększenie naszej produktywności i wykręcenie kilku dodatkowych godzin poza dniem, jednak nie o to chodzi.

Większość ludzi potrzebuje 7—8 godzin snu, aby ich ciała i umysły mogły funkcjonować optymalnie i wystarczająco się zregenerować. Sami najlepiej wiemy, kiedy mamy dość. Słuchajmy swojego ciała i nie lekceważmy wartości snu. Poza tym, gdy nie śpimy wystarczająco długo, przekłada się to na naszą pracę, która jest zwykle mniej efektywna. Człowiek lepiej wyspany lepiej pracuje, dlatego też paradoksalnie osoba poświęcająca więcej godzin na wykonywanie ważnych dla niego zadań, a mniej na sen może w ciągu dnia wykonać taką samą pracę, albo i mniejszą niż osoba dobrze się wysypiająca, ponieważ jego praca będzie mniej skuteczna.

Poświęćmy całą naszą uwagę na zadanie, które wykonujemy

Zamknijmy wszystkie niepotrzebne okna przeglądarki. Odłóżmy telefon i inne przeszkadzające nam przyrządy. Znajdźmy ciche miejsce do pracy lub słuchajmy muzyki, jeśli nam to pomaga.

Skoncentrujmy się na tym jednym konkretnym zadaniu. Nic innego nie powinno istnieć. Jeśli robiąc zadanie odciąga nas wiele różnych bodźców z zewnątrz, to nigdy w 100% nie skupimy się na wykonaniu dobrze tego zadania i jego wykonywanie będzie trwało znacznie dłużej, dlatego też żeby dobrze i szybciej wykonać zadanie, którego się podjęliśmy skupmy się w 100% tylko na nim wtedy na pewno wykonamy go dużo szybciej i będziemy mogli skupić się na pozostałych zadaniach, które nam jeszcze zostały.

Nie odwlekajmy wykonania zadania

Niemal wszyscy jesteśmy podatni na odkładanie na później prostej czynności, ponieważ wydaje się to takie łatwe i zawsze uda się to zrobić bardzo szybko, więc dlaczego nie odłożyć na później?

Gdy szybciej zdecydujemy się wykonać daną pracę zrobić wtedy szybciej ją skończymy.

To nie jest trudne, jeśli zdecydujemy się na to w danej chwili. Dlatego też najlepszym sposobem, aby zwiększyć naszą efektywność zapiszmy proste zadania i zróbmy je szybko w pierwszej kolejności. Stracimy na jego wykonaniu mało czasu, ale gdy szybciej zdecydujemy się go wykonać to szybciej będziemy mogli ruszyć dalej z następnymi zadaniami.

Nie pozwólmy, aby nieistotne szczegóły nas zawiodły

Często bywa tak, że przygotowywanie danego projektu zajmuje nam dużo więcej czasu niż powinno być w rzeczywistości, gdyż za bardzo skupiamy się na drobnych szczegółach, które moglibyśmy pominąć. Zwykle tak bywa ponieważ jesteśmy od najmłodszych lat uczeni perfekcjonizmu.

Jednak można przełamać chęć nieustannego sprawdzania, co dotychczas zrobiliśmy. Znacznie lepiej, jeśli będziemy szli z pracą naprzód. Lepiej jest zrobić wiele rzeczy nawet błędnie, a potem wszystko poprawić. Wtedy nasza praca nie będzie stała w miejscu, a efekty będą widoczne znacznie szybciej niż dotychczas.

Zmieńmy kluczowe zadania w nawyki

Pisanie jest dla mnie zwykłym zadaniem. Muszę pisać cały czas, każdy z nas ma tego typu nawyki jak ćwiczenia, zwłaszcza gdy to lubimy potem się do tego przyzwyczajamy i robimy dane czynności automatycznie. Nie staje się to dla nas jakąś pracą, którą należy wyłącznie skończyć, a naszym nawykiem, codziennością. Wtedy praca przychodzi nam dużo łatwiej i sprawniej, gdy staje się naszym nawykiem, a nie obowiązkiem.

Wyeliminujmy rozrywki

Zacznijmy zwracać uwagę na to, ile razy ktoś nam przeszkadza, gdy jesteśmy w trakcie ważnego zadania. Śledź również wywoływane przez nas samych zakłócenia, szczególnie te odmiany mediów społecznościowych. Nasz telefon jest niezwykle przydatny, ale jest także uzależniający i jest jednym z najbardziej podstępnych nałogów znanych ludzkości.

Może to wymagać ogromnego wysiłku, ale zamknijmy drzwi i wyłączmy telefon, aby zmaksymalizować czas.

Określmy termin wykonania zadania

Zamiast po prostu usiąść do pracy nad projektem i myśleć: „Będę tu siedział, dopóki tego nie zrobię”, spróbujmy pomyśleć: „Popracuję nad tym przez dwie godziny”.

Ograniczenie czasu zmusza nas do skupienia się i zwiększenia efektywności, nawet jeśli będziemy musieli wrócić i skończyć coś nieco później.

Róbmy krótkie przerwy między zadaniami

Kiedy pędzimy od zadania do zadania, trudno jest docenić to, co robimy i zachować skupienie i motywację.

Umożliwienie sobie przerw między zadaniami może być dla naszego mózgu powiewem świeżego powietrza. Kiedy robimy sobie przerwę, idźmy na krótki spacer, lub wykonujmy jakieś inne ćwiczenia z oczyszczaniem umysłu. poza tym, gdy odpoczniemy przez chwilę nasza praca stanie się bardziej efektywna, ponieważ jak już pisałem wcześniej wypoczęty człowiek jest bardziej skuteczny w tym co robi i szybciej wykonuje swoją pracę.

Nie bierzmy za wiele rzeczy do zrobienia na tę samą chwilę, róbmy wszystko po kolei

Jednym z najszybszych sposobów przytłoczenia siebie jest myślenie o naszej ogromnej liście rzeczy do zrobienia. Uświadommy sobie, że żadna ilość myśli nie uczyni go jeszcze krótszym.

W tym momencie wszystko, co możemy zrobić, to skupić się na jednym zadaniu, które mamy zrobić. To jedno, pojedyncze, samotne zadanie. Dopiero po jego skończeniu skupiamy się na następnych.

Ćwiczmy i zdrowo się odżywiajmy

Liczne badania powiązały zdrowy styl życia z wydajnością pracy. Podobnie jak wystarczająca ilość snu i odpoczynek, także ćwiczenia i jedzenie, poprawiają poziom energii, oczyszczają nasz umysł i pozwalają łatwiej skupić się na konkretnym zadaniu, który planujemy właśnie wykonać.

Róbmy mniej

Zasadniczo, mniej nie znaczy mniej robić, natomiast ograniczenie niepotrzebnej pracy pozwoli nam skupić się na robieniu rzeczy, które naprawdę mają dla nas znaczenie, przy tym nie tracimy naszego cennego czasu robiąc drobne niepotrzebne rzeczy.

Zwolnijmy, zauważmy, co naprawdę trzeba zrobić i skup się na tych rzeczach. Róbmy mniej rzeczy, które są dla nas bardziej wartościowe, niż więcej rzeczy, które są w większości puste i nic nie warte.

Wykorzystujmy weekendy, tylko trochę

Nie obciążajmy się stosem zadań, które nie zrobiliśmy w tygodniu, aby zrobić je w weekend, ponieważ z czasem będziemy zbyt przepracowani. Czasem też musimy odpoczywać. Poza tym zrobienie tylko odrobiny rzeczy w weekendy może naprawdę zmniejszyć obciążenie w ciągu tygodnia. Próbujmy tak pracować przez 2—3 godziny dziennie. Nadal będziemy mieli mnóstwo wolnego czasu dla siebie.

Twórz systemy organizacyjne

Bycie zorganizowanym oszczędza mnóstwo czasu i nie musimy być najbardziej zorganizowanymi osobami na świecie. Systemy nie są skomplikowane do wdrożenia.