Bezpłatny fragment - Związek Literatów Cyfrowych

Przewodnik rejestracji stowarzyszenia

W erze, gdy sztuczna inteligencja staje się nowym narzędziem pióra, a algorytmy wchodzą w dialog z ludzką kreatywnością, rodzi się potrzeba stworzenia przestrzeni dla pionierów tej transformacji. Związek Literatów Cyfrowych nie jest jedynie marzeniem o integracji środowiska — to konieczność i szansa na wykreowanie etosu, standardów oraz wspólnego języka dla twórców stojących na granicy tradycji i innowacji.

Niniejsza broszura to praktyczny roadmap, który przeprowadzi Cię przez labirynt procedur, od pierwszej, inspirowanej rozmowy, do momentu, gdy Wasz Związek nabierze pełni praw i stane się rozpoznawalnym podmiotem na mapie kulturalnej Polski. Rejestracja stowarzyszenia to nie tylko formalność — to akt wspólnototwórczy, który nadaje strukturę Waszym celom, legalizuje działania i otwiera drogę do funduszy, partnerstw oraz realnego wpływu na kształt literatury przyszłości.

Znajdziecie tu nie tylko suche przepisy, ale konkretne wzory dokumentów, sprawdzone strategie i ostrzeżenia przed typowymi pułapkami. Dowiecie się, jak sformułować statut, który będzie zarówno gwarantem demokratycznych zasad, jak i elastycznym narzędziem rozwoju; jak zwołać zebranie założycielskie w świecie rozproszonym geograficznie; oraz jak skutecznie poruszać się w gąszczu wymogów Krajowego Rejestru Sądowego.

Ten proces to wasza pierwsza, wspólna opowieść — niech jej fabuła będzie klarowna, bohaterowie zjednoczeni wokół wspólnej wizji, a finałem stanie się powstanie trwałej instytucji, która da głos wszystkim tym, którzy wierzą, że przyszłość literatury jest współtworzona przez człowieka i maszynę.

Uwaga!

Wszystkie nazwiska i dane osobowe są całkowicie fikcyjne, a ich podobieństwo do rzeczywistości przypadkowe i niezamierzone.

Wybór nazwy

Oto kilkanaście propozycji nazw dla stowarzyszenia pisarzy wykorzystujących sztuczną inteligencję, nadających się do rejestracji prawnej i stylistycznie zbliżonych do istniejących organizacji twórczych:

— Stowarzyszenie Autorów Wspomaganych Sztuczną Inteligencją (SAWSI)

— Związek Literatów Cyfrowych (ZLC)

— Polskie Stowarzyszenie Pisarzy i Inżynierów Języka (PSPIJ)

— Stowarzyszenie Twórców Literatury z Wykorzystaniem AI (STELAI)

— Związek Pisarzy Nowych Technologii (ZPNT)

— Gildia Autorów Współpracujących z AI (GAWAI)

— Stowarzyszenie Literatów Epoki Algorytmicznej (SLEA)

— Związek Twórców Tekstu Humanistyczno-Cyfrowego (ZTTHC)

— Polska Gildia Pisarzy Wspomaganych Technologicznie (PGPWT)

— Stowarzyszenie Innowatorów Słowa (SIS)

— Związek Literatów i Specjalistów AI (ZLSAI)

— Stowarzyszenie Pisarzy Hybrydowych (SPH)

— Związek Autorów Przyszłości (ZAP)

— Stowarzyszenie Twórczości Literackiej z Udziałem Sztucznej Inteligencji (STELSI)

— Związek Pisarzy i Programistów Literatury (ZPPL)

Uzasadnienie i wskazówki rejestracyjne:

— Formalna struktura: Wszystkie propozycje zaczynają się od słów typowych dla zarejestrowanych stowarzyszeń: „Związek”, „Stowarzyszenie”, „Gildia” (historyczne, ale poprawne prawnie). To ułatwia rejestrację w KRS.

— Opisowość: Nazwy w większości precyzyjnie, choć ogólnie, wskazują na charakter działalności (np. „Wspomaganych”, „z Wykorzystaniem”, „Hybrydowych”, „Nowych Technologii”), co jest zalecane przez przepisy.

— Nowoczesność i tradycja: Łączą tradycyjne określenia („Literatów”, „Pisarzy”) z nowoczesnymi („Cyfrowych”, „Algorytmicznej”, „AI”), sygnalizując specyfikę organizacji.

— Akronimy: Podane skróty są pomocnicze — finalny akronim należy zweryfikować pod kątem dostępności w rejestrze.

— Rekomendacja przed rejestracją: Przed rejestracją koniecznie należy sprawdzić dostępność wybranej nazwy pełnej oraz jej skrótu w wyszukiwarce KRS pod kątem podobieństwa do istniejących podmiotów, aby uniknąć kolizji i odmowy rejestracji.

Powodzenia w zakładaniu stowarzyszenia!

Rodzaje stowarzyszeń

Generalnie istnieją dwa typy stowarzyszeń: zwykłe i rejestrowe.

Oto precyzyjne, etapowe procedury rejestracji Związku Literatów Cyfrowych (ZLC) jako stowarzyszenia zwykłego lub rejestrowego w Polsce.

— Stowarzyszenie zwykłe (art. 40—49 ustawy Prawo o stowarzyszeniach):

— Prostsze, szybsze, bez opłat.

— Rejestracja w ewidencji starosty powiatu właściwego dla siedziby.

— Ograniczenia: Nie ma osobowości prawnej, nie może prowadzić działalności gospodarczej, nie może łączyć się w związki stowarzyszeń, nie może mieć oddziałów terenowych.

— Minimalnie 3 założycieli.

— Stowarzyszenie rejestrowe (art. 9—22 ustawy):

— Pełna osobowość prawna (może np. nabywać mienie, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywanym).

— Może prowadzić działalność gospodarczą, zakładać oddziały, łączyć się w związki stowarzyszeń.

— Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

— Wymaga statutu, wpisowego, opłat sądowych (~250 zł), pełnomocnictw dla komitetu założycielskiego.

— Minimalnie 15 założycieli.

ETAPY REJESTRACJI — STOWARZYSZENIE ZWYKŁE (ZLC)

ETAP 1: Przygotowanie (przez założycieli)

— Ustalenie przez minimum 3 osoby celu i zakresu działalności ZLC.

— Wybór terenu działania (np. cała Polska, województwo) i adresu siedziby (może być adres prywatny jednego z członków założycieli, za jego zgodą).

— Sporządzenie i podpisanie protokołu z zebrania założycielskiego. Powinien zawierać:

— Datę, miejsce, listę uczestników (imię, nazwisko, adres).

— Wnioski o powołanie stowarzyszenia zwykłego o nazwie „Związek Literatów Cyfrowych (ZLC)”.

— Uchwałę o wyborze zarządu (przewodniczącego, skarbnika itp.) — minimum 3 osoby.

— Przyjęcie regulaminu działalności (nie jest obowiązkowy, ale zalecany).

— Podpisy wszystkich założycieli.

ETAP 2: Rejestracja w starostwie

— Przedkładanie wniosku: Przedstawiciel wybranego zarządu składa wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych w starostwie powiatowym właściwym dla adresu siedziby.

— Wymagane dokumenty:

— Wypełniony formularz KRS-WA (dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości lub w starostwie).

— Podpisany protokół z zebrania założycielskiego (oryginał lub poświadczona kopia).

— Regulamin (jeśli został przyjęty).

— Wykaz członków zarządu z adresami.

— Deklaracja o adresie siedziby (często w formie oświadczenia członka, na którego adres jest zakładane).

— Decyzja starosty: Organ ma 30 dni na wpis do ewidencji. Nie pobiera opłat. O wpisie lub odmowie decyduje wyłącznie zgodność z art. 40 ustawy (legalność celu, niepodzielność dochodu, dobrowolność i równość członków).

Po wpisie: ZLC może legalnie działać, otworzyć rachunek bankowy (choć banki mogą mieć różne wymagania) i prowadzić statutową działalność.

ETAPY REJESTRACJI — STOWARZYSZENIE REJESTROWE (ZLC)

ETAP 1: Przygotowanie założycielskie (minimum 15 osób)

— Opracowanie projektu statutu — kluczowy dokument. Musi zawierać m.in.:

— Nazwę: „Związek Literatów Cyfrowych (ZLC)”.

— Siedzibę i teren działania.

— Cele i sposoby ich realizacji (np. rozwój literatury cyfrowej, promocja etyki AI w twórczości, szkolenia, wydawnictwa).

— Szczegółowe zasady nabywania i utraty członkostwa, prawa i obowiązki członków.

— Strukturę władz (Walne Zgromadzenie, Zarząd, Komisja Rewizyjna) i tryb ich wyboru.

— Sposób reprezentacji (kto, np. dwóch członków zarządu łącznie).

— Źródła finansowania (składki, darowizny, działalność gospodarcza — jeśli planowana).

— Zebranie założycielskie:

— Przyjęcie statutu w głosowaniu.

— Wybór Komitetu Założycielskiego (minimum 3 osoby), któremu wszyscy założyciele udzielają pełnomocnictw do dokończenia rejestracji.

— Sporządzenie protokołu z tego zebrania.

ETAP 2: Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)

— Przygotowanie dokumentów przez Komitet Założycielski:

— Formularz KRS-W20 (wniosek o rejestrację stowarzyszenia).

— Statut (wymagany załącznik).

— Protokół z zebrania założycielskiego z listą założycieli (imiona, nazwiska, daty urodzenia, adresy, PESEL).

— Oświadczenia członków wybranych władz (Zarządu, Komisji Rewizyjnej) o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji.

— Pełnomocnictwa dla członków Komitetu Założycielskiego (podpisane przez wszystkich założycieli).

— Potwierdzenie opłaty sądowej (250 zł za wpis do KRS).

— Dane kontaktowe (adres do korespondencji, e-mail, telefon).

— Złożenie wniosku: Można to zrobić:

— Elektronicznie: przez platformę S24 (wymaga podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP).

— Tradycyjnie: na formularzu papierowym w Wydziale Gospodarczym KRS właściwego Sądu Rejonowego dla siedziby stowarzyszenia.

— Postępowanie sądowe: Sąd weryfikuje formalną poprawność dokumentów. Może wezwać do uzupełnienia braków. Wpis do KRS następuje zazwyczaj w ciągu 7—14 dni od złożenia kompletnego wniosku.

ETAP 3: Po wpisie do KRS — dalsze obowiązki

— NIP: Urząd Skarbowy automatycznie nadaje NIP po wpisie do KRS (można sprawdzić w wyszukiwarce REGON).

— REGON: Urząd Statystyczny również nadaje numer REGON automatycznie.

— Rachunek bankowy: Po otrzymaniu aktu rejestracji (dostępnego w systemie) można założyć firmowe konto bankowe.

— Ewidencja w BDO: Jeśli stowarzyszenie będzie wprowadzać na rynek produkty (np. książki) lub generować odpady, może być zobowiązane do wpisu do Rejestru Podmiotów Wprowadzających Produkty.

PODSUMOWANIE I REKOMENDACJA

Dla ambitnego związku o nazwie „Związek Literatów Cyfrowych” rekomenduję ścieżkę stowarzyszenia rejestrowego. Osobowość prawna jest niezbędna do poważnej działalności: ubiegania się o granty, zawierania umów z wydawcami, organizowania dużych eventów czy prowadzenia wydawnictwa.

Przed złożeniem wniosku koniecznie sprawdź dostępność nazwy „Związek Literatów Cyfrowych” w wyszukiwarce KRS, aby upewnić się, że nie ma podobnej, zarejestrowanej już organizacji.

Dokumenty

PROTOKÓŁ Z ZEBRANIA ZAŁOŻYCIELSKIEGO

Oto przykładowy, kompletny protokół z zebrania założycielskiego dla stowarzyszenia zwykłego „Związek Literatów Cyfrowych (ZLC)”, przygotowany zgodnie z wymogami ustawy Prawo o stowarzyszeniach.

Nr 1/2024/ZLC

Stowarzyszenie zwykłe pod nazwą: Związek Literatów Cyfrowych (ZLC)

Miejsce zebrania: [Adres, np. ul. Wirtualna 15/7, 00—001 Warszawa] lub [Online, za pośrednictwem platformy [nazwa platformy]].

Data: 15 listopada 2024 r. Godzina rozpoczęcia: 18:00 Godzina zakończenia: 19:30

Obecni (Założyciele):

— Jan Kowalski — zam. Warszawa, ul. Literacka 1, PESEL: [XXXXXXXXXXX]

— Anna Nowak — zam. Kraków, ul. Cyfrowa 2, PESEL: [XXXXXXXXXXX]

— Piotr Wiśniewski — zam. Wrocław, ul. Algorytmiczna 3, PESEL: [XXXXXXXXXXX]

Porządek obrad:

— Otwarcie zebrania.

— Wybór Przewodniczącego i Protokolanta zebrania.

— Przedstawienie i dyskusja nad celami oraz zasadami działania planowanego stowarzyszenia.

— Podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia zwykłego pod nazwą „Związek Literatów Cyfrowych (ZLC)”.

— Uchwalenie regulaminu działalności stowarzyszenia zwykłego.

— Wybór Zarządu stowarzyszenia.

— Ustalenie siedziby i terenu działania.

— Wolne wnioski.

— Zamknięcie zebrania.

Przebieg zebrania:

Ad 1. Zebranie otworzył i prowadził wstępnie Jan Kowalski, który powitał wszystkich uczestników.

Ad 2. Jednogłośnie podjęto uchwały:

— Uchwała nr 1: Na Przewodniczącego zebrania wybrano Jana Kowalskiego.

— Uchwała nr 2: Na Protokolanta zebrania wybrano Annę Nowak.

Ad 3. Przewodniczący przedstawił główne założenia powołania związku skupiającego twórców literackich wykorzystujących narzędzia sztucznej inteligencji. Dyskutowano nad celami, takimi jak integracja środowiska, wymiana wiedzy, promocja etycznego wykorzystania AI w twórczości oraz organizacja wydarzeń.

Ad 4.

— Uchwała nr 3: „W celu realizacji wspólnych zainteresowań w dziedzinie literatury cyfrowej i twórczego wykorzystania sztucznej inteligencji, obecni na zebraniu postanawiają powołać stowarzyszenie zwykłe pod nazwą Związek Literatów Cyfrowych (ZLC).”

— Głosowanie: za — 3, przeciw — 0, wstrzymujących się — 0. Uchwała przyjęta.

Ad 5. Przedłożono projekt regulaminu działalności. Po dyskusji i naniesieniu poprawek przyjęto jednolity tekst regulaminu stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego protokołu.

— Uchwała nr 4: „Zebrani przyjmują Regulamin Działalności stowarzyszenia zwykłego Związek Literatów Cyfrowych (ZLC) w brzmieniu stanowiącym Załącznik nr 1 do protokołu.”

— Głosowanie: za — 3, przeciw — 0, wstrzymujących się — 0. Uchwała przyjęta.

Ad 6.

— Uchwała nr 5: „Zebrani wybierają Zarząd stowarzyszenia zwykłego Związek Literatów Cyfrowych (ZLC) w składzie:

— Jan Kowalski — Przewodniczący Zarządu,

— Anna Nowak — Skarbnik,

— Piotr Wiśniewski — Sekretarz.”

— Głosowanie: za — 3, przeciw — 0, wstrzymujących się — 0. Uchwała przyjęta.

Ad 7.

— Uchwała nr 6: „Ustala się teren działania stowarzyszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz siedzibę Zarządu pod adresem: [Adres do korespondencji, np. ul. Literacka 1, 00—100 Warszawa].”

— Głosowanie: za — 3, przeciw — 0, wstrzymujących się — 0. Uchwała przyjęta.

Ad 8. W ramach wolnych wniosków ustalono, że Zarząd działać będzie kolegialnie, a do podpisywania pism w imieniu stowarzyszenia wymagane będą podpisy dwóch członków Zarządu łącznie. Postanowiono złożyć wniosek o wpis do ewidencji starosty w terminie 14 dni.

Ad 9. O godzinie 19:30 Przewodniczący zamknął zebranie.

Niniejszy protokół został odczytany i jednogłośnie przyjęty przez wszystkich uczestników zebrania założycielskiego.

……………………………………… ……………………………………… Podpis Przewodniczącego zebrania Podpis Protokolanta Jan Kowalski Anna Nowak

Podpisy wszystkich założycieli — członków stowarzyszenia:

— ……………………………………… (Jan Kowalski)

— ……………………………………… (Anna Nowak)

— ……………………………………… (Piotr Wiśniewski)

REGULAMIN

ZAŁĄCZNIK NR 1 do Protokołu nr 1/2024/ZLC z dnia 15.11.2024 r.

REGULAMIN DZIAŁALNOŚCI STOWARZYSZENIA ZWYKŁEGO „ZWIĄZEK LITERATÓW CYFROWYCH (ZLC)”

§1. Postanowienia ogólne Stowarzyszenie zwykłe działa pod nazwą Związek Literatów Cyfrowych (ZLC), zwanym dalej „Stowarzyszeniem”. Terenem działania Stowarzyszenia jest obszar Rzeczypospolitej Polskiej, a siedzibą Zarządu jest adres: [Adres, np. ul. Literacka 1, 00—100 Warszawa].

§2. Cele i środki działania

— Celem Stowarzyszenia jest:

— Integracja środowiska twórców wykorzystujących sztuczną inteligencję w procesie literackim.

— Rozwój wiedzy i etycznych standardów w dziedzinie literatury cyfrowej.

— Promocja twórczości członków Stowarzyszenia.

— Organizacja warsztatów, dyskusji i wydarzeń kulturalnych.

— Stowarzyszenie realizuje swoje cele poprzez działalność nieodpłatną i odpłatną pożytku publicznego, w tym spotkania, prelekcje, publikacje online oraz współpracę z innymi podmiotami.

§3. Członkowie, ich prawa i obowiązki

— Członkiem Stowarzyszenia może być osoba fizyczna akceptująca regulamin, zajmująca się twórczością literacką z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych i AI.

— Przyjęcie nowego członka następuje na podstawie pisemnej deklaracji z rekomendacją jednego z członków, po zatwierdzeniu przez Zarząd.

— Członek ma prawo uczestniczyć w działaniach Stowarzyszenia, wybierać i być wybieranym do Zarządu.

— Obowiązkiem członka jest przestrzeganie regulaminu, działanie na rzecz celów Stowarzyszenia oraz terminowe opłacanie składki członkowskiej, której wysokość ustala Zarząd.

§4. Władze Stowarzyszenia

— Władzami Stowarzyszenia są:

— Zarząd w składzie: Przewodniczący, Skarbnik, Sekretarz. Zarząd kieruje działalnością Stowarzyszenia i reprezentuje je na zewnątrz.

— Walne Zgromadzenie Członków — najwyższa władza, zwoływane co najmniej raz w roku.

— Do reprezentowania Stowarzyszenia wymagane są łącznie podpisy dwóch członków Zarządu.

§5. Postanowienia końcowe

— Zmiana regulaminu wymaga uchwały Walnego Zgromadzenia Członków.

— Stowarzyszenie może zostać rozwiązane uchwałą Walnego Zgromadzenia Członków podjętą większością 2/3 głosów.

— W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach.

WAŻNE UWAGI PRAKTYCZNE:

— Dane osobowe: W protokole dla celów wewnętrznych podaje się PESEL. W dokumentach składanych do starostwa (formularz KRS-WA) podaje się tylko imię, nazwisko i adres.

— Adres siedziby: Może być adres prywatny jednego z członków założycieli lub Zarządu, za jego pisemną zgodą (tę zgodę warto mieć w dokumentacji, choć rzadko jest żądana).

— Regulamin: Jest obowiązkowy, jeśli stowarzyszenie zwykłe chce prowadzić odpłatną działalność pożytku publicznego (np. płatne warsztaty) lub zbiórki publiczne. Dla czysto nieodpłatnej działalności jest zalecany, ale nie obligatoryjny. W powyższym wzorze jest ujęty dla kompletności.

— Podpisy: Wszyscy założyciele muszą podpisać protokół. Jest to kluczowy dowód woli utworzenia stowarzyszenia.

— Kopie: Przed złożeniem w starostwie przygotuj co najmniej 2 komplety dokumentów (jeden dla urzędu, jeden dla archiwum stowarzyszenia).

Ten wzór protokołu jest w pełni funkcjonalny i nadaje się do użycia przy rejestracji.

KRS-WA

Oto fikcyjnie wypełniony formularz KRS-WA (wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszenia zwykłego), zgodny z aktualnym wzorem dostępnym na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Wypełnienie go jest kluczowym krokiem rejestracyjnym.

(Wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszenia zwykłego) Wersja: 01.2023

Część A. Dane podmiotu