Bezpłatny fragment - Wystąpienia publiczne

Autor dołożył wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie bierze jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor nie ponosi również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Wstęp

Witam Cię w moim kursie profesjonalnych wystąpień publicznych!

Mam zaszczyt przemawiać od 8 lat przed rozmaitymi typami publiczności (klienci, radni miejscy, prezesi, studenci, uczestnicy konferencji), a od 5 lat prowadzę szkolenia z przemawiania i prowadzenia prezentacji. W tym kursie podzielę się z Tobą najważniejszym kawałkiem swojego doświadczenia.

To, że sięgnąłeś/ęłaś po ten kurs prawdopodobnie oznacza, że czujesz potrzebę rozwinąć się jako mówca. Nieważne czy występujesz na konferencjach, na zebraniach, spotkaniach sprzedażowych, czy też jesteś wykładowcą lub trenerem — zakres umiejętności i wiedzy na temat tego, jak trafić do publiczności, jest bardzo zbliżony.

Jeśli występowanie Cię dopiero czeka, to trafiłeś/aś idealnie! Umiejętność przemawiania przydaje się w tylu życiowych sytuacjach, że obecnie inwestują w nią coraz szersze kręgi ludzi — menedżerowie, handlowcy, studenci, startup’owcy etc.

Umiejętność przemawiania to także jedna z najważniejszych umiejętności prawdziwego lidera. Jak np. Martin Luther King zdołałby zarazić setki tysięcy ludzi swoją ideą równości, gdyby nie jego charyzmatyczny styl przemawiania? Jak Steve Jobs stworzyłby niesamowitą otoczkę wyjątkowości wokół produktów Apple’a, gdyby nie szczegółowo zaplanowane prezentacje?

Jeśli chcesz przekonywać do swoich idei i pomysłów lub jeśli chcesz odgrywać większą rolę w swoim otoczeniu, umiejętność przemawiania powinna należeć do Twoich priorytetów.

Umiejętność przekonującego przemawiania, trafnego formułowania wypowiedzi i utrzymywania dobrego kontaktu z publicznością, bywa często niedoceniana. I kiedy przychodzi zaprezentować swoją osobę lub ofertę przed klientem czy inwestorem, mamy z tym olbrzymi problem. Ten kurs ma pomóc Ci ten problem rozwiązać!

Ponadto powiem Ci, dlaczego tak bardzo stresujemy się przed wyjściem na scenę oraz to, jak sobie z tym radzić. Występowanie bowiem — sprawdziłem to na sobie — jest naprawdę przyjemnym doświadczeniem!

Podsumowując, w tym kursie nauczysz się:

— rozpoznawać, czego chce Twoja publiczność, tak aby wystąpienie idealnie celowało w jej potrzeby,

— dobierać treści stosownie do okazji, by wyczerpać temat, ale też nie przeładować mowy zawartością,

— sztuki prezenterskiej, w szczególności mowy ciała i pracy głosem,

— jak planować pomoce wizualne, jak się nimi posługiwać, by były faktycznie pomocami, a nie — jak to często bywa — utrudnieniem,

— angażowania publiczności, utrzymywania z nią kontaktu, by słuchacze czuli, że uczestniczą w spotkaniu z Tobą, a nie wysłuchują kazania,

— jak ćwiczyć przed wystąpieniem, by nie tylko nie zaliczyć wpadki, ale by na scenie błyszczeć i się nie stresować.

Kurs został podzielony na lekcje tak, byś mógł przerabiać dowolną z nich niezależnie od pozostałych. Każda lekcja zawiera ćwiczenia do samodzielnego przygotowania. Jestem przekonany, że te lekcje rzucą nowe światło na Twoje wystąpienia, zaś — jeśli tylko będziesz praktykować — Twoja swoboda przemawiania wzrośnie tak, jak wzrosła u uczestników moich szkoleń i coachingów.

Miłego i skutecznego przemawiania!

Cel i analiza publiczności

W tej lekcji przeczytasz o absolutnych fundamentach każdego wystąpienia publicznego. Moja praktyka utwierdziła mnie w przekonaniu, że bez tych dwóch rzeczy wystąpienie jest co najmniej ryzykowne, a może być zupełnie nieudane. Już za chwilę dowiesz się, jak na skuteczność wystąpienia wpływa OKREŚLENIE CELU i ANALIZA PUBLICZNOŚCI.

Niemal w każdym podręczniku przemawiania czytam o celu — że jest taki ważny, że warto go sformułować etc. Tylko czytając o celu sprawa jest sprowadzana do banału, że właśnie cel warto mieć, natomiast brakuje odpowiedzi na pytanie: po co ten cel trzeba mieć? Co ten cel mi jako mówcy da? Dlaczego brak celu niesie za sobą ryzyko niepowodzenia na scenie?

Przy okazji: widzisz, że pytam o cel stawiania celu? :) To tylko mała zapowiedź tego, że w tym kursie i w ogóle w planowaniu wystąpień wszystko powinno mieć swój cel. Wszystko powinno być po coś. Im mniej rzeczy losowych, nieprzewidywalnych, tym mniej ryzykujemy, że publiczność się zanudzi albo zirytuje. Ale o tym jeszcze przeczytasz w dalszej części kursu.

Wracam do celu. Po co ten cel? Dlaczego nazywam go jednym z fundamentów wystąpienia? Przytoczę Ci pewną historię.

Monika, moja znajoma, skorzystała kilka lat temu ze znalezionego w skrzynce pocztowej zaproszenia na pokaz „wyjątkowej pościeli”, która ponoć miała właściwości lecznicze, masujące, relaksacyjne, a do tego z pewnością recytowała „Pana Tadeusza” do snu i ścieliła wszystkie łóżka w domu. Przyszła z niego zachwycona i następnego dnia mi relacjonowała:

— Bartek, czy ty wiesz, jak oni fajnie ludzi nakręcają? Wow! Niby po prostu opowiadają o tej pościeli, ale człowiek nabiera stopniowo przekonania, że naprawdę to jest coś wyjątkowego!

Była pod wielkim wrażeniem umiejętności prezenterskich i tego, jak dwójka sprzedawców potrafiła budować emocje. A dlaczego akurat przywołałem historię Moniki? Bo dwa lata później Monika została przedstawicielem handlowym i stwierdziła, że ona też tak będzie „nakręcała” klientów na sprzedaż swojego produktu, a były nim eko-kosmetyki.

Tymczasem przyszła kiedyś do mnie podłamana i mówi, że chyba jednak nie potrafi prezentować tak, jak to robili tamci sprzedawcy pościeli. Wziąłem więc jej przypadek „na tapetę”, w końcu w jej oczach byłem już wtedy specjalistą od prezentacji. Spytałem, jak przebiegają jej prezentacje, co podczas nich mówi, na co zwraca uwagę etc. Rozgorączkowana tłumaczy mi wtedy:

— No przecież mówię wszystko, co trzeba: skład, zalety, korzyści, że to teraz takie na czasie jest! Tak jak mnie uczyli na szkoleniu firmowym.

Zapytałem wtedy Moniki o cel jej prezentacji. Zareagowała zdziwieniem z lekką domieszką zbulwersowania:

— No jak to jaki cel? Oczywiście, że sprzedać!

No tak, niby to takie oczywiste. Tylko od razu rodzą się dwa pytania.

Czy wiesz, że…

zauważam na szkoleniach i coachingach oraz podczas samych wystąpień, że świadomość samego mówcy na temat tego, co wchodzi w skład jego przemówienia, jest często bardzo niska. Zbyt rzadko planują swoje wystąpienia, nie dbają o logiczny (np. przyczynowo-skutkowy) układ treści, nie zastanawiają się, po co na prezentację przyszła ich publiczność. Skutkiem tego jest rozminięcie się oczekiwań publiczności z tym, co faktycznie się dzieje na scenie. Co to dokładnie oznacza — czytaj dalej historię Moniki.

Pierwsze pytanie: czy to był faktyczny cel, pod który była robiona cała prezentacja, czy też cel pod tytułem „sprzedać” był tylko pustym hasłem, a w prezentacji zostały zawarte rzeczy, które niespecjalnie przedkładały się na realizację celu?

Drugie: czy to na pewno był dobrze dobrany i sformułowany cel?

Najpierw wyjaśnijmy pierwsze pytanie. Monika niby chciała sprzedać swoje eko-kosmetyki. Co zrobiła by go zrealizować? Nic. Zdziwiłeś/aś się? Monika też była zdziwiona.

— Jak to nic nie zrobiłam? Przeprowadziłam całą prezentację opowiadając o cechach, zaletach, korzyściach. Pokazywałam zdjęcia i tubki z kremami.

— Wspominałaś, że tak cię uczyli na szkoleniu firmowym…

— Dokładnie tak.

— I dlatego twierdzę, że nic nie zrobiłaś dla realizacji celu wystąpienia, bo po prostu wrzuciłaś do niego to, co ci sugerowano na szkoleniu, zamiast zastanowić się — indywidualnie do każdej prezentacji — co zmaksymalizuje szansę na realizację celu. Poszłaś po linii najmniejszego oporu. Tymczasem prosta refleksja na temat tego, dlaczego ludzie kupują eko-kosmetyki już by ci podpowiedziała, że twoja prezentacja zawierała masę zbędnych treści, jak liczby, fakty, wyniki badań, skład itd., a za mało emocji i pokazania wartości, dla których kobiety kupują tego typu kosmetyki.

— Ale te fakty i dane są ważne! Na prezentacji pościeli też posługiwali się tego typu informacjami!

— Pewnie, że są ważne i nie mówię, że masz z nich rezygnować. Ale pewnie na prezentacji pościeli bardzo mocno kładli nacisk na wyjątkowość samych klientów, którzy będą mieli lepsze życie, zdrowie i komfort wypoczynku dzięki tej „super-hiper” pościeli, a potem dopiero podpierali to faktami, nieprawdaż?

— Ano tak było…

— W twojej prezentacji widzę schemat taki: „mamy kosmetyki z super składem, poprawiają w organizmie to i tamto, kosztują tylko tyle i tyle”. Gdybym ci pokazał bułkę…

— Bułkę?!

— Tak, bułkę i powiedziałbym ci: „To jest bułka, zrobiona z najlepszej mąki, spod ręki wyjątkowych piekarzy, kosztuje tylko 1 złoty”, to byś kupiła?

— Jakbym była głodna. :)

— Ok, a jakbym zamiast wykazu składników wchodzących w skład bułki wyświetlił zdjęcie zadowolonej kobiety trzymającej w ręku idealnie wypieczoną bułkę i zacząłbym mniej więcej tak: „Coraz mocniej interesujemy się zdrowym odżywianiem. Zależy nam na jakości tego, co spożywamy, chcemy być zdrowsi i dbać o zdrowie bliskich. A jeszcze, gdyby się okazało, że jedzenie, które lubimy od dzieciństwa, a które nie jest zbyt zdrowe, może dzięki paru odkryciom zamienić się w pyszną i zdrową ucztę, bylibyśmy najszczęśliwszymi konsumentami świata. Ideał: jedzenie zdrowe i smaczne! I takie są nasze bułki, bo są robione z…”. I teraz mógłbym szafować tymi wszystkimi danymi, które u ciebie stanowiły 90% całego wystąpienia. Może chcesz bułkę?

— No teraz to już na pewno nie odmówię…

Wniosek nr 1 odnośnie celu:

Samo postawienie sobie — nawet najbardziej oczywistego — celu nie powoduje wcale, że zawartość naszego wystąpienia wspiera jego realizację. Aby zrealizować cel musisz się przyłożyć i zastanowić, co będzie go wspierało, a co nie. Cel się nie zrealizuje samym faktem wygłoszenia przemówienia. Monika intuicyjnie wiedziała, że celem jej prezentacji jest sprzedaż, ale w ogóle nie zastanawiała się, jak ten cel skutecznie zrealizować. Do swojego wystąpienia wrzuciła to, co ktoś inny uznał za słuszne. Tymczasem mówca powinien wziąć odpowiedzialność za skuteczność i przebieg wystąpienia. I nie jest to wcale takie trudne. Pomoże ci w tym omówiona nieco dalej analiza publiczności.

Czas na rozwinięcie drugiego pytania, które brzmiało: czy na pewno cel prezentacji „sprzedać” był dobrze określony i sformułowany? Zapytałem Monikę:

— Kto finalnie decyduje o powodzeniu prezentacji?

— Mówca — odparła z pełnym przekonaniem.

— Jest odpowiedzialny za jego przebieg, to prawda, ale gdyby potem odbyło się głosowanie czy wystąpienie było udane czy nie, to kto by miał większość?

— A to wtedy — publiczność.

— Otóż to. Jestem zdania, że to publiczność jest ważniejsza od mówcy.

— Dlaczego? — zapytała Monika.

— Bo w końcu nie wychodzisz na scenę dla siebie, tylko dla publiczności. To znaczy dla siebie też, ale kiedy nie uwzględnisz potrzeb publiki, to oni sobie pójdą albo zasną, a ty zostaniesz tam sama dla siebie. To tak jakbyś występowała bez publiczności, więc po co ją tam ściągać — przemawiaj przed pustymi siedzeniami. — zaproponowałem prowokacyjnie. — To taki paradoks wystąpień publicznych: mówca jest najczęściej sam na scenie, wszystkie oczy wlepione w niego i to nie on jest najważniejszy tylko ci, do których przemawia. To dla nich tam jest i to oni mają być zadowoleni. Bo jeśli nie będą, to może się zdarzyć któryś z niemiłych scenariuszy:

— ludzie zasną, bo nie znajdą niczego wartościowego dla siebie w wystąpieniu,

— będą poirytowani, że marnujesz ich czas, mogą być złośliwi i zadawać atakujące pytania,

— w świat pójdzie wieść, że masz nudne wystąpienia albo że się nie znasz w dziedzinie, w której przemawiasz,

— organizatorzy konferencji, na których występujesz, mogą cię więcej nie zaprosić.

— No właśnie moja ostatnia publiczność była lekko podenerwowana…

— Mogły się na to złożyć różne czynniki, ale zadbanie o potrzeby publiczności niweluje ryzyko, że coś pójdzie nie tak.

— To cel „sprzedać”, tak ważny z mojego punktu widzenia, jest nieistotny?

— Jest bardzo istotny, bo wychodzisz przed swoich potencjalnych klientów, by potem dokonać transakcji i zarobić na tym, ale trzeba sobie najpierw zadać pytanie: jaki jest ich cel? Bo ich cel doprowadzi cię do twojego celu!

— Jak to?

— Cele twojej publiczności mogą być bardzo różne: jedni chcą rozwiązania problemów zdrowotno-estetycznych, inni chcą mieć poczucie, że nie wklepują w siebie masy niezdrowej chemii, jeszcze inni pragną prestiżu i wyjątkowego traktowania. Są też tacy, którzy oglądają prezentacje sprzedażowe z czystej rozrywki, jak ty na pokazie pościeli. I jeśli im to dasz, czyli zrealizujesz ICH CELE, droga do realizacji twojego celu stoi otworem.

— No tak! Jak poczują prestiż, zdrowie, wyjątkowość, to zdecydowanie chętniej będą kupowali. Już teraz rozumiem. Ja im dawałam wiedzę o kosmetykach, a nie myślałam o ich celach!

— Szybko się uczysz. :)

Wniosek nr 2 odnośnie celu:

W przemówieniach cele mają obydwie strony: i mówca, i publiczność. Przy czym cel publiczności jest ważniejszy, bo jego realizacja prowadzi do realizacji celu mówcy. Jeśli publiczność jest niezadowolona, mówca nie może uznać swojego wystąpienia za udane.

Monika zmieniła zupełnie podejście do swojej prezentacji i tego, czym jest wystąpienie publiczne. Przemawiając możemy mieć bowiem wrażenie, że z racji tego, że dominuje jednostronna komunikacja, czyli mówca coś przekazuje, a publiczność z reguły tylko słucha, to głównym aktorem jest właśnie prezenter. Tymczasem wystąpienie publiczne to spotkanie, a żeby spotkanie było udane, trzeba dbać o zadowolenie zebranych. Mówca jest tam DLA publiczności, nie publiczność dla niego. Nawet wybierając się na przemówienie jakiejś gwiazdy, jak Anthony Robbins czy mistrza stand-up’u, gdzie możemy mieć wrażenie, że to publika jest tam dla mówcy, mamy dokładnie tę samą regułę: mówca zaspokaja potrzeby publiczności. Robbins daje ludziom motywację, wiedzę, poczucie wyjątkowości, czyli realizuje ich cele. Dzięki temu realizuje swój cel, którym jest robienie biznesu rozwojowego. Stand-uper daje ludziom rozrywkę, bo to jest ich cel — przychodzą, by się pośmiać. A on realizuje swój cel, którym jest realizowanie się jako stand-upowy artysta i zarabianie. Bez zaspokajania potrzeb publiczności żaden z tych mówców nie osiągnąłby swoich celów.

Dlatego mówca jest od tego, by robić swojej publiczności dobrze! Wtedy i on będzie zadowolony, uwielbiany i będzie dostawał kolejne szanse, by zdobywać doświadczenie na scenie, bo będzie rozchwytywany.

Też chcesz być zapraszany jako prelegent? To dbaj każdorazowo o swoją publiczność, a zobaczysz, że zaproszenia będą się sypały jedno po drugim. 

Teraz jeszcze jeden krótki przykład, który da nam kolejny wniosek odnośnie celu.

Karol pracuje w średniej firmie informatycznej. Odpowiada za projektowanie i wdrażanie nowych produktów. Kilka miesięcy temu zaczął wraz z zespołem projektowym tworzyć aplikację dla firm transportowych, która pozwala optymalizować trasy, koszty przewozów i wymiar zatrudnienia. Karol musiał zaprezentować ten biznesowy pomysł przed zarządem, który miał zadecydować o tym, czy firma zainwestuje w tę aplikację, czy nie. Karol w swoim wystąpieniu powiedział kolejno o:

luce na rynku, która była podstawą do założenia, że warto w aplikację zainwestować i że będzie się cieszyła powodzeniem wśród firm transportowych,

działaniu samej aplikacji i korzyściach dla klienta,

symulacji sprzedaży i potencjalnych zysków.

Czy taka zawartość wystąpienia brzmi sensownie? Według mnie nawet bardzo. Karol bowiem miał swój cel, którym było przekonanie zarządu do wejścia w projekt. Ale żeby osiągnąć swój cel, trzeba było się najpierw zastanowić nad celem odbiorcy, czyli zarządu, a ten jest jasny: zarabiać i rozwijać firmę. Karol w prezentacji pokazał odpowiednią perspektywę dla odbiorcy, dlatego zarządowi bardzo się prezentacja podobała i tydzień później — po przeprowadzeniu analiz i wyliczeń — podjęto decyzję o rozpoczęciu prac nad aplikacją.

Kilka miesięcy później aplikacja była niemal gotowa i rozpoczęto przygotowania do sprzedaży. Karol tym razem miał dokonać prezentacji tegoż samego produktu, ale już przed innym odbiorcą — przed przedstawicielami handlowymi, którzy lada moment mieli wyruszyć do klientów i oferować im nową aplikację. Jak myślisz, czy prezentacja sprzed kilku miesięcy będzie odpowiednia na tę okazję? Przecież mówimy o tym samym produkcie. I niestety bardzo często jedna prezentacja w firmie obowiązuje na wszystkich zebraniach czy konferencjach. Karol tymczasem przytomnie zauważył, że cele handlowców są zupełnie inne niż zarządu. Oni chcą zarobić na sprzedaży i realizować się zawodowo. Dlatego Karol w swojej prezentacji nie mówił o luce rynkowej i o zyskach dla firmy, tylko o tym, na czym polega aplikacja i jak ją skutecznie sprzedać.

Mamy wniosek nr 3 odnośnie celu:

zmiana celu powoduje, że wystąpienie na ten sam temat będzie miało inną treść!

PODSUMOWANIE CZĘŚCI DOTYCZĄCEJ CELU:

Każde wystąpienie powinno mieć swój cel. Jeśli nie ma celu, mówca ryzykuje tym, że wystąpienie będzie nijakie, nietrafiające w potrzeby publiczności, a przy okazji może wywołać jej negatywne reakcje. Pamiętaj, że cel publiczności jest ważniejszy, bo to on prowadzi do osiągnięcia Twojego celu. A zmiana celu (np. dlatego, że mówimy do innej publiczności) może spowodować duże zmiany w samym wystąpieniu.

Teraz przyszedł czas, by pomówić o drugim fundamencie wystąpienia publicznego. Skąd mamy wiedzieć, jakie są cele publiczności, o czym mówić, jakie emocje budować? Odpowiedzi na te pytania dostarcza nam analiza publiczności.

Analiza publiczności pozwala nam dobrze rozpoznać naszych odbiorców, a więc i dostosować przekaz do ich potrzeb. Dzięki niej wiemy, o czym mówić, na co zwrócić uwagę, czego uniknąć. A więc pod kątem przygotowania dobrego wystąpienia, jest to etap nie do przecenienia.

Na czym polega analiza publiczności? To nic innego jak seria dobrych pytań o naszą publiczność. Podzieliłem je na 5 części. Każda zawiera przykładowe pytania, bo lista pytań nigdy nie jest zamknięta i na swój użytek możesz dopisywać nowe, jeśli uznasz to za słuszne.

Pod koniec rozdziału znajdziesz studium przypadku, gdzie popracujemy nad celem i analizą publiczności, a następnie zaproponuję Ci ćwiczenia do samodzielnego wykonania. Teraz zaś lecimy z pytaniami:

GRUPA 1 — KIM JEST MOJA PUBLICZNOŚĆ?

Tu możemy poruszyć takie kwestie, jak:

• demografia (inaczej się będzie mówiło do starszych ludzi, inaczej do młodszych; inne potrzeby mają mężczyźni, inne kobiety; podobnie z takimi kryteriami jak pochodzenie, miejsce zamieszkania, grupy zawodowe etc.),

• czy widzowie są specjalistami czy laikami (to pytanie szczególnie ważne pod kątem tematycznych konferencji i szkoleń),

• jakie jest ich nastawienie — pozytywne, neutralne, negatywne? (a więc czy musimy się przygotować na trudne pytania, na przekonywanie do swoich argumentów czy też publiczność będzie nam tak ufała, że „kupi” wszystko, co im zaproponujemy?),

• dlaczego się tutaj znaleźli (ważne jest to czy przyszli z własnej inicjatywy, czy też zostali wydelegowani, bo to może rzutować na ich nastawienie i oczekiwania).

GRUPA 2 — CO PUBLICZNOŚĆ BĘDZIE MIAŁA Z TEGO, ŻE MNIE WYSŁUCHA?

To bardzo ważne pytanie, bo jeśli nie potrafimy na nie odpowiedzieć to znaczy, że nasze wystąpienie wymaga gruntownego przemyślenia. W końcu jak dobrze pamiętamy, jesteśmy jako mówcy od tego, by robić naszej publiczności dobrze, nieprawdaż? Dlatego zastanówmy się:

• czy chcą jakąś konkretną wiedzę lub wskazówki?

• potrzebują rozwiązać jakiś problem? Jeśli tak, to jaki?

• chcą po prostu dobrze spędzić czas, a poza tym nie mają żadnych specjalnych oczekiwań?

• przyszli po inspirację, motywację do działania?

GRUPA 3 — SKĄD WIEM, ŻE PUBLICZNOŚĆ CHCE TEGO, CO SOBIE ZAŁOŻYŁEM?

To kolejne ważne pytanie, bo często z dobrej woli zakładamy, że przekażemy ludziom wiedzę, która im się przyda. Ale po wszystkim okazuje się, że to był nasze założenie, natomiast publiczność wcale tak entuzjastycznie do tego „daru” nie podeszła. Dlatego, by uniknąć takiej sytuacji, rozważmy:

• czy to tylko moje założenia?

• czy publiczność powiedziała mi o tym (czasem występujemy przed znanym sobie audytorium, więc możemy zapytać. Niekiedy też istnieje możliwość zrobienia ankiety przed wystąpieniem czy nawet konferencją, gdzie można zapytać uczestników o doświadczenia i preferencje)?

• czy tematykę i zakres wystąpienia determinuje specyficzne wydarzenie (często temat konferencji nam już ułatwia określenie potrzeb ludzi)?

GRUPA 4 — JAKIE EFEKTY I REAKCJE CHCĘ WYWOŁAĆ?

To pytanie powinna była sobie zadawać Monika, która oczekiwała konkretnej reakcji od swoich widzów — by zakupili jej produkty. Ale do tego potrzebowała wywołać inną reakcję — obudzić odpowiednie emocje. Warto nad pożądanymi reakcjami się zastanowić, by wszystkie działania w wystąpieniu zmierzały właśnie w ich kierunku. Pomocne pytania:

• jakie emocje chcę obudzić u widzów?

• jaką decyzję mają podjąć?

• co mają zapamiętać?

• jak się zmieni ich życie lub oni sami?

GRUPA 5 — CO POWINNI WIEDZIEĆ O TOBIE?

Niekiedy wiedza o prelegencie nie jest specjalnie ważna. Po prostu kiedy ten zaczyna przemawiać i ma się od razu wrażenie, że przemawia jakby specjalnie do mnie, że mnie rozumie i ma dla mnie coś wartościowego, wszystko mi jedno, kim jest, jakie ma wykształcenie, jakie ma doświadczenie zawodowe. Po prostu go słucham. Ale bywają sytuacje, gdy mówca musi przekonać najpierw, że jest autorytetem w swojej dziedzinie albo że jego doświadczenia życiowe uprawniają do zabierania głosu na dany temat. Dlatego warto odpowiedzieć sobie na pytania:

• czy powinni znać mój zawód, rolę społeczną etc.?

• czy mam podobne doświadczenia do tych, które ma publiczność?

• czy mamy wręcz wspólną historię?

• czy muszę wykazać się specjalistyczną wiedzą, by zbudować sobie autorytet?

Odpowiadając sobie na powyższe pytania będziesz miał już naprawdę dużo informacji, które pozwolą Ci przygotować świetne wystąpienie i wstrzelić się w potrzeby publiczności. Niekiedy odpowiedź na te pytania jest łatwa, bo znamy naszych widzów, innym razem nie wiemy o nic prawie nic i musimy czynić dużo założeń odnośnie ich nastawienia, stanu wiedzy itd. Ale nawet te założenia ogromnie pomagają w położeniu solidnego fundamentu pod moje wystąpienie. A teraz pokażę Ci przykładową sytuację, byś mógł potem zrobić analizę publiczności samodzielnie.

Studium przypadku — wykład z psychologii finansowej

Marlena dostała propozycję poprowadzenie godzinnej prelekcji z psychologii finansowej od organizatora projektu edukacyjnego dla dzieci i ich rodziców. Widzami mieli być tylko i wyłącznie rodzice. Marlena nie wiedziała o swoich odbiorcach dosłownie nic. Nie mogła się z nimi skontaktować, by zapytać o doświadczenia i oczekiwania, musiała więc się zdać na przeprowadzenie analizy publiczności, w której odpowiedzi na pytania były w dużej mierze jedynie założeniami, ale — jak się za chwilę okaże — bardzo pomogły jej dobrać cel i zakres wystąpienia.

Gdy Marlena — absolwentka ekonomii, na co dzień inwestorka — usłyszała od organizatorów hasło „psychologia finansowa”, to z racji wykształcenia i zainteresowań zawodowych pierwsze jej skojarzenia krążyły wokół inwestowania na giełdzie. Ale czuła, że mówienie o tym nie spotka się raczej z zainteresowaniem publiczności, która będzie miała raczej bardziej przyziemne potrzeby. Marlena siadła zatem do pytań i na podstawie odpowiedzi doszła do takich oto wniosków:

Kim jest moja publiczność:

• mieszkańcy dużego miasta; wiek 35—50 lat; osoby wykształcone i/lub zainteresowane dobrym kształceniem swoich dzieci (jako że towarzyszyli dzieciom w projekcie edukacyjnym),

• widzowie są w większości laikami w temacie finansów i psychologii finansowej (to jest założenie, a nie 100-procentowa wiedza, a wynika z tego, że rekrutacja do projektu dotyczyła dzieci z różnych szkół i klas, więc statystycznie mało prawdopodobne, że jakaś duża grupa rodziców zna się dobrze na finansach),

• nastawienie — w większości pozytywne lub neutralne. Raczej nie należało się spodziewać zbyt wielu uczestników z nastawieniem negatywnym,

• na wykładzie znaleźli się z dwóch powodów: 1) bo towarzyszą dzieciom, które mają równolegle w tym samym czasie swoje zajęcia, 2) bo sami są zainteresowani rozwojem. Pierwszy powód można uznać za pewną formę „przymusu”, ale to nie taki przymus, jak wtedy, gdy szef każe jechać na konferencję. Nie powinno to wpływać więc na pojawienie się nastawienia negatywnego, a co najwyżej na nastawienie obojętne (postawa: „aby przeczekać w spokoju i po wykładzie odebrać dziecko z jego zajęć”).

Co publiczność będzie miała, że mnie wysłucha:

• czy chcieliby zdaniem Marleny jakąś konkretną wiedzę? Tak, jeśli to będzie wiedza życiowa, praktyczna, taka „dla każdego”,

• czy potrzebują rozwiązać jakiś problem? Marlena założyła, że publiczność (w liczbie prawie 100 osób) będzie w dużej mierze odzwierciedlać przekrój społeczny mieszkańców dużych miast, więc potencjalne problemy mogą dotyczyć: oszczędzania na przyszłość, wychodzenia z długów, nauki swoich dzieci gospodarowania pieniędzmi, zarządzania domowym budżetem,

• czy chcą po prostu dobrze spędzić czas? Część zgromadzonych na pewno będzie miała tylko i wyłącznie taką motywację, dlatego Marlena wiedziała, że musi mówić ciekawie i obrazowo, by nie dać się znudzić słuchaczom,

• czy przyszli po inspirację? Pewnie nie taki był motyw ich przyjścia, ale jeśli ją dostaną, to będzie to dodatkowa zaleta wystąpienia.

Skąd wiem, że publiczność tego chce:

Marlena ma jedynie zadany z góry temat i zna nieco specyfikę tego projektu edukacyjnego, ale poza tym bazuje tylko na wnioskach z analizy publiczności, nie ma wiedzy z „pierwszej ręki”.

Jakie reakcje Marlena chce wywołać u widzów:

• emocje: zainteresowanie, zaciekawienie, zaufanie, entuzjazm,

• czy mają podjąć jakąś decyzję? Tak, Marlena postawiła na dwie: 1. żeby widzowie zaczęli lepiej gospodarować własnymi finansami, 2. żeby edukowali swoje dzieci w zakresie finansów,

• co mają zapamiętać: najważniejsze punkty dotyczące gospodarowania finansami,

• jak się zmieni ich życie: najlepiej, jeśli widzowie rzeczywiście poprawią sposób zarządzania swoimi finansami,

Co widzowie mają wiedzieć o Marlenie?

• Marlena będzie już zaanonsowana w zaproszeniach wysłanych e-mailem do uczestników, a przed samym wykładem będzie zapowiedziana przez gospodarza wydarzenia

• Marlena będzie chciała powołać się na wspólne doświadczenia, które ma każdy rodzic — godzenie potrzeb finansowych w gospodarstwie domowym, w którym są dzieci,

• jeśli chodzi o autorytet mówcy, Marlena będzie chciała go budować w trakcie wystąpienia pokazując, że ma wiedzę, doświadczenie i dużą świadomość tego, jak można gospodarować finansami osobistymi.

Ten szereg luźnych przemyśleń dał Marlenie już obraz tego, co można zrobić z takim zleceniem. Przeprowadzenie wykładu o psychologii finansowej będzie teraz miało taki cel:

• cel publiczności (czyli ten ważniejszy) — dowiedzieć się, jak można w codziennym życiu wykorzystać wiedzę z pogranicza psychologii i finansów,

• cel Marleny — profesjonalnie zrealizować zlecenie i dać się poznać jako specjalistka (aspekt promocyjny).

Jeśli chodzi zaś o zakres wystąpienia i o inne aspekty, które trzeba będzie wziąć pod uwagę, Marlena doszła do następujących wniosków:

• zakres będzie dotyczył: 1. psychologii w gospodarowaniu codziennym budżetem (nawyki finansowe, podejście do pieniędzy), 2. trików, które stosują markety, byśmy robili większe zakupy, i na które masowo dajemy się nabierać, 3. edukacji finansowej dzieci, by już za młodu nauczyły się dobrego zarządzania pieniędzmi,

• w zakresie nie znajdą się tematy dotyczące inwestowania, giełdy i innych bardziej już specjalistycznych tematów z pogranicza psychologii i finansów,

• język przemówienia ma być prosty, pozbawiony branżowych określeń, gdyż widzowie to w większości laicy,

• forma przemówienia ma być dość swobodna, a nie formalna, by budzić cieplejsze emocje i pozwolić sobie np. na dozę humoru, który będzie sprawiał, że wykładu się będzie lepiej słuchało i zainteresuje on nawet sceptyków,

• slajdy powinny być mało skomplikowane, by były zrozumiane niemalże „od ręki”,

• czas przemówienia powinien być zaplanowany tak, by zostawić kilka-kilkanaście minut na ewentualne pytania uczestników, gdyż temat może być dla nich nowy i interesujący,

• przykłady powinny dotyczyć codziennych sytuacji życiowych, które zrozumie każda przeciętna osoba,

w przemówieniu warto odnosić się do sytuacji i edukacji dzieci, gdyż dla rodziców będzie to naturalnie interesujący temat, a dodatkowo będzie podnosił ładunek emocjonalny,

Marlena ze swoją wiedzą, doświadczeniem i wnioskami z analizy publiczności miała już w zasadzie gotowy plan przemówienia. Teraz zostało jedynie dobranie dobrych przykładów oraz zastanowienie się nad pomocami wizualnymi.

Dzięki tej analizie Marlena uniknęła wpadki, którą zaliczyła niemal rok wcześniej. Wówczas prowadząc prelekcję na podobny temat, serwowała swoim słuchaczom bardzo dużo specjalistycznej wiedzy, która:

• po pierwsze: była za trudna dla słuchaczy

• po drugie: była okraszona żargonem, czyli językiem branżowym, specjalistycznym,

• po trzecie: była ludziom niepotrzebna, bo mieli bardziej życiowe, przyziemne problemy, a nie zastanawiali się nad psychologią tłumu na giełdzie, bo też na giełdzie nie inwestowali.

To wszystko powodowało, że celem tamtego przemówienia Marleny było pokazać się jako specjalistka. Tym celem było wręcz „popisanie się” mało dostępną wiedzą. Celu dla publiczności zaś Marlena nie określiła. Wyszła z założenia, że publiczność doceni „mega widzę” Marleny i z samego tego powodu będzie wyrażała nad nią zachwyty. Otóż zachwytów nie było. Było zniecierpliwienie i wrażenie, że publiczność i mówca są z innych światów i się raczej nie dogadają. Sama prelekcja okazała się zatem nudna dla słuchaczy. To słuchacze decydują o tym czy mowa była udana czy nie. Marlena zamiast zrobić wrażenie specjalistki prędzej dorobiłaby się łatki bufona.

Wnioski z tamtej lekcji były dla Marleny takie, że warto zastanowić się wcześniej nad obiorcą, czyli zrobić analizę publiczności, oraz dobrać odpowiednie cele. W przypadku wykładu, który omówiliśmy w tym studium przypadku, udało jej się to znakomicie. Sam wykład został przeprowadzony z klasą, a Marlena zyskała uznanie w oczach organizatora i dostawała później regularne zaproszenia na kolejne wykłady.

Ćwiczenia do samodzielnego wykonania

1. Przypomnij sobie ostatnie Twoje wystąpienie. Nieważne czy to było w zeszłym tygodniu w pracy czy wiele lat temu w szkole lub na studiach. Zastanów się, jaki był cel tego wystąpienia i jak byś określił go dzisiaj? Określ cel swój i ten ważniejszy, czyli publiczności.

2. Jakie są cele wystąpienia, które Cię czeka w najbliższym czasie?

3. Przypomnij sobie dowolne wystąpienie z przeszłości — co byś w nim zmienił? Czy może pominąłbyś pewne tematy, a zamiast tego powiedział o czymś innym? Czy zmieniłbyś nieco sposób przemawiania?

4. Wyobraź sobie, że będziesz przemawiać przed klientem ze swoim produktem/usługą. Wypisz wszystkie możliwe cele, które mogą się pojawić przy tego typu prezentacjach. Cel „sprzedać” nie jest bowiem jedynym możliwym celem.

5. Wyobraź sobie, że startujesz w wyborach samorządowych w swojej gminie i masz wystąpić z mową wyborczą. Dokonaj analizy publiczności i określ cele w takiej sytuacji.

Wypełnienie przemówienia treścią

Kiedy masz już temat i cel swojego wystąpienia (a cel jest fundamentem!), to możesz teraz zadbać o to wszystko, czym je wypełnisz. Do dzieła!

O czym i ile mówić?

Mówi się czasem, że wystąpienie ma wyczerpywać temat, co można rozumieć, by zawrzeć w nim całą naszą wiedzę w danym temacie lub by mnogością informacji i argumentów dobitnie przekonać do naszej idei, zawartej w celu wystąpienia.

Od kiedy tylko zacząłem się interesować wystąpieniami publicznymi, zadawałem sobie pytanie, jak obszerny powinien być zakres omawianego w nim tematu.

Doskonale bowiem pamiętałem wykłady akademickie, podczas których mało któremu profesorowi udawało się utrzymać uwagę studentów na dłużej niż 10 minut.

Pamiętałem również przemówienia okolicznościowe, np. wznoszenie toastów na rodzinnych imprezach, które trwały kilkadziesiąt sekund, ale sztampową, nieskładną gadką mówca wywoływał zażenowanie wśród zebranych i miało się wrażenie, że jego „przemowa” trwa całe wieki.

Na studiach zaś zamiast referatów, nastała moda na robienie prezentacji. Każda z grup dostawała temat i musiała przygotować 10-minutową pokazówkę o tym, jak potrafi korzystać z PowerPointa. Czyli dużo slajdów, dużo efektów graficznych, dużo tekstów na slajdach, dużo treści merytorycznej. Nikomu jednak nie chciało się tego słuchać ani oglądać.

Później słuchałem prelekcji swojego szefa podsumowującego rok działalności firmy. Ogrom danych, liczb, wykresów pokazujących nie wiadomo co… Szef chyba naprawdę liczył, że to wszystko zapamiętamy i zrozumiemy. O naiwności!

Co łączy te 4 wydarzenia: wykład, toast, referat i omówienie wyników firmy? To, że pamiętam z nich jedynie to, że się odbyły plus to, że albo nudziły, albo irytowały. Nie pamiętam absolutnie nic pozytywnego, nic wartościowego. Z mojego punktu widzenia słuchanie tych przemówień to była strata czasu.

Dlaczego tak się stało? Dlatego, że mówcy nie reflektowali nad tym, czym wypełniać swoje przemówienia tak, by miały one wartość dla słuchaczy. Treść wystąpień była dobierana według którejś z zasad:

• co mi przyjdzie do głowy, to powiem,

• powiem wszystko co wiem, bo wszystko jest ważne, niczego nie można pominąć,

• wydaje mi się, że to będzie dla nich interesujące,