Bezpłatny fragment - Wirtualna Asysta bez tajemnic

Marketing jest dziedziną nauki — taką samą jak ekonomia czy fizyka. Powstało wiele książek, które suchymi definicjami i prawami opisują zagadnienia związane z marketingiem. Publikacja ta wyciąga z opasłych naukowych tomisk tylko te elementy, które są potrzebne Wirtualnej Asystentce. Książka ta rozbija budowę strategii na małe etapy zrozumiałe dla zupełnie początkującej osoby.

W niniejszej publikacji otrzymujesz przefiltrowaną wiedzę w przystępnej formie kolejnych kroków do samodzielnego wykonania, bo wierzymy, że samemu dojdziesz daleko. Z Sapoto dojdziesz tam szybciej.

Wstęp

Cześć!

Podejrzewam, że skoro czytasz tę książkę, to jesteś rozwijającą się Wirtualną Asystentką albo dopiero chcesz nią zostać. Być może w Twoim życiu pojawiła się sytuacja, która uniemożliwia Ci wykonywanie dotychczasowej pracy. A może po prostu chcesz przekwalifikować się i zacząć zupełnie nową przygodę zawodową. Wirtualna Asysta to jeden z tych zawodów, które dają wiele niezależności i nie pozwalają się nudzić.

W tym opracowaniu będziemy trzymać się żeńskiej formy nazwy zawodu. Nie dlatego, że zależy nam na feminatywach, ale dlatego, że ta branża jest zdominowana przez kobiety. Wirtualna Asystentka kojarzy się z wszechstronną pomocą. Jest kontynuacją (a może nawet ewolucją) starych i dobrze znanych profesji — sekretarki, asystentki zarządu, asystentki biurowej i tymczasowej asystentki. Ten zawód to właściwie nic nowego. Internet dał mu po prostu zupełnie nowe pole do popisu i możliwość pracy zdalnej. Wirtualny Asystent (czyli forma męska) jest z kolei kojarzony ze sztuczną inteligencją i wykorzystującymi ją programami typu Siri, Alexa itp. Mimo to coraz więcej panów decyduje się na rozpoczęcie kariery w tym zawodzie. I bardzo dobrze! Nie ma żadnego powodu, dla którego panowie nie mogliby sprawdzać się jako wirtualni asystenci. Systematyczność, rzetelność i skrupulatność potrzebne w zawodzie WA nie są przypisane wyłącznie jednej płci.

Liczba Wirtualnych Asystentek rośnie. Zapotrzebowanie na ich usługi również jest bardzo duże i wciąż się zwiększa, więc na pierwszy rzut oka wszystko jest w porządku. Skoro jest duży popyt, to na rynku zmieści się jeszcze sporo WA, a COVID sprawia, że coraz więcej asystentek biurowych przechodzi na tryb pracy zdalnej.

Jednak, kiedy zaczniesz bliżej przyglądać się branży, to zobaczysz, że są asystentki na współpracę, z którymi trzeba poczekać kilka miesięcy. Są też takie, które piszą smutne ogłoszenia o tym, że nie mają pracy i gdyby ktoś coś dla nich miał do zrobienia to są skłonne wykonać zadanie za półdarmo. Mimo że pracują na granicy rentowności, a czasami można odnieść nawet wrażenie, że poniżej niej — nadal mają problem ze znalezieniem zleceń.

Porównanie ceny usługi WA jest zazwyczaj trudniejsze niż ceny produktu. Usługa może zawierać przecież różne dodatkowe korzyści, których na pierwszy rzut oka nie widać. Efektem tego są WA pracujące za stawkę 90 zł za godzinę i takie, które liczą sobie 11 zł. Tak. 11 zł. To nie jest błąd. Są WA, które za godzinę pracy biorą mniej, niż wynosi najniższa krajowa. I wiesz co? To są przeważnie te same osoby, które nie mają zleceń!

Wpadły w samonakręcającą się spiralę, z której albo się wyrwą, albo przepadną, ale w takiej sytuacji po prostu nie można przetrwać. Zaniżają cenę, by mieć więcej klientów. Nie mają więcej pracy, bo to nie kwestia ceny jest problemem. Ale wcale tego nie zauważają i obniżają cenę dalej. No, bo hej — jak będą pracować za 8 zł na godzinę, to klienci będą walić drzwiami i oknami! Wystarczy tylko, że będą pracować 23 godziny na dobę i wyjdzie się na swoje. Godzinka drzemki i do roboty. A za pół roku przecież podniosą ceny. O 50 groszy, żeby nikogo nie odstraszyć. I wiesz, co jest w tym najsmutniejsze? Że taka asystentka i tak nie będzie miała komu podnieść ceny. Jej klienci wybrali jej usługi, bo były najtańsze. Jeśli podniesie cenę, to oferta przestanie być dla nich atrakcyjna. Pójdą do kogoś innego, kto zrobi im to samo taniej. Bo musisz pamiętać, że zawsze znajdzie się ktoś, kto zrobi to samo taniej. I nic na to nie poradzisz.

Właśnie dlatego powstała ta książka. W tym poradniku nie znajdziesz informacji o tym, jak zacząć działać jako Wirtualna Asystentka. Nie. Takie książki już są, a bardzo dużo informacji na ten temat możesz znaleźć również za darmo na naszym blogu (chociaż na start lepszy jest kurs z konsultacjami). W Wirtualna Asysta bez tajemnic. Marketing skupimy się nad tym, co powinnaś robić, by jako Wirtualna Asystentka zarabiać porządne pieniądze i przetrwać na rynku. Chcielibyśmy, żebyś po lekturze tej książki wiedziała, że obniżanie cen nie jest jedynym sposobem przekonywania klientów do zakupu Twoich usług lub produktów. Za to na pewno jest jednym z najgorszych.

Po każdym rozdziale znajdziesz ćwiczenia, które możesz wykonać, by lepiej zrozumieć własny biznes. Jeśli masz cyfrową wersję książki albo tak, jak my uważasz, że pisanie po książkach jest zbrodnią, to przygotowaliśmy dla Ciebie ćwiczenia gotowe do wydruku. Możesz je znaleźć na naszej stronie. Wystarczy, że wejdziesz na https://Sapoto.Agency/cwiczenia/.

Zachęcamy Cię też do udzielania odpowiedzi na pytania kontrolne. Mamy nadzieję, że zmuszą Cię do myślenia o swojej osobie jak o biznesie oraz zachęcą Cię do pracy nad jego rozwojem. Szczere odpowiedzi pomogą Ci wyznaczyć kierunek, w którym musisz zmierzać, żeby osiągnąć swój wymarzony cel.

Jeśli będziesz miała jakiekolwiek pytania oznacz je hasztagiem #sapoto. Wtedy trafią do nas i do całej społeczności Sapoto.

Trzymamy za Ciebie kciuki!

Co zrobisz dzięki tej książce?

1. Sformułujesz swoją Unikalną Propozycję Sprzedaży.

2. Stworzysz Personę — opis Twojego Idealnego Klienta.

3. Stworzysz AntyPersonę i opis zleceń, których nie chcesz brać.

4. Wybierzesz kanały komunikacji.

5. Zweryfikujesz koszty osiągnięcia celu.

6. Zweryfikujesz szanse i zagrożenia dla Twojego biznesu.

7. Określisz swoje Kamienie Milowe i Key Perfomance Indicator.

8. Sformalizujesz swój BRAND.

9. Sformułujesz swoją Ofertę usług.

10. Dowiesz się, co odróżnia markę ekspercką od osobistej.

11. Dowiesz się, gdzie możesz tanio i skutecznie reklamować swoje usługi oraz budować swój wizerunek.

12. Odpowiesz sobie na najtrudniejsze pytania związane z prowadzeniem własnej marki.

Co to jest strategia marketingowa i czy można ją stworzyć samodzielnie?

Jerzy Altkorn definiuje strategię marketingową jako zestaw średnio- i długookresowych zasad oraz wytycznych postępowania, które wyznaczają ramy dla rynkowych działań operacyjnych.

To dość ogólna definicja.

Mówiąc innymi słowami:

Strategia to wytyczne, jakimi masz kierować się przy prowadzeniu swojego biznesu.

Strategia to zbiór zasad, których obiecujesz się trzymać. To przyrzeczenie, które składasz samej sobie, że zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy będziecie trzymali się ustalonych reguł.

Sama sobie wyznaczasz cel do osiągnięcia. Określasz, gdzie jesteś i gdzie chcesz dotrzeć. Ta wiedza pozwoli wyznaczyć kierunek, w jakim Ty i Twój biznes macie zmierzać. Nie chodzi tylko o to, co będzie jutro. Ważne jest też to, jaka będzie dalsza przyszłość. Tym bardziej że na każdy sukces trzeba pracować. Nic nie dzieje się z dnia na dzień. Twój przyszły sukces zawodowy i finansowy musisz zacząć tworzyć już dzisiaj.

Robert Lewandowski, Iga Świątek, Olga Tokarczuk, Marcin Gortat — co ich łączy?

Otóż łączy ich systematyczna praca, dzięki której osiągnęli sukces.

Zatem nastaw się na pracę i konsekwentne działania zgodne z przyjętą strategią, a dzięki temu osiągniesz zamierzone efekty.

Chcesz zarabiać dużo i mieć zlecenia? Pewnie, że chcesz!

Kto tak zarabia? Rozpoznawalni eksperci w swojej dziedzinie. Jeśli jesteś w czymś wybitna — sprawa jest prosta. Budujesz całą firmę i ofertę na podstawie tej umiejętności, w której jesteś świetna. W zadaniach, w których idzie Ci gorzej –wspomóż się pracownikiem, programem albo technologią.

Jeśli jesteś przeciętna, to znajdź swoją najmocniejszą stronę i ją rozwijaj. Masz 100 godzin. Nie marnuj tego czasu na poprawę swoich najsłabszych stron, bo i tak nie staniesz się w tych dziedzinach ekspertem. Skup się na swoich najważniejszych i najmocniejszych umiejętnościach. Na przeciętności zarobisz przeciętne pieniądze. Poświęć te 100 godzin na wybicie się ponad przeciętność w swojej najsilniejszej umiejętności. Stań się ekspertem. Ludzie zapłacą Ci za to, że wykonasz zlecenie perfekcyjnie.

Zacznij od swoich mocnych stron. To właśnie one będą podstawą do stworzenia Twojej oferty.

Strategia to decyzje

Jeśli przyjrzymy się korzeniom słowa decyzja, to dojdziemy do łacińskiego decedere. Jeśli sprawdzimy jego definicję, to okaże się, że decyzja nie oznacza wybrania czegoś, ale odrzucenie wszystkiego, czego nie chcesz. Idąc dalej — strategia to podjęcie decyzji o tym, co chcesz robić, ale głównie odrzucenie wszystkiego, czym nie chcesz się zajmować.

Strategia marketingowa pomoże Ci skupić się na Twoich mocnych stronach i zarabianiu właśnie na nich. Dzięki niej nie będziesz zajmować się tym, czym nie chcesz — nawet jeśli zarobki będą pozornie kuszące.

Dlaczego potrzebujesz strategii marketingowej?

Strategia marketingowa? To dla dużych firm, a nie dla mnie!

Jeśli coś takiego przeszło Ci przez myśl, to wróć do tytułu tego rozdziału. Nie ma w nim pytania czy potrzebujesz, ale dlaczego potrzebujesz. Różnica jest kolosalna. Każda firma musi mieć swoją strategię marketingową. A Ty jako WA jesteś dla zleceniodawcy Firmą.

To jak się komunikujesz z klientami, co im pokazujesz i jak do nich docierasz, buduje opinię o Tobie i Twojej firmie. Opinia, reputacja oraz jakość produktu — za to wszystko odpowiadają działania marketingowe. Marketing to takie zarządzanie sobą i firmą, które daje szanse na konkurencyjnym rynku. Jeśli starasz się rozwijać biznes to świadomie lub nie, ale realizujesz działania marketingowe. Musisz więc odpowiedzieć sobie na pytanie — wolisz działać chaotycznie i bez pomysłu, czy zgodnie z przyjętą i przemyślaną strategią?

Jak się pewnie domyślasz, to właśnie strategia jest tym, co wyróżnia prężnie działające i dochodowe przedsiębiorstwa od tych, które walczą o przetrwanie. Dzięki strategii wszystkie działania będą ze sobą spójne. Nie będą się wzajemnie wykluczały, a Ty będziesz wzbudzać coraz większe zaufanie swoich klientów.

A o to przecież chodzi!

Strategia marketingowa nie jest tylko dla Ciebie.

Tworzysz ją dla swoich współpracowników oraz potencjalnych i obecnych klientów. To z ich perspektywy powinnaś patrzeć na swoje działania.

Reklama w wyszukiwarkach i SM (Social Mediach), profile w mediach społecznościowych, radio, TV, prasa — to tylko kanały komunikacji. Podcasty, infografiki, tutoriale — to z kolei tylko forma przekazu. Wszystko to możesz uwzględnić w swojej strategii marketingowej, ale same w sobie nią nie są. Nie możesz uznać, że jeśli publikujesz zdjęcia na Instagramie na koncie biznesowym, to masz strategię marketingową i już jest fajnie. Nie jest. Na Instagramie możesz realizować swój Plan Contentowy (lub jego część), ale nie możesz postawić znaku równości pomiędzy nim a strategią marketingową.

Plan Contentowy to nic innego jak plan tworzenia i publikacji treści, którymi powinnaś dzielić się ze swoimi odbiorcami, aby ich zainteresować. To Twój plan zaspokojenia potrzeb klienta. Mogą to być wpisy blogowe, zdjęcia na Instagramie, posty na Facebooku czy filmy na YouTube. Nie powinnaś wrzucać ich do Sieci w sposób chaotyczny i nieprzemyślany, ale realizować plan, który jest spójny z Twoimi Celami i Potrzebami Klienta, czyli Twoją strategią marketingową. Plan Contentowy obejmuje to wszystko, co odpowiada na potrzeby klientów i równocześnie realizuje Twoje cele.

Jak wygląda strategia?

Strategia marketingowa powinna być spisana. To nie może być coś, co znajduje się tylko w Twojej głowie, bo istnieje spore ryzyko, że z czasem zapomnisz jej szczegółów. Może się też zdarzyć, że Twój biznes jako Wirtualnej Asystentki rozwinie się i będziesz część zadań delegowała innym osobom. W takim wypadku strategia powinna też obejmować ich działania. Niekoniecznie musisz udostępniać pracownikom strategię w całości, ale każda osoba, którą zatrudniasz lub z której usług korzystasz, powinna realizować cele uwzględnione w Twojej strategii. Jeśli będziesz miała ją spisaną, to łatwiej będzie Ci zadbać o spójność działań.

Jeśli chcesz stworzyć własną strategię marketingową, to skorzystaj z naszego Frameworka (do pobrania na https://Sapoto.Agency/strategia/). Znajdziesz w nim konkretne punkty, które krok po kroku przeprowadzą Cię przez cały proces. Dzięki nim stworzysz własną strategię marketingową, którą będziesz mogła wprowadzić w życie.

Czy mogę samodzielnie stworzyć strategię?

Na pewno zastanawiasz się teraz jak stworzyć dobrą strategię albo czy można zrobić to samodzielnie. Dobra wiadomość jest taka, że możesz stworzyć strategię bez wsparcia marketera. Jeśli jesteś początkującą WA, to takie wsparcie pewnie zrujnowałoby Twój budżet na start (o ile w ogóle masz jakiś budżet). W dalszej części książki pomożemy Ci stworzyć swoją strategię, ale trzeba będzie poświęcić na to trochę czasu. Nie spiesz się. Wszystko sobie rozpisz i rozrysuj. Zmieniaj i sprawdzaj różne opcje, aż w końcu wszystko Ci się wyklaruje i będziesz wiedziała, jak wyglądają cele długofalowe, które będą Cię satysfakcjonowały.

Podsumowanie

1. Strategia oddziela prężnie działające i dochodowe przedsiębiorstwa od tych, które walczą o przetrwanie.

2. Strategia marketingowa nie jest tylko dla Ciebie. Tworzysz ją dla swoich współpracowników oraz potencjalnych i obecnych klientów.

3. Strategię możesz stworzyć samodzielnie.

4. Strategia marketingowa powinna być spisana.

5. Strategia marketingowa to wytyczne, jakimi masz kierować się przy prowadzeniu swojego biznesu.

Zaczynamy tworzyć strategię!

Budowę strategii rozbiliśmy na małe i łatwe do przyswojenia etapy. W każdym rozdziale opiszemy i doprecyzujemy poszczególne jej elementy.

Zanim zaczniesz tworzyć strategię

Przy tworzeniu strategii pamiętaj o poniższych założeniach. Zapisz je sobie albo zrób zdjęcie tej krótkiej listy i często do niej wracaj. Poniższe trzy założenia będziemy wykorzystywać w następnych rozdziałach, bo bez tego nie zrobimy dobrej strategii.

— Ludzie są różni — mają różne potrzeby, cele i wyznają różne wartości. Kopiowanie cudzych celów nie sprawdza się. Nie będziesz się z nimi utożsamiała. Przyjęte przez Ciebie cele muszą być Twoje.

— Początkowo spisuj wszystko. Traktuj to jak burzę pomysłów. Ludzie nie wiedzą tego, co Ty. Nigdy nie możesz zakładać, że coś jest oczywiste. To, że Ty to wiesz nie jest równoznaczne z tym, że Twój klient wie to samo.

— Staraj się oceniać pomysły z dwóch stron. Wybierz to, co jest dobre dla Ciebie, ale pamiętaj o perspektywie klienta. To nie Ty decydujesz, co jest lepsze — to Twoi klienci weryfikują Twoją ofertę, wybierając ją lub odrzucając.

Ustal Mocne Strony

Teraz Twoim zadaniem jest opisać SIEBIE — swoje Mocne Strony Co potrafisz robić i w czym możesz pomóc.

Zacznij od tego, żeby dobrze poznać siebie. Wyznacz swoje Mocne Strony. Zastanów się, w czym już jesteś dobra. Być może na początku będzie to dla Ciebie trudne, ale na pewno masz sporo mocnych stron, które możesz wykorzystać jako fundament dla Twojego imperium.

Wiesz czemu znalezienie mocnych stron jest takie trudne? Bo one są w sferze nieświadomej kompetencji. Mocne Strony wykorzystujesz automatycznie i nawykowo w codziennym życiu, dlatego właśnie Ci umykają. Używasz ich codziennie i są dla Ciebie tak oczywiste, że je bagatelizujesz.

Zastanów się, o co najczęściej proszą Cię znajomi?

Chcą, żebyś zajmowała się ich dziećmi? To znaczy, że jesteś odpowiedzialna. Nikt przecież nie powierzy dzieci osobie, która je skrzywdzi albo nie zadba o nieodpowiednio. Dzieci nie mogą siedzieć głodne i zmarznięte, a tylko ktoś odpowiedzialny i empatyczny będzie wiedział, jak zadbać o ich komfort.

Chcą, żebyś upiekła dla nich tort? To znaczy, że masz wyrobiony smak i niezły zmysł estetyczny. I, że można na Tobie polegać. Wszyscy znamy osoby, które wiecznie zapominają o swoich obietnicach albo robią fuszerki. Tobie ktoś powierzył tort, który jest niezbędny na udanej imprezie urodzinowej. To znaczy, że można Ci zaufać!

Chcą, żebyś zrobiła dla nich zakupy? To znaczy, że jesteś dobrze zorganizowana i można Ci powierzyć ważne zadania. Nie kupisz komuś przeterminowanych albo popsutych rzeczy. Pewnie umiesz się też obchodzić z pieniędzmi.

Jeśli wolisz bardziej usystematyzowane podejście, to możesz też wykonać test Gallupa. To test psychologiczny, który pozwala określić talenty badanego oraz wyznaczyć, jakie działania będą dla niego najbardziej naturalne.

W czym możesz pomóc?

Jakie problemy mają Twoi klienci? Czy i jak możesz ich problemy rozwiązać? To właśnie rozwiązanie ich problemów jest polem do popisu dla Twojej firmy. W strategii nie ograniczaj się do tego, co aktualnie możesz robić. Uwzględnij też rzeczy, w których będziesz pomagać za jakiś czas np. gdy zdobędziesz odpowiednie kwalifikacje. Strategia to też próba przewidzenia przyszłości. Duże wydarzenia jak Euro 2012, mistrzostwa siatkówki, wizyta papieża są zapowiadane już kilka lat wcześniej. Nowe wydarzenia to nowe potrzeby. Zaspokajanie tych potrzeb to usługi, które możesz zaproponować swoim klientom. Staraj się przewidzieć jakiej pomocy będą oni szukali. Kilka lat temu nie istniało pojęcie odfrankowywania kredytów a teraz jest reklamowaną usługą. Może w głowie kiełkuje Ci jakiś nowatorski i odważny pomysł, na którego realizację jest na razie za wcześnie. Od samego początku możesz przygotowywać sobie grunt pod jego wcielenie w życie.

Inspiruj się

Wypisałaś swoje Mocne Strony oraz to w czym możesz pomóc innym. Pora przyjrzeć się Twojej konkurencji. Czy chciałabyś świadczyć usługi lub prowadzić firmę podobną do jakiejś już istniejącej? A może chcesz, żeby Twoja firma była połączeniem kilku pionierów w branży?

Pamiętaj, że konkurencja jest tylko inspiracją. Nie kopiuj bezmyślnie najbardziej dochodowych rzeczy. Pieniądze zarobisz na tym, w czym Ty sama jesteś dobra. Zatem od konkurencji wyciągnij to, co pasuje do Twoich mocnych cech i rzeczy, w których możesz pomóc.

Ustal mierzalny Cel Główny

Cel Główny jest jeden.

W firmach Celem Głównym prawie zawsze jest generowanie zysków. Nie prowadzisz biznesu dlatego, że nie wiesz już co robić z wolnym czasem. Chcesz zarabiać. To oczywiste!

Ustal Kroki Milowe

Skup się na wyznaczeniu tzw. Kamieni Milowych, czyli ważnych wydarzeń, które potwierdzają, że idziesz w dobrym kierunku do Głównego Celu.

Kamienie Milowe to mniejsze cele.

Pośrednie cele mogą być różne, ale zawsze powinny być konkretne.

Jeśli Twoim Głównym Celem jest zdobycie tytułu magistra, to Twoimi Krokami Milowymi będą kolejne zaliczone semestry. Jeśli nie zaliczysz semestrów (Kroków Milowych), to nie dojdzie do obrony. Jeśli z sukcesami zaliczasz wszystkie semestry (Kroki Milowe) to przybliżasz się do Głównego Celu, jakim jest tytuł magistra.

W biznesie jest podobnie. Przykładowo — możesz ustalić Główny Cel: Potrzebuję 24 stałych klientów, by mieć dochód gwarantujący stabilnie działającą firmę. Moimi Krokami Milowymi będzie każdego miesiąca nawiązanie dwóch nowych współprac i będę ten wyczyn powtarzać każdego miesiąca aż do końca roku.

Jako cele pośrednie możesz wybrać dowolną mierzalną rzecz np. wzrost współczynnika konwersji (uogólniając — jest to procent ludzi, którzy zareagowali tak, jak chciałaś np. kupili coś, zapisali się na webinar itd.), ilość obserwatorów na profilu w SM (Social Mediach), pozyskiwanie większej liczby subskrybentów. Te cele są zależne właściwie tylko od Twojej wyobraźni i tego, w jakim kierunku zmierzasz.

Key Performance Indicators

Kiedy już ustalisz działania w Krokach Milowych, musisz mierzyć efekty. Są odpowiedzią na pytanie o to, czy Ty lub Twój pracownik robicie dobrze swoją robotę.

W bardzo rozpraszającym środowisku z ogromem możliwości musisz wiedzieć, czy realizujesz swoje cele, czy już cudze. Facebook, YouTube, fora internetowe, portale ogłoszeniowe. Wszystko ma już wbudowane mechanizmy grywalizacji. Spędzasz całe dnie na forach, bo wkręcono Cię w liczniki, rankingi oraz zdobywanie odznaki liderki? Czy raczej udzielasz się na forach, żeby mieć klientów?

Key Performance Indicators [KPI] są bardzo ważne, bo na koniec dnia wiesz jak dobrze (lub jak szybko) realizujesz swoje założenia. Pokazują Ci czy ostatnie kilka godzin przekłada się na zamierzone efekty.

Wyznacz sobie skalę i sposób mierzenia postępu. Jest to całkowicie uznaniowy pomiar, o ile oddaje skuteczność działania (Performance) np. mierzysz dzienną ilość pozytywnie załatwionych spraw.

Te wskaźniki stosowane są do ciągłego pomiaru stopnia skuteczności działania. To właśnie one pozwolą Ci ocenić skuteczność podejmowanych przez Ciebie pojedynczych działań. Bo po co się starać, jeśli nie wiesz, czy robisz coś dobrze, czy nie? Musisz mieć jakieś konkretne i mierzalne odniesienie. Do tego właśnie celu służą KPI.

Czym różnią się Kroki Milowe od KPI?

Kroki Milowe to konkretne rzeczy na trasie do Głównego Celu. KPI to stały pomiar wartości. Jeśli jedziesz autobusem, to każdy kolejny przystanek jest Krokiem Milowym, a prędkość, z jaką jedzie autobus to KPI. Przystanek, który minęłaś jest odhaczony i zapominasz o nim. Prędkość autobusu nadal jest ważna, bo mówi Ci czy jedziesz za wolno, normalnie czy za szybko.

Wróćmy do przykładu z dyplomem magistra. Krokiem Milowym jest zaliczenie semestru, a poszczególne drobne składowe typu: zaliczenia, obecność i oceny to KPI.

Jak osiągnąć Cel Główny?

Masz już obrane Cel Główny i Kroki Milowe wraz z przypisanymi konkretnymi wskaźnikami. Zatem wiesz, do czego dążysz. Musisz jeszcze ustalić pierwsze kroki. Teraz pora wypisać co zrobisz, by pierwszy Krok Milowy wprowadzić w życie. Ten etap to wyznaczenie pierwszych poszczególnych drobnych działań. Nie staraj się odgadnąć całej drogi do Głównego Celu. Nie pracuj nad wszystkimi etapami. Skupiaj się tylko na najbliższym Kroku Milowym. Nie masz wpływu na wydarzenia na świecie, wirusy, strajki i polityczne zawirowania. Nie masz wpływu na konkurentów i klientów. Nie przewidzisz okazji, które nadarzą się po drodze.

Planowanie na miesiąc do przodu jest proste i przyjemne. Po to wyznacza się Kroki Milowe. Po to są w szkołach klasy i semestry.

Powtórzmy. Szczegółowy plan działania nie tworzysz dla Głównego Celu tylko dla jednego, najbliższego Kroku Milowego (celu pośredniego).

Nie planuj Głównego Celu jak zdobyć w rok 24 klientów.

Planuj najbliższy Krok Milowy, czyli co zrobić teraz, żeby zdobyć w miesiąc 2 klientów.

Weryfikacja kosztów celów

Masz wypisane pomysły na najbliższe kroki.

Teraz trzeba dopisać do nich szczegóły.

Odpowiedz sobie na pytanie, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych kroków i ile będzie Cię to kosztowało. Jeśli chcesz korzystać z płatnej reklamy, to jej koszt jest oczywisty. Jednak Twoja praca również nie jest darmowa. Godziny poświęcone na rozwój firmy mogłaś spożytkować jako pracę dla klientów. Musisz więc zawsze mieć na uwadze, czy potencjalne zyski z wykonanego kroku są adekwatne do włożonego wkładu w jego realizację.

Przykładowo — przygotowanie tekstu na blog zajmuje Ci dwie godziny. Oznacza to, że jego koszt to równowartość dwóch godzin Twojej pracy. Wprawdzie nikomu nie wystawiasz faktury ani nie przelewasz pieniędzy, ale koszt jest jak najbardziej realny.

Zagrożenia i szanse

Teraz w jednym miejscu połączymy wszystko, co dotychczas przygotowałaś. Podziel kartkę A4 na cztery części.

W górnym lewym rogu wpisz swoje Mocne Strony, a poniżej wpisz wszystkie szanse na wykorzystanie dokładnie tych cech. Szanse dotyczą całego świata.

To, co właśnie zrobiłaś jest podstawową analizą SWOT. Dobry przedsiębiorca jest tak samo przygotowany na zagrożenia, jak i na okazje. Jeśli rzetelnie spiszesz wszystkie zagrożenia i szanse, to nic Cię nie zaskoczy, przy zdobywaniu najbliższego Kroku Milowego, bo będziesz przygotowana na różne scenariusze.

Wypisz swoje słabe strony, czyli te cechy i zadania, o których wiesz, że nie są Twoim konikiem. Poniżej wypisz wszystko, co może zagrozić Twoim mocnym stronom oraz wszystko, co może zmusić Cię do pracy w oparciu o słabe strony.

Cel mojej firmy to zdobyć 24 stałych klientów na montaż wideo.

Dzięki analizie SWOT wiesz, co powinnaś robić, aby zarządzać ryzykiem w swojej firmie. Dzięki temu wiesz też, kiedy Twój plan działania może się obronić, a kiedy powinnaś wdrożyć zmiany.

Oczywiście strategie marketingowe i Cele Główne są ustalane na lata. Strategie są decyzjami, na których opiera się firma i nie powinno się w nie zbyt często ingerować. Teraz jesteśmy jednak na etapie budowania tejże strategii, dlatego od razu możesz starać się przewidzieć i uwzględnić pewne okazje oraz problemy globalnie. Musisz jednak pamiętać, że żyjemy w świecie, który zmienia się bardzo dynamicznie. Nie wszystko przewidzisz. Może więc dojść do sytuacji, w której będziesz musiała zmienić swoje działania. Przeważnie wystarczy zmienić swoje bieżące działanie w najbliższym Kroku Milowym. Dzielenie Celu Głównego na Kroki Milowe i planowanie działań dla najbliższego Kroku Milowego daje Ci bardzo dużą elastyczność w zarządzaniu firmą.

Podsumowanie

1. Najlepiej opłacani są eksperci w jakieś wąskiej dziedzinie.

2. Znajdź swoją najmocniejszą stronę i ją rozwijaj. Na przeciętności zarobisz przeciętne pieniądze. Poświęć swój czas na rozwój swojej najlepszej umiejętności i zamień ją w źródło dochodu.

3. Przeanalizuj, w czym możesz pomóc klientom.

4. Wybierz, w jakich zadaniach chcesz się rozwijać. Jeśli zdecydujesz, w jakim obszarze chcesz się specjalizować, będzie Ci później łatwiej wyznaczyć swoją niszę i stać się ekspertem.

5. Ciężko przewidzieć co będzie za 10 lat, dlatego podziel Cel Główny na etapy — Kroki Milowe. Dużo łatwiej zaplanować najbliższy kwartał.

6. KPI to wskaźniki, które pomogą Ci w ocenie skuteczności działania.

Ćwiczenia

1. Napisz do pięciu bliskich osób i poproś je o opinię na Twój temat. Poniżej wypisz otrzymane odpowiedzi.

2. Znajdź dobrze działający biznes — w Twojej subiektywnej ocenie. Biznes, jaki sama chciałabyś mieć. Będzie to nasz „Wzór” do naśladowania. Postaraj się znaleźć 10 przyczyn sukcesu tej firmy. Szukamy działań i charakterystycznych rzeczy. Dlaczego ta firma wygrywa ze swoim konkurentami? Jak ona komunikuje się z klientami? Ile ma pracowników? Na tej podstawie przygotuj tabelkę z 10 przyczynami sukcesu. Oceń te przyczyny w skali od 1 do 10.

3. Stworzymy dla ułatwienia obrazową tabelę. Aby nie sugerować Ci przyczyn sukcesu, określiliśmy je literami od A do J. Za te nazwy wstawisz swoje typy np. A to bardzo dobrze prowadzone Social Media.

4. Pierwszej przyczynie sukcesu, czyli A daliśmy 5 punktów, przyczynie J 10 punktów, a C ma tylko 2 punkty.