Bezpłatny fragment - Weryfikacja rozrachunków w JPK_KR_PD — Excel w akcji

Zamknięcie roku — weryfikacja danych w JPK_KR_PD

Plik JPK_KR_PD zawiera szczegółowe dane z ksiąg rachunkowych, na podstawie których podmiot sporządza sprawozdanie finansowe oraz deklarację podatkową. Na bazie tych danych można dokładnie przeanalizować zgodność kwot podanych w bilansie, rachunku wyników czy deklaracji, z księgowaniami operacji gospodarczych, które znajdują się w JPK_KR_PD. Można także zweryfikować poprawność wyliczenia podstawy opodatkowania. Na temat pracy z plikiem JPK_KR_PD przygotowałam już szereg publikacji, do których dołączone są pliki Excela z narzędziami usprawniającymi kontrolę danych w JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Poniżej lista tych publikacji wraz z linkami, pod którymi są one umieszczone w Internecie:

— Wdrożenie JPK_KR_PD w jednostce mikro

— Wdrożenie JPK_KR_PD w jednostce małej

— Wdrożenie JPK_KR_PD w OPP

— Wzorcowy plan kont zgodny z JPK_KR_PD dla jednostek pozostałych

— Wyliczenie RPD w JPK_KR_PD — Excel w akcji

— JPK_KR_PD — kontrola przypisania znaczników do kont księgowych

— Ewidencja środków trwałych na potrzeby raportowania JPK

Wszystkie moje pliki Excela dołączone do powyższych publikacji mają odkryte formuły, można je przeglądać, modyfikować, można na ich podstawie projektować własne rozwiązania. Także moje publikacje, to nie tylko opisy konkretnych zmian w przepisach, ale także nauka i poznawanie Excela w zastosowaniach w księgowości.

W niniejszej publikacji postanowiłam zająć się rozrachunkami w pliku JPK_KR_PD. Temat rozrachunków jest dużym zagadnieniem i zajmuje sporą część danych w programach finansowo-księgowych. Na pewno każdy księgowy chciałby mieć pewność tego, że dane o rozrachunkach znajdujące się w JPK_KR_PD są uporządkowane i zgodne ze stanem faktycznym, a także spójne z prezentacją w bilansie. Mam nadzieję, że opisane tutaj narzędzie w Excelu i dołączone do niniejszej publikacji będzie pomocne w pracy nad przygotowaniem pliku JPK_KR_PD do wysyłki.

Sekcja ZOiS a rozrachunki

Ogólny schemat JPK_KR_PD przedstawiony na rys. 1, z którego można dowiedzieć się, że dane z ksiąg rachunkowych są zgrupowane w czterech sekcjach:

— Kontrahent — identyfikacja kontrahentów użytych w księgowaniach w dzienniku,

— ZOiS — Zestawienie obrotów i sald wraz z przypisanymi znacznikami bilansowymi (prefiks BA i BP), wynikowymi (prefiks R) i podatkowymi (PD i PD_PB),

— Dziennik, w którym są pełne informacje o zapisach księgowych,

— Rozliczenie Podatku Dochodowego (RPD)

Dane o rozrachunkach oczywiście znajdują się przede wszystkim w sekcji ZOiS (zestawienie obrotów i sald). Wszystkie księgowania na kontach rozrachunkowych, gdzie pojawia się analityka związana z kontrahentem, traktowane są jako rozrachunki. Księgowanie rozrachunków odbywa się po stronie Winien dla należności i po stronie Ma dla zobowiązań.

Trzeba wiedzieć, że w sekcji ZOiS w kolumnach obrotów nie są zawarte wartości bilansu otwarcia. To jest bardzo ważna informacja, ponieważ podczas kontroli i weryfikacji rozrachunków należy ten fakt brać pod uwagę. Bilans otwarcia ujęty jest w saldach kont. Chcąc ustalić stan rozrachunków wszystkich, bądź poszczególnych kontrahentów na koniec roku, należy analizować salda ZOiS, a jeśli potrzebna jest analiza rozrachunków, które dotyczą tylko danego roku, wówczas należy patrzeć na obroty kont narastająco.

Sekcja Kontrahent

Sekcja „Kontrahent” (rys. 2), jest mała i składa się tylko z trzech pól:

— T_1 — Kod kontrahenta identyfikujący jednoznacznie podmiot w systemie finansowo-księgowym jednostki (pole obowiązkowe),

— T_2 — Kod kraju nadania identyfikatora podatkowego (pole opcjonalne),

— T_3 — Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta (pole opcjonalne).

Sekcja „Kontrahent” jest uzupełnieniem rozrachunków, ponieważ poprzez powiązanie pól D_3 w sekcji „Dziennik” i T_1 w sekcji „Kontrahent” można zidentyfikować dane kontrahentów, których dotyczy konkretne księgowanie.

Tutaj bardzo ważną kwestią jest opis pola T_1 w schemie: Kod kontrahenta ma jednoznacznie identyfikować danego kontrahenta w programie finansowo — księgowym, a to oznacza, że kartoteka kontrahentów musi być uporządkowana i nie mogą tam znajdować się zdublowane pozycje. Dzisiejsze oprogramowanie księgowe ma wbudowane mechanizmy kontrolne, aby użytkownik nie wprowadził więcej niż jeden raz tego tego samego kontrahenta, ale warto zweryfikować, czy przypadkiem w naszym programie nie ma takiej sytuacji, tzn. wielokrotnie wprowadzony ten sam kontrahent.

Użytkownicy czasami uciekają się do różnych sztuczek, aby ominąć zabezpieczenia programu i wprowadzają kolejny raz już istniejącego w kartotece kontrahenta. Dawniej, gdy nie było obowiązku przekazywania ksiąg rachunkowych razem z dokumentacją zamykającą rok obrachunkowy i podatkowy, nieuporządkowana kartoteka kontrahentów mogła nie być problemem. Jednak teraz, w kontekście obowiązku JPK_KR_PD kartoteka kontrahentów powinna być porządnie prowadzona. Przygotowując dane dla JPK_KR_PD należy pamiętać także o kartotece kontrahentów oraz o księgowaniach na kontach, które mają analitykę z kartoteki kontrahentów.

Narzędzie w Excelu do kontroli rozrachunków w JPK_KR_PD

Z uwagi na to, że obecnie dokumentacja przekazywana do urzędów ma tylko formę elektroniczną w postaci plików XML, księgowy ma coraz większy kłopot, gdyby chciał zweryfikować dane zawarte w tych plikach przed wysyłką do urzędów. Aby wyjść naprzeciw potrzebie kontroli danych w plikach JPK_CIT przed przekazaniem ich do fiskusa, do publikacji dodaję narzędzia w Excelu, które powinny wesprzeć księgowego w pracy.

Zaprojektowane w Excelu narzędzie do analizy i kontroli rozrachunków dołączone do tej publikacji, składa się z sześciu arkuszy:

— START — arkusz początkowy,

— Analiza — tabela przestawna z danych w ZOiS,

— Zap — wynik zapytania do API Ministerstwa Finansów sprawdzające status podatników VAT wymienionych w sekcji „Kontrahent”,

— Tabela — tabela z której korzysta zapytanie do API MF pobierająca dane z sekcji Kontrahent,

— ZOiS7 — zestawienie obrotów i sald pobrane z JPK_KR_PD poprzez Power Query,

— Kontrahent — dane identyfikujące kontrahentów użytych w księgowaniach w danym roku obrotowym.

Na rys. 3 widoczny jest arkusz „START”, który jest stroną tytułową narzędzia zaprojektowanego w Excelu. Kolejny arkusz, to arkusz „Analiza” (rys. 4).

Na arkuszu „Analiza” znajduje się propozycja przeglądu rozrachunków. W rozdziale „Analiza rozrachunków” są omówione formuły użyte w tym miejscu, ale to są tylko propozycje, które mają zainspirować użytkownika do projektowania własnych pomysłów przeglądu danych i ich analizy. Arkusz ten powstał jako tabela przestawna osadzona na arkuszu „ZOiS7”. W kolumnie pierwszej można włączyć filtr, który wyświetli tylko konta rozrachunkowe (np. dla zespołu 2 będzie to filtr: 20*).