Bezpłatny fragment - Samodzielne opracowanie e-sprawozdania finansowego w Excelu

1. Krótki wstęp

Pierwsze trzy miesiące roku kalendarzowego to w większości przedsiębiorstw czas rozliczania poprzedniego roku obrotowego i podatkowego. Dawniej, księgowe przygotowywały sprawozdania finansowe ręcznie, mozolnie wyliczając wartości, jakimi wypełniały tabele bilansu, rachunku wyników, czy innych raportów i zestawień. Dzisiaj jest już zupełnie inaczej. Wszelkie rozliczenia z urzędami realizowane są w formie cyfrowej i drogą elektroniczną przekazywane czy to na bramkę Ministerstwa Finansów, czy w inne, urzędowe miejsce poprzez internet.

Wśród wielu dokumentów, jakie księgowa dzisiaj przygotowuje by rozliczyć rok znajduje się e-sprawozdanie finansowe, które jest plikiem w formacie XML generowanym z księgowych programów komputerowych. Z reguły, jest ono traktowane jak coś, co trzeba przygotować, podpisać i wysłać do urzędu, a później zapomnieć. Jednak warto wiedzieć, że sprawozdanie finansowe w wersji elektronicznej, to wspaniałe źródło danych dla analiz finansowych. Nie trzeba wielkich kompetencji, aby wyczarować z niego efektowne narzędzie analityczne.

Przygotowałam tę publikację, aby krok po kroku przeprowadzić każdego, kto chciałby samodzielnie zaprojektować ciekawą analizę w Excelu, wykorzystując do tego plik e-sprawozdania finansowego oraz najnowsze osiągnięcie technologii, jakim jest sztuczna inteligencja. Oczywiście trzeba dysponować w miarę nową wersją Excela, aby móc uzyskać ostateczny efekt, jaki będzie zaprezentowany na końcu tej publikacji. Ja korzystam z wersji chmurowej Excela (office 365), która aktualizuje się na bieżąco, więc mam dostęp do wszystkich excelowych nowinek. Oczywiście, tak jak we wszystkich moich publikacjach i do tej publikacji jest dołączony plik Excela z gotowym do użycia narzędziem wykonanym w Excelu, omawianym w niniejszej publikacji. Jak zawsze też, nie ukrywam żadnych formuł, aby każdy mógł w pełni skorzystać z zawartej tutaj wiedzy.

2. Wczytanie danych z e-sprawozdania do Excela

Projekt narzędzia w Excelu do analizy finansowej jest omawiany na przykładzie e-sprawozdania finansowego dla jednostki innej, która sporządziła RZiS w wersji porównawczej i rachunek przepływów pieniężnych metodą pośrednią. Oczywiście, każdy kto będzie posługiwał się niniejszą instrukcją budowania raportu, będzie mógł wykorzystać swoje e-sprawozdanie finansowe ze swoimi raportami i wykonując opisane kroki, uzyska ten sam końcowy efekt.

Gdy już skończymy księgową pracę nad e-sprawozdaniem, zanim je podpiszemy, skopiujmy je do katalogu na dysku. Ten plik posłuży nam jako fundament narzędzia w Excelu, które będzie mogło wspierać w analizie danych finansowych przez wiele lat.

Samo wczytanie pliku z e-sprawozdaniem do Excela jest bardzo łatwe i można je wykonać kilkoma sposobami. Tutaj zostaną omówione dwa:

— Przeciągnięcie pliku z e-sprawozdaniem finansowym w obszar arkusza kalkulacyjnego,

— Import e-sprawozdania finansowego do arkusza Excela poprzez kartę Developer.

W pierwszym przypadku, należy otworzyć czysty arkusz Excela (rys. 1) kliknąć na wcześniej przygotowanym pliku e-sprawozdania, przytrzymać przycisk myszy, przeciągnąć plik w obszar arkusza kalkulacyjnego i upuścić w dowolnym miejscu arkusza.

Po przeciągnięciu pliku z e-sprawozdaniem do arkusza Excela, zostanie wyświetlony komunikat jak na rys. 2. W komunikacie nic nie zmieniamy, tylko akceptujemy przyciskiem OK.

Po zaakceptowaniu komunikatu (rys. 2) zostanie otworzony czysty arkusz Excela, a na którym pojawi się drugi komunikat (rys. 3).

Drugi komunikat również zamykamy przyciskiem OK. Warto w tym miejscu wyjaśnić jak rozumieć informację, która jest przekazana w komunikacie. Excel otwiera dane zapisane w pliku XML, do których nie ma schemy, wobec czego proponuje utworzenie schemy (mapy) w Excelu do wczytywanych danych. Wiedząc o tym, warto na to pierwsze wczytanie danych z e-sprawozdania wziąć plik, w którym wypełnione są wszystkie pola i obowiązkowe i opcjonalne. Obowiązkowe pola oczywiście będą wypełnione, ale opcjonalne nie zawsze. Trzeba wiedzieć, że Excel utworzy schemę (mapę) na podstawie wczytywanego pliku. Schema ta, będzie miała tylko te elementy, które są w pliku. Innymi słowy: Excel zbuduje schemę w oparciu o wczytywany plik. Jeśli nie wszystkie pola opcjonalne zostały wypełnione we wczytywanym pliku, wówczas Excel nie uwzględni tych pól w tworzonej schemie. Skutkiem tego, jeśli następnym razem, w importowanych danych będzie podana dana z pola opcjonalnego, której nie było podczas tworzenia schemy, to zostanie ona pominięta.

Po zaakceptowaniu drugiego komunikatu (rys. 3) przyciskiem OK, dane zostaną wczytane do arkusza. Wszystkie dane z e-sprawozdania zostaną umieszczone w pierwszym wierszu (rys. 4).

Drugim sposobem wczytania danych z pliku XML (e-sprawozdania finansowego) jest uruchomienie importu na karcie Deweloper. Jednak, aby móc to zrobić, trzeba najpierw dodać kartę Deweloper w ustawieniach Excela, ponieważ domyślnie jest ona ukryta.

Dodanie karty Deweloper należy wykonać w menu Plik (lewy górny róg arkusza) — rys. 5.

Po przejściu do okna Plik, wybieramy polecenie Więcej -> Opcje (rys. 6).

Klikając na polecenie Opcje, otworzymy okno Opcje programu Excel (rys. 7). W oknie tym, trzeba wybrać po lewej stronie polecenie Dostosowanie wstążki, a następnie po prawej stronie okna, trzeba zaznaczyć checkbox Deweloper.

Od tego momentu, w górnym menu Excela będzie widoczna karta Deweloper (rys. 8).

W ten sposób został udostępniony drugi sposób importu danych z pliku XML do Excela. Aby to uczynić, wybieramy polecenie Importuj (rys. 8). Polecenie Importuj otwiera okno Importowanie pliku XML (rys. 9).

W oknie tym, należy odszukać katalog oraz plik z e-sprawozdaniem, który wcześniej został przygotowany. Po wyszukaniu, zaznaczamy go i przyciskiem Otwórz, wprowadzamy do Excela.

W kolejnym kroku, ujrzymy podobny komunikat, jaki był przy pierwszym sposobie wczytywania danych z pliku XML do Excela (rys. 10). Excel informuje, że nie ma mapy (źródła) dla wczytywanych danych i to źródło utworzy sam.

Akceptujemy przyciskiem OK. Kolejny komunikat, jaki zostanie otworzony, dotyczy już importowanych danych (rys. 11). W komunikacie tym, jest informacja o tym, że dane zostaną wczytane począwszy od zaznaczonej komórki. W przykładzie, jest to komórka A1 i to jest dobre zaznaczenie. Najlepiej jest wczytywać dane XML do pierwszej komórki, chyba, że z potrzeb projektowanego raportu wynika inna potrzeba.

Po zatwierdzeniu komunikatu widocznego na rys. 11 dane z e-sprawozdania zostaną wczytane do arkusza Excela. Warto wiedzieć, że w ten sposób, wczytać można każde dane XML, czyli także każdy inny plik JPK.

Wczytany plik e-sprawozdania, nie jest łatwy do odczytania, ponieważ dane nie są wprost oznaczone (wyjaśnione) i nie jest widome, co oznacza dana kwota (rys. 4). Aby móc interpretować dane, trzeba włączyć mapę (źródło danych), które utworzył Excel. Wykonujemy to poprzez ustawienie się w pierwszym wierszu arkusza (tam, gdzie zostały wczytane dane) i prawym przyciskiem myszy, otwieramy podręczne menu, z którego należy wybrać polecenie XML, a następnie Źródło XML (rys. 12).

W tym samym miejscu znajduje się też polecenie Importuj, za pomocą którego wczytywane są dane aktualizacyjne. Raport, który zostanie przygotowany będzie mógł być aktualizowany poprzez wczytywanie nowych (aktualnych) danych w menu XML za pomocą polecenia Importuj. Dokładne omówienie zasilania nowymi danymi raportu zostało omówione na końcu rozdziału 4.

Po otworzeniu źródła ujrzymy po prawej strony arkusza, mapę danych (rys. 13).