Bezpłatny fragment - Raportowanie z JPK_KR podstawy

1. Parę słów wstępu

W cyklu opracowań serii Excel tylko dla księgowych, w których prezentowane są różne zastosowania arkusza kalkulacyjnego w pracy księgowego, jak do tej pory pojawiły się następujące pozycje:

— Power Query i JPK,

— Materiały do szkolenia — poziom średniozaawansowany,

— Rachunek przepływów pieniężnych generowany z JPK_KR,

— Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy.

Zamysłem tej serii, jest przedstawianie konkretnych i praktycznych zastosowań arkusza kalkulacyjnego Excel w pracy księgowego. Do każdej z w/w pozycji dodane są pliki Excela z praktycznymi przykładami omawianych zagadnień. Jednak okazało się, że jest również duże zapotrzebowanie na tematy wprowadzające, czyli bardziej podstawowe. Faktem jest, że zagadnienia dotychczas zaprezentowane w powyżej wymienionych broszurach, mogą przez niektórych być odebrane jako trochę trudne, a pliki Excela dołączone do każdej publikacji, pomimo że praktyczne, również mogą okazać się sporym wyzwaniem, przy zgłębianiu tajemnic związanych z projektowaniem raportów dla księgowych. Stąd pomysł, aby kolejna pozycja z serii Excel tylko dla księgowych, została poświęcona podstawowym zagadnieniom, aby każdy zainteresowany mógł łatwo wejść w temat i po zapoznaniu się z nim, lepiej rozumieć tematy i pliki z wcześniejszych opracowań.

Tradycyjnie, do tej pozycji również będą dodane pliki z raportami w Excelu omówionymi w niniejszej publikacji. Informacja o tym, skąd można pobrać przykładowe raporty, znajduje się na końcu zeszytu. Ponadto, na końcu znajduje się także link oraz hasło do bezpłatnego szkolenia.

W piątym zeszycie serii, zostaną omówione następujące tematy:

— Czym jest i jak czytać plik JPK_KR,

— Proste narzędzie liczące w arkuszu Excel,

— Jak samodzielnie zaprojektować raporty księgowe z pliku JPK_KR?

— Oznaczanie danych w JPK_KR do raportów analitycznych.

Zapraszam do lektury i praktykowania.

2. Czym jest i jak czytać plik JPK_KR

Od 1 lipca 2016 roku towarzyszą nam pliki JPK. Na pewno najpopularniejszym z nich i najlepiej poznanym jest plik JPK_VAT, a od 1 października 2020 roku, JPK_V7. Plik ten jest wysyłany cyklicznie przez przedsiębiorców będących podatnikami VAT już od blisko 5 lat. Do 30 września 2020 roku, gdy rozliczenie podatku VAT było realizowane za pośrednictwem deklaracji VAT-7 i pliku JPK_VAT, nieczęsto zaglądano do zawartości JPK_VAT. Wielu księgowych po otwarciu tego pliku dwuklikiem, widząc trudne od prześledzenia zapisy, rezygnowało z przeglądania tych danych. Wcześniej, księgowy mógł weryfikować poprawność rozliczeń podatku VAT analizując kwoty w deklaracji VAT-7 i korzystając z dostarczonych przez rynek lepszych lub gorszych narzędzi edytujących pliki JPK. Obecnie, przy braku deklaracji VAT-7, gdy wszystkie dane o podatku VAT są w pliku JPK, umiejętność przeglądania danych w tym pliku, stała się koniecznością.

Wszystkie pliki JPK są plikami w formacie XML, a ten format plików można łatwo otworzyć za pomocą Excela. Niestety plik XML standardowo nie ma skojarzenia z Excelem, dlatego dwukrotne kliknięcie na pliku, otwiera go domyślnie w przeglądarce, w której wygląda on tak, jak to zostało przedstawione na rys. 1.

W takiej prezentacji danych z pliku JPK, trudno jest cokolwiek sprawdzić, czy przeanalizować. Za to otworzenie pliku JPK w arkuszu kalkulacyjnym, otwiera już wiele możliwości. Nie tylko można w łatwy sposób przeglądać dane, ale można także wykorzystać je, jako źródło danych dla różnorodnych raportów.

Najprościej można otworzyć plik XML za pomocą Excela, poprzez przeciągnięcie go w obszar otwartego arkusza kalkulacyjnego (rys. 2). Inne sposoby otwierania plików JPK (XML) można znaleźć w książce https://ridero.eu/pl/books/jpk_kr_z_excelem/.

Po otworzeniu pliku JPK_KR w Excelu, ujrzymy czytelną i zrozumiałą dla każdego tabelę. Wszystkie dane są uporządkowane, a dodatkowo, można szybko je przeszukiwać, korzystając z typowych funkcjonalności Excela, jak chociażby filtry (rys. 3).

Filtry umieszczone są na górze każdej kolumny w arkuszu. Otwierając filtr w danej kolumnie, można szybko odszukać wartość, poprzez wpisanie jej w polu wyszukiwania.

Na prezentowanym przykładzie (rys. 3), poszukiwane są konta zespołu 4. Jak widać, wystarczy wpisać fragment poszukiwanej wartości, aby poniżej zostały wyświetlone wyniki spełniające kryteria wyszukiwania. Zatwierdzenie tak wpisanego kryterium filtrowania, spowoduje natychmiastowe wyświetlenie poszukiwanych wyników w tabeli Excela.

Plik JPK_KR, to są elektroniczne księgi rachunkowe. Dane zawarte w tym pliku składają się z czterech głównych bloków:

— Nagłówek — obszar w którym znajdują się dane jednostki, której dane są zawarte w pliku,

— Zestawienie Obrotów i Sald wraz z planem kont,

— Dziennik,

— Zapisy.

Warto zwrócić uwagę na to, że [Zestawienie Obrotów i Sald] w pliku JPK_KR stanowi całość i jest uzupełnione o wyczerpujące dane o planie kont, tak bloki [Dziennik] i [Zapisy] uzupełniają się nawzajem i nie jest możliwe podanie kompletnego zapisu (zgodnego z ustawą o rachunkowości — art. 23 ust. 2), opierając się tylko na jednym z tych bloków. W części [Dziennik] podane są wszystkie daty zapisów (operacji, dokumentu, księgowania), ale nie ma informacji o kontach księgowych. Natomiast w części [Zapisy], podane są wyczerpujące dane o kontach księgowych, ale nie ma podanych dat. Aby dobrze interpretować dane w pliku JPK_KR trzeba znać wymogi Ustawy o Rachunkowości i mieć świadomość tego, że JPK_KR pomimo, że jest oparty o tę ustawę, to jest zdefiniowany zgodnie z założeniami dla schemy tej struktury opracowanej przez Ministerstwo Finansów. Można tutaj wskazać dwa przykłady, gdzie dokumentacja dla schem pliku JPK_KR wskazuje na trochę inną prezentację danych niż to wynika z ustawy. Pierwszy z nich, to wcześniej wspomniane bloki [Dziennik] i [Zapisy]. Drugi, to prezentacja kont pozabilansowych w danych pliku JPK_KR.

Według wcześniej przywołanego art. 23 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości, zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

— datę dokonania operacji gospodarczej;

— określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

— zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;

— kwotę i datę zapisu;

— oznaczenie kont, których dotyczy.

Jak widać zgodnie z Ustawą, zapis powinien zawierać informacje, które w pliku JPK_KR częściowo znajdują się bloku [Dziennik] i częściowo w bloku [Zapis].

Taki układ danych w pliku JPK_KR powoduje, że nie da się w prosty sposób uzyskać pełnych informacji o zapisach księgowych z bloku [Zapis]. Jeden ze sposobów łączenia danych z bloku [Dziennik] i [Zapisy], został zaprezentowany i omówiony w pierwszym zeszycie z serii Excel tylko dla księgowych: Power Query i JPK.

Drugim przykładem, który prezentuje jak plik JPK_KR trochę odbiega od ustawy, są konta pozabilansowe. Zgodnie z dokumentacją dotyczącą schemy JPK_KR, dane jakie są pobierane do pliku JPK_KR obejmują także zapisy i obroty na kontach pozabilansowych. Budzi to zdziwienie niektórych księgowych, jednak w dokumentacji Ministerstwa Finansów dotyczących schem, nie ma słowa o tym, że konta te mają być traktowane opcjonalnie.

Podsumowując, dane zawarte w pliku JPK_KR zawierają kompletne księgi rachunkowe i przy umiejętnym korzystaniu z arkusza Excel, można na podstawie tych danych mieć dostęp do wszystkich księgowań jednostki. Innymi słowy, pliki JPK_KR, mogą nie tylko służyć jako źródła do raportów księgowości finansowej czy zarządczej, ale także mogą stanowić wiarygodne archiwum danych.

2. Proste narzędzie liczące w arkuszu Excel

Z uwagi na wymagania wynikające z obecnych przepisów, nie da się obecnie prowadzić księgowości bez programu komputerowego. Dzisiejsze programy komputerowe zmieniły się z narzędzi wspierających księgowych w ich pracy, na urządzenia uczestniczące w wymianie danych elektronicznych pomiędzy podatnikami a urzędami skarbowymi.

Nie uda się dziś przekazać wielu wymaganych informacji do organów skarbowych, bez pomocy programu komputerowego. Przykładem może być chociażby omawiany w niniejszej publikacji plik JPK_KR. Podobnie jest z rozliczeniem podatku VAT, które to rozliczenie w tej chwili jest przekazywane tylko za pośrednictwem pliku JPK_V7, którego nie da się przygotować ręcznie.

Wielu księgowych do tej pory dostrzega w plikach JPK same obowiązki, jednak warto też zauważyć, że pliki te dają bardzo duże możliwości dla projektowania własnych raportów. Zanim nie było możliwe eksportowanie danych z programu finansowo — księgowego za pośrednictwem plików JPK (format XML), księgowy chcąc przygotować własny raport, radził sobie różnymi innymi sposobami, lub był zmuszony prosić informatyków (dostawców oprogramowania) o utworzenie dodatkowych raportów, co się oczywiście wiązało z kosztami.

Dzięki temu, że można teraz dane za dowolny okres, pobrać z systemu finansowo księgowego, księgowy może dysponować nimi swobodnie, traktując je jako źródło danych do własnych raportów. Ponadto, warto znać i dbać o zawartość plików JPK, ponieważ właśnie dane w tych plikach, są obecnie przedmiotem kontroli i to nie tylko organów skarbowych, ale także biegłych czy audytorów.

Przykład sporządzenia prostego raportu, który jest zasilany danymi z pliku JPK_KR, został przedstawiony poniżej. Aby go wykonać, w pierwszym kroku, należy otworzyć czysty arkusz Excela, a następnie przeciągnąć w jego obszar, plik JPK_KR wcześniej wygenerowany z programu finansowo księgowego. Dla tych, którzy chcieliby w oparciu o ten opis utworzyć własny raport, a nie mają skąd wygenerować pliku JPK_KR, w załączonych plikach do tej publikacji, znajduje się także plik ćwiczebny (JPK_KR. xml). Dołączony plik zawiera dane od 1.01.2020 roku, do 31.12.2020, czyli za cały rok. Okres, jakiego dotyczą dane, można sprawdzić w kolumnach G i H na zakładce JPK (rys. 4).

Mając tak przygotowany arkusz, można już przystąpić do pracy nad swoim raportem. W przykładowym raporcie będą zaprezentowane różne funkcjonalności, które można później wykorzystywać w innych rozwiązaniach. Na rys. 5 wykorzystano formuły: SUMA. WARUNKÓW i JEŻELI.