Bezpłatny fragment - Projekty przynoszące oszczędności

Wprowadzenie do Six Sigma — DMAIC

W dzisiejszym wpisie przechodzimy do konkretów. Będę omawiać jedno z narzędzi, które może być dla nas bardzo przydatne w drodze do mistrzostwa ciągłej poprawy. Opowiem dziś pokrótce o metodzie Six Sigma. Dzisiejszy wpis rozpoczyna cykl, w którym będę chciał się skupić na kolejnych etapach tego podejścia. Chcę was wprowadzić do tej metody.

W połowie. Toyota wykorzystując metodę Lean Six Sigma, zaczęła podbijać rynek amerykański.

Sekret Six Sigmy

Siłą Six Sigmy jest metodologia, podejście, logika w rozwiązywaniu kolejnych zadań. Inżynierowie Motorolli, którzy w połowie lat 80-tych poprzedniego wieku wprowadzili tę metodę jako remedium na konkurencję japońskich firm, nie odkryli nic nowego. Oni po prostu sięgnęli po istniejące narzędzie jakościowe, poukładali je w odpowiedniej kolejności i stworzyli projekty składające się z pięciu faz. Toyota zaś wykorzystując metodę Lean Six Sigma, zaczęła podbijać rynek amerykański. Dlatego chcę wam dziś opowiedzieć o projektach zwanych DMAIC.

Analyze i Improve

Być może się zdziwicie, dlaczego nie będę chciał omawiać faz projektów Six Sigma od pierwszej fazy. Zacznę jednak od faz środkowych, które są najważniejsze.

Kiedyś wspominałem, że rozwiązywanie problemów polega na zadawaniu pytań. W Six Sigmie są dwie fazy, w których te pytania się zadaje. To są najważniejsze fazy w projekcie Six Sigma. Pierwszym pytaniem jest pytanie dlaczego?, drugim zaś pytanie jak? Pierwsze z nich zadajemy w fazie Analyze, natomiast drugie w fazie Improve.

Faza Analyze jest fazą, która różni się w projektach Six Sigma od innych projektów, ponieważ Six Sigma kładzie nacisk w niej na statystyczną różnicę w procesie w wyniku zmiany jakiejś przyczyny. Tylko statystycznie udowodniony wpływ przyczyny na problem w projekcie czy w procesie może skutkować tym, że w fazie Improve będziemy się zastanawiali jak tę przyczynę problemu rozwiązać. Te dwie środkowe fazy są najważniejsze. Wszystko to, co się dzieje w projekcie Lean Six Sigma i wszystkie inne fazy są podporządkowane tym dwóm fazom — Analyze i Improve.

Define i Measure

Pamiętajcie, że obie te fazy bazują na burzy mózgów. Do burzy mózgów zaś są niezbędne rzetelne dane. Dlatego w projektach DMAIC przed fazą Analyze są dwie fazy, które zapewniają nam odpowiednią ilość i jakość danych do tego, aby ją przeprowadzić.

Pierwsza jest to faza Define, w której definiuje się klienta, jego oczekiwania, zakres projektu i to, co musi być zrobione. Kolejną fazą jest faza Measure, w której dbamy o to, aby dane wykorzystywane w fazie Analyze były rzetelne, prawidłowe i żeby można im było zaufać. Faza Define jest po to, aby nie popełniać błędu i skupiać się nie na problemach, lecz na konkretnych rzeczach. Zaś faza Measure jest po to, żeby ufać danym i aby można było obronić projekt w każdej chwili.

Pamiętajcie: Delta zależy od oczekiwań klienta i od zmierzonych efektów naszej pracy. Te dwie pierwsze fazy są po to, żeby mieć pewność co do Delty. Później szukamy przyczyn i rozwiązań.

Control

Na końcu jest jeszcze jedna faza. Po fazie Improve mamy już załatwioną sprawę i rozwiązany problem. Delta powinna być równa zero, co oznacza, że spełniamy oczekiwania klienta. Pamiętacie, co robimy w momencie, kiedy rzeczywiście te oczekiwania realizujemy? Wykonujemy wówczas tylko i wyłącznie fazę Control i standaryzację. Dlatego też na końcu jest faza, która spina klamrą wszystkie nasze działania. Tym samym daje nam narzędzie do tego, żebyśmy kontrolowali proces po tych zmianach oraz same zmiany i abyśmy standaryzowali te zmiany, a tym samym dopełnili cały cykl DMAIC.

D+M+A+I+C

Podsumujmy: mamy fazę Define, Measure, Analyze, Improve i Control, czyli tzw. DMAIC. I to jest właśnie cała Six Sigma. Jej siła jest w kolejności, siła jest w logice, siła jest w pokonaniu tych wszystkich pięciu etapów po kolei bez omijania czegokolwiek.

Define

Kontynuuję opis poszczególnych faz projektu Lean Six Sigma, czyli DMAIC. Zapraszam do zapoznania się z fazą Define.

Zadania ASAP

Pewnie wielokrotnie w waszej pracy spotkaliście się z taką sytuacją, że szef przychodzi do któregoś z waszych kolegów czy koleżanek, rzuca na biurko temat i mówi: Ma to być załatwione! Rozwiąż ten problem. Kolega czy koleżanka w pocie czoła od razu przystępuje do akcji i zaczyna rozwiązywać powierzoną kwestię, odsuwając przy tym wszystkie inne dotychczasowe zadania na bok.

Jeszcze częściej zdarza się, że klient wewnętrzny bądź szef zleca wam ten problem z terminem realizacji ASAP. Magiczne as soon as possible z reguły „mrozi” wszystkich, których dotyczy.

Czy wiecie, że…

jeżeli w jakiejkolwiek sytuacji delegujecie zadanie na waszego dostawcę z terminem ASAP, odkładacie tak naprawdę decyzję o terminie realizacji na jego ręce.

Dlatego jeśli delegujecie cokolwiek komukolwiek, kierujcie się zasadą SMART (specyficzny, mierzalny, ambitny, realny i terminowy). To właśnie „T” w tej zasadzie odnosi się do określenia terminu realizacji.

Czas wykorzystany optymalnie

Jaka jest istota pierwszej fazy w DMAIC — fazy Define? Zanim o tym powiem, chciałbym zaznaczyć, że główna siła projektów Lean Six Sigma leży w konsekwencji i w logicznym ułożeniu kolejnych ćwiczeń w taki sposób, że to one tak naprawdę determinują i wskazują wam kolejne kroki działania. Powoduje to, że w projektach Six Sigma nie robimy nic, co nie jest potrzebne czy nie ma sensu. Nie marnujemy czasu na coś, co nie przynosi żadnej wartości dodanej.

Projekt wyselekcjonowany

Pierwsze fazy — Define i Measure — są pierwszymi etapami, w których weryfikujemy czy w ogóle dany projekt warto rozpocząć. Projekty Lean Six Sigma trwają najczęściej dość długo. Często są skomplikowane. Zajmują czas zarówno lidera projektu, jak też całego zespołu. Dlatego też trzeba rozsądnie decydować, który projekt jest wart tego całego zachodu.

W fazie Define występuje taki pierwszy punkt kontrolny, w którym lider projektu może powiedzieć osobie zlecającej realizację projektu (klientowi, sponsorowi), że nie ma sensu iść dalej, gdyż nie jest to temat warty Lean Six Sigmy.

Czy problem jest problemem?

Co jest weryfikowane w fazie Define? Pamiętacie koncepcję Delty, gdzie to właśnie ona wskazuje na prawdziwy problem? Deltę trzeba definiować, mając przede wszystkim dwie informacje: o kliencie i jego oczekiwaniach oraz o efektach naszej pracy. W fazie Define jest weryfikowany dokładnie ten jeden element, czyli to, czy ja rzeczywiście opieram moją teorię o pojawieniu się problemu o prawdziwego klienta i jego rzeczywiste oczekiwania. Bardzo często problemem nazywamy sytuację, które jedynie wydaje się nim być. Pamiętajcie, że zawsze dążymy za oczekiwaniami klienta. To jest najważniejsze!

Weryfikacja poprzez SIPOC