Bezpłatny fragment - Project Managerka

3 najgłupsze błędy kierownika projektu

Czytasz czasami o wpadkach kierowników projektów i myślisz “ale cienias, przecież to było do przewidzenia”? Albo “chyba trzeba być nieprzytomnym, żeby nie dostrzec dokąd takie działania mogą doprowadzić”? No więc u mnie było podobnie. Łatwo dostrzega się cudze błędy i niewłaściwe praktyki. Zauważenie ich u siebie jest o wiele trudniejsze.

Niniejszy artykuł jest dla mnie bardzo ważny. Zaglądam bowiem głęboko za kulisy ostatnich 6 miesięcy mojego życia. Po co? Chcę ustrzec Cię przed pewnymi błędami, które bardzo łatwo popełnić. A których jeszcze łatwiej można uniknąć.

Projekt Kreatorka Jutra uruchomił lawinę pozytywnej energii w całym wszechświecie. Dziesiątki wiadomości, setki pomysłów, kilkanaście osób w zespole i przynajmniej dwa razy tyle uruchomionych projektów. Kreatorka Jutra to naprawdę świetny przykład, (do tego bardzo aktualny i świeży), na którym pokażę Ci w wymiarze praktycznym jakie błędy popełniłam jako Kierownik Projektu, a raczej całego portfela projektów.

1. Za dużo uruchomionych inicjatyw jednocześnie

2. Zbyt szybkie przejście do fazy realizacji (z pominięciem, lub zbytnim skróceniem fazy planowania)

3.Harmonogram nie uwzględnia czasu na myślenie

Zacznijmy od początku.

Za dużo uruchomionych inicjatyw jednocześnie

Kiedy kurs on-line Kreatorka 2015 zaczął zbierać żniwa i do społeczności dołączały nieraz setki Kobiet dziennie (tak, naprawdę były takie dni), a ja byłam jedyną koordynatorką przedsięwzięcia — trzeba było podjąć decyzję liderki: rozwijam to, czy zwijam? Wybrałam pierwszą drogę; rozwinęłam zasięg i przede wszystkim utworzyłam zespół projektowy. Kilkunastoosobowy. Tyle skumulowanej, dobrej, kobiecej energii nie doświadczyłam nigdy wcześniej w moim życiu, czułam że rosnę.

Szybko przyszła pierwsza zadyszka. Pedałowanie na pełnych obrotach w kilkunastoosobowym gronie i uruchomienie na raz tylu działań musiało poskutkować zmęczeniem. Możesz zapytać, po co w takim razie zainicjowałyśmy tak wiele projektów. Powód był prosty — żeby każda członkini zespołu miała w nim “coś swojego”, coś co ją kręci, rozwija, bawi. Pamiętajmy, że wszystkie działamy jako wolontariuszki. W takiej sytuacji warto znajdywać w sobie wewnętrzne motywatory, które pomagają być w projekcie.

Ważne jest coś jeszcze. Uruchomienie fazy koncepcyjnej w projekcie nie oznacza jeszcze, że jesteś pewna, że MUSISZ zrealizować ten pomysł do końca. Dobrze zarządzany portfel wielu inicjatyw i pomysłów nie zrobi Ci krzywdy. Wręcz przeciwnie. Możesz dzięki temu mieć szersze spojrzenie na całość przedsięwzięcia i podjąć lepsze decyzje o losach poszczególnych działań. Taki miałam plan i zrealizowałam go perfekcyjnie. Równoległe działania na kilkunastu tematach pokazały, w których z nich nasz zespół świetnie sobie poradzi, a do których brakuje nam zasobów.

Dlatego nie przestrzegam Cię przed uruchamianiem dużej ilości równoległych działań. Ale zawsze zapewnij sobie do tego odpowiednie zasoby i ustal ze wszystkimi członkami zespołu określone zasady współpracy, komunikacji i raportowania. To uratuje Was przed chaosem.

Zbyt szybkie przejście do fazy realizacji

Na moich szkoleniach z tematyki zarządzania projektami zawsze trąbię o tym do znudzenia. Czytałam o tym w dziesiątkach materiałów specjalistycznych. A kiedy ktoś mi o tym mówi w pracy — czuję się prawie obrażona, że śmie mi o czymś tak oczywistym w ogóle przypominać. Nie powstrzymało mnie to jednak przed popełnieniem tego błędu na własnym projektowym podwórku.

Wiem, dlaczego tak zrobiłam. Ale nie zmienia to faktu, że to była błędna decyzja. W moim przypadku było to realizowanie projektu płynącego z serca, z ogromną pasją i radością, zmieniającego życie wielu osób na lepsze. Zupełnie nie pasowały mi do tego sztywne zasady odpowiednie dla projektów korporacyjnych czy stricte biznesowych (które robię na co dzień). Tak bardzo dałam się pochłonąć robieniu pasjonujących rzeczy, że zapomniałam o niektórych fundamentach działania przed startem, np.:

1.zbadanie potencjału przedsięwzięcia

2.inwentaryzacja zasobów, którymi dysponuję i ew. uzupełnienie braków

2.zbadanie motywacji i możliwości wpływania głównych interesariuszy (czyli osób, które mają wpływ na projekt, albo na które on wpłynie)

3.zaplanowaniu najważniejszych działań i punktów decyzyjnych

4.potwierdzenie z zespołem, że chce i może realizować założony harmonogram

To oczywiście tylko niektóre z działań, które powinno się zrobić przed rozpoczęciem realizacji projektu. Wszystko zależy od jego skali i od składu Twojego zespołu projektowego (lub jego braku). Jakkolwiek jednak nie wygląda Twoje przedsięwzięcie — jeśli nie zaplanujesz go — prosisz się o porażkę.

W naszym przypadku, przynajmniej dwa ważne dla naszego zespołu projekty zawiesiłyśmy, zanim dostarczyły nam zakładane rezultaty. Było trochę żalu, a u niektórych nieprzespane noce i stres. Ale jesteśmy silniejsze i mądrzejsze. Zyskałyśmy wiedzę, której nie dałby nam żaden podręcznik. Straciłyśmy tylko trochę zapału i czas. Ale to zasoby, które w tym projekcie da się odrobić.

Harmonogram nie uwzględnia czasu na myślenie

Zainicjowałyśmy kilkanaście projektów, ale w żadnym z nich nie zaplanowałyśmy czasu na myślenie i odpoczynek. A już na pewno nie zrobiłam tego ja, jako liderka całości. Spory błąd, który dużo mnie kosztował.

Kiedy tworzysz coś nowego, np. start-up, powinnaś pamiętać o tzw. czasu na myślenie. Brzmi miękko, a w rzeczywistości jest absolutnie fundamentalną kwestią. Jeśli uruchamiasz innowacyjne działania, albo robisz coś po raz pierwszy w życiu, to w Twoim harmonogramie powinny znaleźć się przestrzenie na podejmowanie decyzji. W tych miejscach, czyli konkretnych, określonych w czasie momentach, robisz przystanek. Odkładasz notes, odłączasz się od sieci, wyłączasz telefon. I analizujesz:

Czy Twój cel jest wciąż aktualny i Cię kręci?

Czy rezultat, który chcesz osiągnąć ma wciąż dobre uzasadnienie?

Czy masz niezbędne zasoby do realizowania najbliższych kroków planu?

Czy masz dobry plan?

Jeśli odpowiedzi Cię satysfakcjonują — dalej realizujesz swój plan. Jeśli nie — modyfikujesz plan, albo…

Zawieszasz projekt — być może za jakiś czas sytuacja się zmieni i uzasadnienie wykonywania dalszych działań się pojawi. Albo otrzymasz dostęp do zasobów, którymi nie dysponujesz w tej chwili (np. specjaliści danej dziedziny, narzędzie informatyczne, albo zwykła kasa). Wtedy “odwiesisz” projekt, wyjmiesz swoje notatki z szuflady i zaczniesz doprecyzowywać plan.

Zamykasz projekt — czyli podejmujesz decyzję, że nie ma sensu robić nic więcej. Robisz notatkę, w której piszesz w kilku zdaniach o powodach podjęcia takiej decyzji, załączasz dotychczasowe produkty i półprodukty prac i bez żalu idziesz dalej robić rzeczy, które mają sens.

Jak ustrzec się błędów w zarządzaniu projektami

Myślę, że nigdy nie ustrzeżesz się wszystkich błędów. Ale możesz zminimalizować ryzyko porażki, jeśli dobrze przygotujesz się do startu. Rozumiem przez to odhaczenie wszystkich punktów na poniższej check-liście:

Powołanie kompletnego zespołu projektowego. Po rozpoznaniu potrzeb i zidentyfikowaniu kompetencji, których będzie wymagało zrealizowanie projektu.

Stworzenie pięknej i motywującej wizji świata, który stworzymy dzięki realizacji projektu. Brzmi zbyt patetycznie? OK, to daj mi znać, jak robisz dobre projekty bez tego elementu. Bardzo mnie to ciekawi.

Stworzenie elastycznego planu projektu uwzględniającego przystanki na myślenie. Momenty decyzyjne są zwykle punktem w harmonogramie (czynnością o zerowym czasie trwania). Zachęcam do uwzględniania w harmonogram całych bloków czasowych na to działanie.

Porażka nie istnieje. Są tylko informacje zwrotne

Niektórzy kierownicy projektów, kiedy projekt im nie wychodzi, ubierają tę sytuację w strój “teraz jestem mądrzejszy”. Inny zgrabny wykręt to zyskanie informacji zwrotnych, które brzmią lepiej niż porażka. Ale nie o to w tym wszystkim chodzi. Chodzi o to, aby osiągnąć cele, które sobie założyliśmy na starcie. Im lepiej je dookreślisz i przygotujesz się na różne sytuacje na trasie — tym lepiej na tym wyjdziesz.

Projekt Kreatorka Jutra wchodzi na kolejny poziom, dzięki wnioskom, które wyciągnęłyśmy i lekcjom, które odrobiłyśmy. Mocniejsze, mądrzejsze i bardziej świadome ruszamy dalej. Z mniejszą ilością uruchomionych projektów (bo wiemy, które są naprawdę ważne i do których mamy teraz zasoby), z narzędziami do sprawniejszego planowania i z poszanowaniem naszego czasu wolnego i czasu niezbędnego na myślenie. I wiesz, znowu czuję, że żyję!

Masz podobne doświadczenia? A może podejmiesz się uzupełnienia mojej check-listy swoimi dobrymi praktykami?

Zapraszam Cię także do pozostałych tekstów z cyklu Getting Projects Done.

Czego nie uczą w szkole o zarządzaniu ludźmi?