Bezpłatny fragment - Opis stanowisk pracy

Miejsce i znaczenie opisów stanowisk pracy w ZZL firmy

Czym jest opis pracy i stanowiska?

Opis stanowiska pracy jest ujednoliconym dla całej firmy narzędziem mającym na celu rejestrację i uporządkowanie zakresu wykonywanych zadań przez pracowników, o określonych umiejętnościach i kwalifikacjach.

Dzięki dokładnemu opisowi stanowiska pracy, każda z zainteresowanych osób ma jasność odnośnie niezbędnych wymagań, zakresu powierzonych zadań i czynności, a także ponoszonej na stanowisku odpowiedzialności. Jest to również jasny obraz wszystkich wymagań formalnych i kwalifikacyjnych, jakie dana osoba musi spełnić, by w sposób właściwy wykonywać swoją pracę.

Ważna koncepcja — praca; nie osoba

Opis stanowiska pracy dotyczy obszarów związanych ze stanowiskiem, a nie osoby, która aktualnie je zajmuje. Zatem nie odnosimy się tutaj do człowieka z punktu widzenia jego umiejętności, preferencji, oczekiwań i kompetencje, ale patrzymy na te aspekty z punktu widzenia firmy jako organizacji i stanowiska jako komponentu tej organizacji.

Innymi słowy: Opis stanowiska pracy — to dokument organizacyjny zawierający informacje dotyczące stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zadań na danym stanowisku, odpowiedzialności i wymaganych kompetencji.

Warto pamiętać, że opis stanowiska pracy jest pojęciem szerszym, niż zakres obowiązków na stanowisku. Informacje w nim zawarte stanowią bowiem punkt wyjścia do działań w takich obszarach Zarządzania Zasobami Ludzkimi jak np:

— Rekrutacja i selekcja kandydatów;

— Oceny okresowe;

— Planowanie i realizacja szkoleń;

— Planowanie ścieżek kariery i rozwoju;

— Kształtowanie wynagrodzeń;

— Projektowanie zmian w organizacji.

Rekrutacja i selekcja

Praktyka podpowiada, że ogłoszenie o naborze powinno zawierać również wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Dla celów rekrutacji opis stanowiska wymienia zadania na stanowisku oraz kompetencje i formalne kwalifikacje wymagane od osób poszukiwanych na to stanowisko.

Warto zauważyć, że opis stanowiska pracy może być tak skonstruowany, że niemal automatycznie możliwe staje się wypełnienie takich części typowych ogłoszenia rekrutacyjnego jak:

— nazwa stanowiska,

— miejsce pracy,

— główne zadania,

— wymogi niezbędne,

— wymogi dodatkowe,

— ewentualne korzyści dodatkowe (awanse, świadczenia, itp.)

Oceny okresowe

Jeśli opisane stanowiska pracy można dzięki temu podzielić na określone grupy (np. stanowiska specjalistyczne, koordynujące, itp.) warto rozważyć ustalenie zestawu kryteriów oceny dla poszczególnych z nich i przyjąć je jako obowiązujące w firmie. Dzięki temu możliwe stanie się porównanie wyników ocen — przynajmniej w poszczególnych grupach stanowisk. Może to mieć kapitalne znaczenie w działaniach typu: planowanie ścieżek kariery, planowanie szkoleń, etc. Efekt ten możliwy jest do wzmocnienia, jeśli w systemie ocen pracownik odnajdzie kompetencyjne kryteria ocen, które wprost nawiązywać będą do tych kompetencji, które znajdują się w profilu kompetencyjnym stanowiska/grupy stanowisk.

planowanie zmian organizacyjnych

Opis stanowiska pracy wskazuje miejsce stanowiska w organizacji firmy oraz określa wpływ stanowiska na efekt końcowy realizowanych zadań. To umożliwia zastosowanie tego dokumentu przy planowaniu zadań zespołowych oraz indywidualnych. Może być również pomocny w opisywaniu procesów zachodzących w firmie lub dziale danego typu (np. produkcja).

W przypadku zmian organizacyjnych, opisy stanowisk pracy mogą zostać wykorzystane w procesie projektowania nowych lub zmodyfikowania obecnie istniejących stanowisk.

Określenie celu istnienia stanowiska umożliwia pogrupowanie stanowisk w organizacji ze względu na obszar jakiego dotyczą zadania wykonywane na stanowisku — stanowi to pomoc w uporządkowaniu struktury firmy/działu jak również opisywaniu procesów jakie w nim zachodzą.

Planowanie szkoleń i ocena ich efektywności

Sam opis stanowisk pracy nie stanowi jedynego źródła informacji przydatnego w planowaniu szkoleń i oceny ich efektywności.

Dysponując opisami stanowisk można precyzyjnie określać potrzeby szkoleniowe. Z opisu stanowiska wynikać będzie bowiem zakres wiedzy i umiejętności jakie osoba zajmująca dane stanowisko powinna posiadać.

Planowanie rozwoju

Właściwie sporządzone opisy stanowisk stanowią dobrą podstawę do planowania ścieżek rozwoju w poszczególnych zespołach/działach, pozwalając na stworzenie przejrzystego i łatwego do zrozumienia przez pracowników firmy potencjalnego scenariusza ich funkcjonowania w organizacji.

Ujednolicenie schematu sporządzania opis może obejmować również opis potencjalnych ścieżek awansu stanowiskowego i/lub specjalizacyjnego. Dzięki tym informacją można bowiem łatwo określić jakiego typu wiedzę, doświadczenia i kwalifikacje należy zdobyć, aby móc ubiegać się o awans stanowiskowy lub rozpocząć nową drogę w nowej specjalizacji.

System wynagrodzeń zasadniczych

Opis stanowiska, to kluczowe źródło informacji o stanowiskach w przypadku budowania systemu wynagrodzeń zasadniczych w oparciu o wartościowanie stanowisk pracy. Dzięki oparciu procesu wartościowania o informacje zawarte w opisach można zobiektywizować ten proces. Opis stanowisk może być przydatny przy ustalaniu wynagrodzeń na danym stanowisku i/lub budowaniu całego systemu w oparciu o opisane w nim na przykład takie parametry jak:

— poziomy umiejętności

— poziomy uprawnień

— charakter pracy

— środowisko pracy (np. zagrożenia, wysiłek fizyczny, wysiłek psychiczny)

— odpowiedzialności (np. finansowa; nadzorcza)

— poziom wykształcenia (jeśli ma mieć wpływ na poziom wynagrodzenia).

W przypadku planowania podwyżek wynagrodzeń i/lub systemów premiowych, opis stanowiska również może być waźnym źródłem informacji. Przy ustalaniu zasad podwyżek można bowiem na podstawie opisów stanowisk ustalić, które z opisywanych parametrów powinny mieć największy wpływ (być brane pod uwagę) przy ustalaniu poziomu podwyżki.

Z kolei budowanie systemu premiowego i zarządzanie nim może wiązać się z analizą opisów stanowisk pracy z punktu widzenia efektywności podejmowanych przez danego pracownika działań. Rodzaj, poziom i jakość ich wykonania mogą stanowić dobry punkt wyjścia do budowania i zarządzania wynagrodzeniami zmiennymi w firmie i na poszczególnych stanowiskach pracy.

Oceny okresowe pracowników (w tym realizacja zadań)

Opisy stanowisk w zestawieniu z wynikami poszczególnych pracowników w procesie oceny mogą pomóc w:

— określeniu celów osiągniętych i celów na przyszłość,

— określaniu standardów wyników i ich realizacji,

— ustalaniu i korygowaniu kryteriów ocen okresowych,

— określaniu długość okresów próbnego,

— określaniu wykonywaniu zadań i obowiązków mających podlegać ocenie,

— określaniu wpływu poszczególnych zadań i obowiązków na wynik oceny (wagi).

Miejsce i znaczenie opisów stanowisk pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi — podsumowanie

Projektowanie zawartości opisu stanowiska pracy

Co oznacza „projektowanie” opisu stanowiska pracy?

Projektowanie opisu stanowiska pracy oznacza ustalenie obszarów, które mają podlegać opisowi oraz wygląd formularza, w którym wszystkie te dane mają być zapisane.

Przystępując do tego działania należy pamiętać, że gotowy opis stanowiska pracy powinien dawać odpowiedzi na następujące kluczowe pytania:

1. Jakie i o jakim charakterze są relacje z innymi, a związane z podległością służbową? (wyjaśnia podległości stanowiska i pod to stanowisko)

2. Jakie są kluczowe zadania i obszary wyników na tym stanowisku?

3. Jakie są specyficzne uprawnienia na tym stanowisku? (Co daje obraz roli stanowiska w organizacji)

4. Jakie narzędzia, materiały i wyposażenie są użyte, aby wykonać zadania w pracy na danym stanowisku?

5. Jakie metody albo/procesy są stosowane, aby wykonać zadania w pracy na danym stanowisku?

6. Co jest rozumiane jako rezultaty pracy, według których pracownik na tym stanowisku będzie oceniany? (czyli wskaźniki efektywności — KPI)

7. Jakie zachowania, umiejętności, wiedza i doświadczenie są najważniejsze dla osiągania kluczowych wyników i rezultatów? (Co daje obraz określonych kompetencji koniecznych dla osiągania wymagań stawianych przez pracę na tym stanowisku)

8. W jakim środowisku odbywa się praca?

Jakie obszary i zagadnienia powinien obejmować opis stanowiska pracy?

Niestety, nie ma jednego uniwersalnego i „najlepszego” wykazu obszarów i zagadnień, które powinien zawierać opis stanowiska pracy. Brak takiego modelu wynika z różnych przyczyn, specyficznych dla każdej firmy/struktury organizacyjnej — to znaczy:

— celu przygotowania opisów stanowisk,

— specyfiki branży i struktura organizacyjna, w której funkcjonuje stanowisko,

— planowanych powiązań i zastosowań w innych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi,

— aktualnych i przyszłych potrzeb danej organizacji.

W oparciu o dostępne przykłady opisów stanowisk z firm biznesowych oraz administracji publicznej można jednak stworzyć listę najczęściej pojawiających się obszarów i zagadnień ujętych w opisie stanowiska pracy. Zestawienie to pokazuje poniższa tabela. Oczywiście jest to wykaz potencjalnych informacji — rolą firmy jest tutaj dokonanie wyboru rodzaju informacji, które powinny być przyjęte dla całej organizacji.

Metody zbierania i analizy informacji do przygotowania opisu stanowiska pracy

Istnieje pięć najczęściej stosowanych metod zbierania i analizy informacji pozwalających w efekcie sporządzić opis stanowiska. Można je stosować oddzielnie lub w połączeniu. Są to:

1. Przeglądy istniejących wcześniej opisów stanowisk

2. Wywiady bezpośrednie — „180 stopni”

3. Panele specjalistyczne

4. Listy kontrolne czynności do wykonania (opisy procesów)

5. Obserwacje

Bez względu na przyjętą metodę pracy należy pamiętać, że opisy mają dać zainteresowanym przejrzysty kwestionariusz, zidentyfikować obowiązki i zadania pracy, potrzebne kompetencje, odpowiedzialność, uprawnienia, stosowane wyposażenie, opis relacji z innymi oraz wymagań formalnych i środowisko pracy.

Przeglądy istniejących wcześniej opisów stanowisk

Polega na przejrzeniu i analizie istniejących opisów stanowisk pracy. Mogą to być opisy istniejące w danej organizacji oraz pozyskane z zewnątrz.

Wywiady bezpośrednie — „180 stopni”

Polega na rozmowie z określonymi pracownikami na temat danego stanowiska według ustalonej struktury rozmowy. Pracownicy, z którymi prowadzone są wywiady, to: osoba zajmująca dane stanowisko oraz bezpośredni przełożony stanowiska.

Panel specjalistów

Metoda polega na moderowanej rozmowie z wybranymi pracownikami na temat danego stanowiska. Osoby zapraszane do udziału w panelu mogą reprezentować potencjalnie następujące role wobec opisywanego stanowiska: