Bezpłatny fragment - Negocjacje handlowe

Wstęp

Negocjacje handlowe stanowią metodę osiągania porozumienia z jednym lub wieloma partnerami w określonej kwestii, w zakresie umów handlowych, sposobów i metod współpracy. To sposób na uzyskanie kompromisu, gdzie interesy wszystkich stron zostają pogodzone na rzecz realizacji wspólnego celu. Negocjacje są sztuką z tego powodu,

iż ostatecznie rozmowy prowadzone są przez konkretne osoby, przedstawicieli firm, od których umiejętności zależy powodzenie prowadzonych negocjacji. Nieodpowiednia taktyka, manipulacje, złe założenia i metody mogą doprowadzić do negatywnych następstw dla całego przedsiębiorstwa czy grup firm. Negocjacje, jako pojęcie istnieje od zarania dziejów ludzkości. Stanowiły one narzędzie wojny i pokoju już w okresie starożytności.

Częstow tamtym okresie historycznym negocjacje niezadowalające dla jednej ze strony były powodem wojny. Negocjacje handlowe również stanowiły od wieków wyraz zdolności kupców do handlu, sprawiając, iż jedni bogacili się a inni tracili zyski. Negocjacja jest to, zatem pewnego rodzaju sztuka, zdolność do podejmowania ryzyka. Musi ono jednak być skalkulowane. To również umiejętność wzajemnego komunikowania, które przynosi obu stronom korzyści. Wykorzystanie zdolności psychologicznych oraz atutów, które istnieją w danym momencie pozwala na wynegocjowanie możliwie najlepszych warunków umowy.

Negocjacje jako narzędzie biznesu zyskują na znaczeniu, dzięki globalizacji rynków. Dzięki wymianie handlowej między firmami reprezentującymi różne kultury coraz częściej potrzebne są również specyficzne umiejętności i wiedza w zakresie negocjacji w środowisku multikulturowym. W ogólnym wymiarze negocjacje w wymiarze globalnym odnoszą się do wymiaru środowiskowego, klimatu politycznego, uwarunkowań prawnych i społecznych. To proces, który opiera się o werbalne i niewerbalne strategie. W tym kontekście celem niniejszego opracowania jest przedstawienie podstawowych zagadnień w zakresie uwarunkowań, przebiegu oraz innych zasadniczych aspektów problematyki negocjacji handlowych w biznesie. W odniesieniu do źródeł wykorzystanych na potrzeby niniejszej pracy w szczególności oparto się na literaturze przedmiotu oraz innych opracowaniach naukowych.

Definicja negocjacji

Negocjacje stanowią bez wątpienia interakcji społecznej, gdzie strony w ramach procesu negocjacyjnego starają się zdefiniować wzajemne relacje w kontekście handlowym. Istotą negocjacji jest współdziałanie, to złożony proces komunikacyjny, w który strony angażują się, aby uzyskać coś od drugiej strony, starają się zmienić przekonania i zachowania w sposób, który umożliwi osiągnięcie porozumienia. Wbrew pozorom, zakres rzeczowy prowadzonych negocjacji nie ogranicza się wyłącznie do treści umów, zasad współpracy czy warunków przejęcia drugiej firmy, mediacji w zakresie ugody w sporze czy kwestii ustalenia ceny sprzedaży lub kupna.

Prowadzenie negocjacji wymaga odpowiedniego przygotowania, dogłębnej analizy wszystkich kwestii i konotacji, które mogą wpływać na treść rozmów. Należy brać pod uwagę zarówno kwestie formalne, prawne, uwarunkowania otoczenia w którym biznes funkcjonuje, wpływu podejmowanych decyzji na inne podmioty, na pozycję negocjujących stron, a nawet na możliwe straty i zyski zależnie od ostatecznego kompromisu. Wreszcie, negocjacje powinny dotyczyć takich kwestii, które podlegają tego rodzaju formie konsensusu, może bowiem dojść do sytuacji, w której druga strona domaga się takich zachowań, jak zmiana wartości prezentowanych przez firmę, czy dokonania działań wątpliwych moralnie i etycznie. Negocjacje co do zasady mogą być realizowane w ramach stosunków dwustronnych. Szczególną ich formą są negocjacje wielostronne. Wówczas ich uczestnikami jest wiele podmiotów, co jednak wiąże się ze skomplikowaniem procesu interakcji. Wreszcie, negocjacje mogą przyjmować charakter formalny. Wówczas zwykle są kierowane i nadzorowane przez osobę, która pełni funkcje moderatora, regulującego przebieg rozmów.

Wówczas negocjacje oparte są o przyjęte uprzednio zasady i reguły. Mogą one zostać uzupełnione formą nieformalnych negocjacji, opartych o paraprywatne spotkania. Negocjacje co do zasady charakteryzują się również istnieniem konfliktu interesów, strony posiadają sprzeczne cele lub pragną osiągnąć pewne korzyści, a wejście w proces negocjacji staje się wynikiem przekonania, że strony są w stanie wzajemnie wypracować jedno stanowisko. To świadomy proces, który w wymiarze handlu jest wykorzystywany w bardzo rozmaity sposób. Negocjacje prowadzone są na każdym poziomie, od lokalnych firm i ich stowarzyszeń, poprzez koncerny międzynarodowe, państwa, organizacje które zrzeszają państwa różnych regionów.

Negocjacje stanowią zatem interakcyjny proces decyzyjny, jest to również sposób na moderowanie konfliktu między różnymi podmiotami, dający możliwość osiągnięcia porozumienia, to również proces komunikacji i wymiany oraz tworzenia wartości. Negocjacje handlowe bez wątpienia stanowią instrument zarządzania firmą, obejmując zarówno te sytuacje, gdzie firma jest środowiskiem negocjacji jak i te, gdzie jest ich stroną. Negocjacje stricte handlowe co do zasady realizowane są między firmą a jej zewnętrznymi interesariuszami, jak dostawcy, odbiorcy, kooperanci. Negocjacje takie mogą również być prowadzone w ramach różnej prawnej formy zrzeszającej różne, kooperujące ze sobą podmioty gospodarcze, w celu ustalenia różnych sfer działania.

Czynnikami, które wpływają na proces negocjacji, stanowią nie tylko konkretne rozwiązania. To również środowisko negocjacyjne, zatem miejsce, w którym negocjacje są prowadzone, język negocjacji. Również istotną rolę w zakresie uwarunkowań negocjacji odgrywa środowisko, w tym system prawny, biurokracja panująca w danym państwie, różnice polityczne i ideologiczne, różnice kulturowe. Negocjacje handlowe zależeć mogą również od takich czynników, jak koniunktura gospodarcza i jej uwarunkowania, zasady rynku walutowego, kondycja innych firm sektora, stabilność systemu politycznego w miejscu, gdzie działania handlowe są podejmowane.

Proces negocjacji

Prawie zawsze skuteczne negocjacje obejmują znacznie więcej niż dialog z drugą stroną. Proces negocjacji obejmuje szereg kroków i posunięć, które powinny być realizowane w określony sposób i w określonej kolejności. Pominięcie części posunięć lub niewłaściwe ich przeprowadzenie może bardzo zmniejszyć skuteczność negocjacji. Jeszcze zanim się zaczną właściwe rozmowy, trzeba wykonać, co najmniej dwa posunięcia: przygotować się merytorycznie i wytworzyć w sobie właściwe nastawienie. Jest to etap przed negocjacyjny, w literaturze przedmiotu nazywany również fazą przygotowania. Następnym krokiem jest prowadzenie rozmów, niektóre szkoły negocjacji rozbijają tą fazę na dwie jej przyporządkowane: otwarcie, rozpoczęcie rozmów, które jest początkiem spotkania ludzi, a także momentem podania pierwszych ofert, tworzących wyjściowe warunki przyszłego kontraktu, oraz prowadzenie rozmów: kolejne propozycje prowadzące do osiągnięcia porozumienia w sprawie ostatecznych rozwiązań. Ostatnim etapem jest faza zakończenia rozmów po przez przyjęcie warunków, realizacje oraz wprowadzenie w życie porozumienia.

Pierwsza z faz odnosi się do przygotowania negocjacji. Przeprowadzana jest zatem jest analiza własnych interesów, czyli zastanowienie się, po co negocjujemy i jakie cele chcielibyśmy osiągnąć. Precyzyjne określenie hierarchii interesów ułatwi wybór najlepszej oferty w trakcie negocjacji. W procesie tym wykorzystywana jet metodologia BATNA, co jest akronimem angielskiego skrótu Best Alternative To a Negotiated Agreement, co w wolnym tłumaczeniu oznacza najlepsza z alternatyw negocjowanego porozumienia. Przygotowując się do negocjacji powinniśmy wiele miejsca poświęcić na poznanie drugiej strony, czyli tego z kim będziemy negocjować. Rozpoznanie to dotyczy wielu aspektów. Powinniśmy się zastanowić na czym drugiej stronie może najbardziej zależeć, co jest dla niech najistotniejsze, jakie są ich faktyczne potrzeby.