Bezpłatny fragment - Najlepsze prompty AI

WSTĘP

Nie pytaj, co AI potrafi. Zapytaj, co może zrobić za ciebie.

Jeszcze niedawno sztuczna inteligencja była dla większości ludzi czymś odległym. Kojarzyła się z laboratoriami, programistami, skomplikowanymi algorytmami i technologią, o której można było czytać, ale której niekoniecznie można było używać na co dzień. Dzisiaj sytuacja zmieniła się całkowicie. Sztuczna inteligencja stała się jednym z najbardziej dostępnych narzędzi cyfrowych. Można z nią rozmawiać, przekazywać jej teksty, dokumenty i dane, prosić o analizę, porządkowanie informacji, przygotowanie treści, generowanie pomysłów, wyjaśnianie trudnych zagadnień czy pomoc w podejmowaniu decyzji. Nie trzeba być informatykiem. Nie trzeba znać programowania. Nie trzeba rozumieć, jak zbudowany jest model językowy. Trzeba natomiast nauczyć się jednej bardzo ważnej rzeczy: jak przekazać sztucznej inteligencji zadanie, które rzeczywiście ma dla nas znaczenie.

I właśnie temu poświęcona jest ta książka.

Nie jest to książka o tym, jak zachwycać się możliwościami sztucznej inteligencji. Nie chodzi w niej również o kolejną dyskusję na temat tego, czy AI zmieni świat. Świat już się zmienia. Znacznie ważniejsze pytanie brzmi: co ta zmiana może oznaczać dla ciebie?

Co możesz zrobić dzięki AI szybciej?

Co możesz zrobić lepiej?

Co możesz uprościć?

Czego nie musisz już zaczynać od pustej kartki?

Jakie zadania możesz częściowo albo całkowicie delegować?

Które czynności wykonywane każdego dnia są tak powtarzalne, że aż proszą się o pomoc?

To są pytania, które będą prowadzić cię przez kolejne strony.

Tytuł „Najlepsze prompty AI” może sugerować, że najważniejszym elementem tej książki będą same prompty. Oczywiście, znajdziesz ich tutaj bardzo dużo. Jednak sam prompt nie jest najważniejszy. Jest narzędziem. Najważniejsze jest zadanie, które za jego pomocą chcesz wykonać.

Możesz znać dziesiątki świetnych promptów i nigdy nie wykorzystać ich w praktyce. Możesz również znać tylko kilka podstawowych zasad tworzenia poleceń i dzięki nim zbudować setki własnych zastosowań. Dlatego celem tej książki nie jest nauczenie cię kilkuset zdań na pamięć. Celem jest pokazanie ci sposobu myślenia, dzięki któremu zaczniesz zauważać zadania nadające się do delegowania sztucznej inteligencji.

To bardzo ważna zmiana perspektywy.

Większość ludzi zaczyna korzystanie z AI od pytania: „Co ona potrafi?”

To naturalne. Chcemy wiedzieć, jakie są możliwości nowej technologii. Czy potrafi pisać? Czy potrafi tworzyć obrazy? Czy analizuje dokumenty? Czy zna się na programowaniu? Czy potrafi tłumaczyć? Czy może pomóc w pracy?

Ale jest to pytanie z perspektywy technologii.

Znacznie bardziej praktyczne jest pytanie z perspektywy człowieka:

„Co ja robię, czego AI może zrobić część za mnie?”

To niewielka zmiana słów, ale ogromna zmiana sposobu myślenia.

Jeżeli codziennie odpowiadasz na kilkadziesiąt wiadomości, nie musisz zastanawiać się, czy AI „umie pisać e-maile”. Lepiej zapytać, czy może pomóc ci przygotowywać pierwsze wersje odpowiedzi, skracać długie wiadomości, zmieniać ton wypowiedzi, porządkować informacje i tworzyć powtarzalne odpowiedzi.

Jeżeli regularnie tworzysz raporty, nie musisz pytać tylko, czy AI „umie robić raporty”. Możesz zastanowić się, czy potrafi uporządkować surowe dane, wyciągnąć najważniejsze informacje, przygotować strukturę raportu, wskazać anomalie, zaproponować wnioski albo przekształcić gotowy materiał w bardziej czytelną formę.

Jeżeli uczestniczysz w spotkaniach, możesz przestać myśleć o AI jako o ciekawostce technologicznej i zacząć traktować ją jako narzędzie pomagające przygotować agendę, uporządkować notatki, wyciągnąć ustalenia i stworzyć listę zadań.

Jeżeli uczysz się, AI może nie być tylko maszyną odpowiadającą na pytania. Może stać się nauczycielem, korepetytorem, egzaminatorem, rozmówcą, tłumaczem trudnych pojęć i partnerem do ćwiczeń.

Jeżeli prowadzisz firmę, może pomagać w przygotowywaniu ofert, analizowaniu informacji, tworzeniu procedur, planowaniu działań, obsłudze klientów czy przygotowywaniu materiałów marketingowych.

Jeżeli jesteś rodzicem, studentem, pracownikiem biurowym, przedsiębiorcą, nauczycielem, handlowcem, freelancerem albo po prostu osobą, która ma zbyt dużo rzeczy do zrobienia, możesz znaleźć dla AI zastosowania, których wcześniej nawet nie brałeś pod uwagę.

I właśnie dlatego ta książka nie została zbudowana wokół jednej branży.

Nie jest przeznaczona wyłącznie dla programistów.

Nie jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców.

Nie jest podręcznikiem dla specjalistów od nowych technologii.

Jest próbą odpowiedzi na znacznie bardziej uniwersalne pytanie: jakie zadania człowiek może dziś przekazać sztucznej inteligencji?

Oczywiście odpowiedź nie jest taka sama dla każdego.

To, co dla jednej osoby będzie niezwykle przydatne, dla innej może być zupełnie niepotrzebne. Dlatego 200 zadań przedstawionych w tej książce należy traktować nie jako listę obowiązkową, lecz jako katalog możliwości. Nie musisz wykorzystać wszystkich. Nie musisz nawet przeczytać każdego rozdziału od deski do deski, jeśli szukasz rozwiązania konkretnego problemu.

Możesz otworzyć książkę wtedy, gdy pojawi się potrzeba.

Masz trudnego e-maila? Poszukaj odpowiedniego zadania.

Musisz przygotować dokument? Zobacz, jak możesz wykorzystać AI.

Masz przed sobą długi tekst? Sprawdź, co można z nim zrobić.

Musisz coś przeanalizować? Zajrzyj do części poświęconej analizie.

Nie wiesz, jak zacząć projekt? Wykorzystaj AI do uporządkowania problemu.

Musisz przygotować się do rozmowy? Poproś sztuczną inteligencję o pomoc w stworzeniu scenariusza i przećwiczeniu różnych wariantów.

Masz wiele informacji i nie wiesz, od czego zacząć? Zamiast przeglądać je chaotycznie, możesz wykorzystać AI jako narzędzie do ich uporządkowania.

To właśnie oznacza praktyczne podejście do sztucznej inteligencji.

Nie chodzi o to, żeby używać jej cały czas.

Chodzi o to, żeby wiedzieć, kiedy warto jej użyć.

To ważne, ponieważ sztuczna inteligencja nie jest rozwiązaniem każdego problemu. Nie powinna zastępować ludzkiego osądu wszędzie tam, gdzie potrzebna jest odpowiedzialność, doświadczenie, empatia albo specjalistyczna wiedza. Nie każdą czynność warto automatyzować. Nie każdą decyzję warto przekazywać maszynie. Nie każdy dokument należy bezrefleksyjnie kopiować z odpowiedzi wygenerowanej przez AI.

Największa wartość sztucznej inteligencji nie polega na tym, że może zrobić wszystko.

Polega na tym, że może zrobić bardzo wiele rzeczy wystarczająco dobrze, aby człowiek mógł skupić się na tym, co wymaga jego uwagi.

To subtelna, ale fundamentalna różnica.

AI może przygotować pierwszą wersję tekstu, ale ty decydujesz, czy jest dobra.

Może przedstawić argumenty, ale ty oceniasz ich znaczenie.

Może uporządkować dane, ale ty odpowiadasz za ich właściwą interpretację.

Może zaproponować rozwiązanie, ale ty podejmujesz decyzję.

Może wskazać możliwe błędy, ale nie oznacza to, że znalazła wszystkie.

Dlatego w tej książce równie ważne jak samo korzystanie z AI będzie świadome korzystanie z AI.

Dobry prompt jest czymś więcej niż pytaniem.

To instrukcja.

Można go porównać do zlecenia przekazywanego współpracownikowi. Jeżeli powiesz komuś: „Przygotuj dokument”, ta osoba może nie wiedzieć, o jaki dokument chodzi, dla kogo jest przeznaczony, ile powinien mieć stron, jaki ma mieć charakter, jakie informacje powinien zawierać i kiedy ma być gotowy.

Jeżeli natomiast wyjaśnisz jej cel, odbiorcę, kontekst, wymagania, ograniczenia i oczekiwany rezultat, szansa na otrzymanie właściwego wyniku zdecydowanie rośnie.

Z AI jest podobnie.

Nie oznacza to, że każde polecenie musi być ogromne. Czasami wystarczy jedno zdanie. Innym razem potrzebny będzie cały zestaw instrukcji. Wszystko zależy od zadania.

Najważniejsze jest jednak to, aby AI wiedziała, co ma zrobić i po czym poznasz, że zrobiła to dobrze.

Dlatego podczas korzystania z książki warto zwracać uwagę nie tylko na treść gotowych promptów, ale również na ich konstrukcję. Zauważysz, że dobre polecenia bardzo często określają cel, przekazują kontekst, wskazują odbiorcę, określają format odpowiedzi, podają ograniczenia i wskazują, czego należy unikać.

To właśnie z tych elementów powstaje skuteczna instrukcja.

Z czasem zaczniesz je zauważać również w swoich własnych zadaniach.

Być może któregoś dnia pomyślisz: „To zadanie wykonuję co tydzień. Przecież mogę przygotować dla niego stały prompt”.

I to będzie jeden z najważniejszych momentów.

Bo najlepszy prompt to niekoniecznie najbardziej efektowny prompt.

Najlepszy prompt to taki, którego naprawdę używasz.

Jeżeli raz w miesiącu musisz przygotować określony raport i dzięki dobrze przygotowanemu poleceniu oszczędzasz godzinę, masz coś wartościowego. Jeżeli codziennie odpowiadasz na podobne wiadomości i AI pomaga ci przygotować ich pierwsze wersje, masz coś wartościowego. Jeżeli regularnie uczysz się nowych rzeczy i AI pomaga ci dostosować sposób nauki do twojego poziomu, również masz coś wartościowego.

Wartość AI mierzy się nie liczbą funkcji, które posiada.

Wartość AI mierzy się tym, ile realnych problemów pomaga ci rozwiązać.

Dlatego w tej książce znajdziesz 200 zadań, a nie 200 przypadkowych ciekawostek.

Każde zadanie ma być punktem wyjścia do praktycznego zastosowania.

Niektóre pomysły będą bardzo proste. Inne bardziej rozbudowane. Niektóre wykorzystasz w pracy. Inne w nauce. Jeszcze inne w organizacji codziennego życia. Niektóre będą przydatne raz na jakiś czas, a inne mogą stać się elementem twojej codziennej rutyny.

Nie traktuj jednak gotowego promptu jako czegoś nienaruszalnego.

To jeden z najważniejszych sposobów korzystania z tej książki.

Prompt należy dopasować do siebie.

Jeżeli prompt mówi o kliencie, a ty pracujesz z przełożonym, zmień kontekst.

Jeżeli podany jest konkretny format odpowiedzi, a tobie potrzebny jest inny, zmień go.

Jeżeli AI ma przygotować tekst dla specjalisty, a ty potrzebujesz tekstu dla początkującego odbiorcy, poinformuj ją o tym.

Jeżeli masz ograniczenie długości, dodaj je.

Jeżeli zależy ci na określonym stylu, opisz go.

Jeżeli masz przykładowy tekst, który pokazuje, czego oczekujesz, przekaż go jako wzorzec.

Właśnie dlatego nie należy bać się modyfikowania promptów.

Pierwsza wersja może być dobra.

Druga może być lepsza.

Trzecia może być już dokładnie dopasowana do twojego sposobu pracy.

Po pewnym czasie zaczniesz tworzyć własne warianty, a niektóre z nich będą prawdopodobnie znacznie lepsze od wersji wyjściowych.

W ten sposób powstaje osobista biblioteka promptów.

Może zaczynać się od kilku zapisanych poleceń.

Potem pojawi się kilkanaście.

Następnie kilkadziesiąt.

Po roku możesz mieć własny zestaw instrukcji, które odpowiadają konkretnie twojej pracy, twojej branży, twoim obowiązkom i twojemu sposobowi organizacji.

Taka biblioteka może stać się czymś znacznie cenniejszym niż zwykła kolekcja promptów.

Może stać się instrukcją obsługi twojego własnego sposobu pracy z AI.

Możesz mieć prompty do rozpoczęcia projektu, analizy materiałów, pisania, poprawiania, kontroli jakości, przygotowywania spotkań, podsumowywania informacji, tworzenia dokumentów czy planowania.

Możesz również tworzyć wersje dla konkretnych sytuacji.

Jeden prompt może służyć do przygotowania pierwszego szkicu.

Drugi do jego krytycznej analizy.

Trzeci do poprawy językowej.

Czwarty do skrócenia.

Piąty do stworzenia wersji dla innego odbiorcy.

W ten sposób pojedynczy prompt staje się częścią większego procesu.

A proces jest ważniejszy niż pojedyncza sztuczka.

Właśnie tutaj znajduje się jedna z największych różnic między okazjonalnym korzystaniem z AI a świadomym wykorzystywaniem jej możliwości.

Osoba korzystająca z AI okazjonalnie może raz na jakiś czas poprosić ją o napisanie tekstu.

Osoba, która nauczyła się budować własny system pracy, może wykorzystywać AI na wielu etapach tego samego zadania.

Najpierw do zebrania informacji.

Potem do ich uporządkowania.

Następnie do przygotowania pierwszej wersji.

Później do sprawdzenia błędów.

Na końcu do przygotowania finalnego materiału.

Nie oznacza to, że wszystko powinno zostać zautomatyzowane.

Wręcz przeciwnie.

Im więcej zadań przekazujesz AI, tym ważniejsza staje się umiejętność wyboru tego, czego jej nie przekazywać.

Nie należy bezrefleksyjnie kopiować do narzędzi AI poufnych danych, haseł, danych dostępowych, wrażliwych informacji czy dokumentów, których nie powinno się udostępniać. Zawsze trzeba znać zasady prywatności i sposób działania narzędzia, z którego korzystamy. Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do informacji dotyczących innych osób, klientów, pracowników czy organizacji.

Równie ważna jest kontrola merytoryczna.

AI może pisać bardzo przekonująco.

To jedna z jej największych zalet, ale jednocześnie jedno z największych zagrożeń.

Odpowiedź może wyglądać profesjonalnie, być logicznie skonstruowana i brzmieć bardzo pewnie, a mimo to zawierać błąd.

Dlatego trzeba pamiętać o prostej zasadzie:

Im ważniejsza jest konsekwencja błędu, tym dokładniej należy sprawdzić wynik.

Jeżeli AI pomoże ci wymyślić kilka nazw dla folderów, ewentualny błąd nie będzie miał większego znaczenia.

Jeżeli natomiast przygotowuje materiał dotyczący prawa, finansów, zdrowia, bezpieczeństwa, umowy, ważnej decyzji biznesowej czy danych klienta, potrzebna jest znacznie większa ostrożność.

AI może być świetnym asystentem.

Nie oznacza to, że powinna być ostatnią instancją.

To człowiek powinien pozostać odpowiedzialny za rezultat tam, gdzie odpowiedzialność ma znaczenie.

Warto również pamiętać, że AI nie musi być wykorzystywana wyłącznie do wykonywania zadań.

Może pomagać w myśleniu.

To prawdopodobnie jedna z jej najbardziej interesujących funkcji.

Możesz przedstawić jej problem i poprosić o różne perspektywy.

Możesz poprosić o wskazanie argumentów za i przeciw.

Możesz poprosić o znalezienie słabych punktów twojego planu.

Możesz poprosić o odegranie roli osoby, z którą będziesz prowadzić trudną rozmowę.

Możesz poprosić o stworzenie kilku możliwych scenariuszy.

Możesz używać jej jako partnera do burzy mózgów.

W takim zastosowaniu AI nie daje ci po prostu gotowej odpowiedzi.

Pomaga ci zobaczyć problem szerzej.

I właśnie dlatego warto traktować ją bardziej jak współpracownika niż jak automat z odpowiedziami.

Dobry współpracownik potrzebuje informacji.

Potrzebuje celu.

Potrzebuje instrukcji.

Potrzebuje informacji zwrotnej.

Czasami musi zadać pytanie.

Czasami trzeba poprawić jego pracę.

Czasami trzeba powiedzieć: „To nie jest to, czego potrzebuję. Spróbuj inaczej”.

Z AI jest podobnie.

Nie oczekuj, że pierwsza odpowiedź zawsze będzie idealna.

Naucz się prowadzić rozmowę.

Doprecyzowuj.

Koryguj.

Dodawaj informacje.

Zmieniaj wymagania.

Proś o alternatywy.

Sprawdzaj.

I przede wszystkim obserwuj, co działa.

W pewnym momencie zaczniesz zauważać, że najlepsze efekty nie pojawiają się dlatego, że znalazłeś „sekretny prompt”.

Pojawiają się dlatego, że nauczyłeś się dobrze definiować problem.

To umiejętność znacznie bardziej wartościowa.

Bo technologia będzie się zmieniać.

Modele będą się zmieniać.

Narzędzia będą się zmieniać.

Interfejsy będą się zmieniać.

Pojawią się nowe funkcje, nowe aplikacje i nowe sposoby korzystania z AI.

Ale umiejętność określenia, czego potrzebujesz, przekazania odpowiedniego kontekstu, zdefiniowania oczekiwanego rezultatu i krytycznej oceny odpowiedzi pozostanie użyteczna niezależnie od tego, jak będzie wyglądało konkretne narzędzie.

Dlatego potraktuj tę książkę jako początek.

Nie jako instrukcję obsługi jednej konkretnej aplikacji.

Nie jako zbiór magicznych formuł.

Nie jako listę poleceń, które trzeba zapamiętać.

Potraktuj ją jako katalog możliwości.

200 zadań, które mogą uruchomić twoją wyobraźnię.

Być może niektóre z nich od razu wykorzystasz.

Być może inne zainspirują cię do stworzenia własnych.

Jeszcze inne pokażą ci, że zadanie, które dotychczas wykonywałeś ręcznie, można przynajmniej częściowo przekazać AI.

I właśnie ten ostatni efekt jest jednym z najważniejszych.

Chodzi o zmianę nawyku.

Kiedyś, gdy pojawiał się problem, pierwszą reakcją było: „Muszę to zrobić”.

Po poznaniu możliwości AI reakcja może brzmieć inaczej:

„Czy naprawdę muszę zrobić to sam?”

To pytanie może być początkiem ogromnej zmiany.

Nie oznacza lenistwa.

Nie oznacza unikania pracy.

Nie oznacza oddawania maszynie odpowiedzialności za własne życie.

Oznacza świadome gospodarowanie własnym czasem i energią.

Jeżeli ktoś może pomóc ci przygotować pierwszy szkic, dlaczego miałbyś zaczynać od pustej kartki?

Jeżeli możesz szybko uporządkować informacje, dlaczego miałbyś spędzać godzinę na ręcznym przepisywaniu?

Jeżeli możesz otrzymać kilka wariantów rozwiązania problemu, dlaczego ograniczać się do pierwszego pomysłu, który przyjdzie ci do głowy?

Jeżeli możesz wykorzystać AI do przygotowania materiału roboczego, dlaczego cały proces miałby zaczynać się od zera?

To właśnie jest idea stojąca za tą książką.

Nie chodzi o to, żeby robić więcej tylko dlatego, że AI umożliwia robienie więcej.

Chodzi o to, żeby robić rzeczy ważniejsze.

Technologia może zwiększyć tempo pracy, ale samo zwiększenie tempa nie zawsze jest celem.

Jeżeli dzięki AI wykonasz dwa razy więcej bezsensownych zadań, niekoniecznie poprawisz swoje życie.

Jeżeli natomiast dzięki AI ograniczysz liczbę powtarzalnych czynności, odzyskasz czas na odpoczynek, rodzinę, rozwój, kreatywną pracę, ważne decyzje albo po prostu spokojniejszy dzień, wtedy technologia rzeczywiście zaczyna mieć sens.

Dlatego nie próbuj wykorzystać wszystkich 200 promptów.

Wybierz kilka.

Znajdź zadania, które wykonujesz często.

Znajdź te, które są nudne.

Znajdź te, które wymagają dużo czasu, ale niewiele kreatywności.

Znajdź te, które zaczynasz za każdym razem od podobnego schematu.

To właśnie tam często znajduje się największy potencjał.

Następnie przetestuj AI.

Nie zakładaj z góry, że wszystko zadziała.

Sprawdź.

Popraw.

Dostosuj.

Zapisz najlepszą wersję.

A potem wykorzystaj ją ponownie.

Po kilku tygodniach możesz mieć nie tylko zestaw promptów, ale własny sposób współpracy z AI.

I być może wtedy okaże się, że tytuł tej książki ma jeszcze jedno znaczenie.

„Najlepsze prompty AI” nie muszą być najlepszymi promptami w internecie.

Najlepsze będą te, które są najlepsze dla ciebie.

Te, których używasz.

Te, które rozwiązują twoje problemy.

Te, które oszczędzają twój czas.

Te, które poprawiają jakość twojej pracy.

Te, które pomagają ci myśleć.

Te, które pozwalają ci zrobić coś, czego wcześniej nie potrafiłeś zrobić samodzielnie albo wykonanie tego zajmowało ci zdecydowanie za dużo czasu.

W kolejnych rozdziałach znajdziesz 200 konkretnych zadań, które możesz spróbować przekazać sztucznej inteligencji. Każde z nich jest okazją do eksperymentu. Nie musisz przyjmować gotowego rozwiązania bez zmian. Przeciwnie — zachęcam cię, abyś modyfikował je, dopasowywał do własnych potrzeb i tworzył własne warianty.

Z czasem być może przestaniesz nawet korzystać z gotowych promptów.

Zaczniesz pisać własne.

Będziesz wiedzieć, jaki kontekst przekazać.

Będziesz wiedzieć, jakie ograniczenia określić.

Będziesz wiedzieć, jak opisać oczekiwany rezultat.

Będziesz wiedzieć, kiedy poprosić o pytania uzupełniające.

Będziesz wiedzieć, kiedy poprosić o krytykę.

Będziesz wiedzieć, kiedy odpowiedź trzeba zweryfikować.

I przede wszystkim będziesz wiedzieć, kiedy warto w ogóle sięgnąć po AI.

To ostatnie może okazać się najcenniejszą umiejętnością ze wszystkich.

Bo przyszłość nie będzie należała wyłącznie do tych, którzy wiedzą najwięcej o sztucznej inteligencji.

Będzie należała również do tych, którzy potrafią dostrzec, gdzie sztuczna inteligencja może realnie pomóc człowiekowi.

Nie musisz znać wszystkich narzędzi.

Nie musisz śledzić każdej nowej funkcji.

Nie musisz rozumieć technologii od strony technicznej.

Musisz nauczyć się zauważać zadania.

A potem nauczyć się je dobrze delegować.

Od tego zaczyna się świadome korzystanie z AI.

Nie od pytania: „Co potrafi sztuczna inteligencja?”.

Od pytania:

„Co mogę przestać robić sam?”

A następnie od jeszcze ważniejszego:

„Co dzięki temu zrobię z odzyskanym czasem?”

Na te pytania będziemy odpowiadać na kolejnych stronach tej książki.

ROZDZIAŁ 1. AI W CODZIENNEJ ORGANIZACJI

Jednym z najprostszych sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji jest przekazanie jej części zadań związanych z organizacją własnego czasu. Nie trzeba prowadzić firmy, zarządzać zespołem ani wykonywać skomplikowanej pracy analitycznej, aby odczuć korzyści. Wystarczy zwykły dzień, w którym jest zbyt dużo obowiązków, kilka terminów, kilka rzeczy odkładanych od tygodni i poczucie, że cały czas coś trzeba zrobić, ale trudno zdecydować, od czego właściwie zacząć.

Właśnie w takich sytuacjach AI może być bardzo dobrym narzędziem pomocniczym. Nie musi podejmować decyzji za człowieka. Nie musi też tworzyć idealnego harmonogramu życia. Jej zadaniem może być przede wszystkim uporządkowanie informacji, pokazanie zależności między zadaniami, wskazanie priorytetów i przekształcenie chaosu w plan, który można rzeczywiście wykonać.

Warto jednak pamiętać o jednej zasadzie: dobry plan nie jest planem maksymalnie wypełnionym. Jeżeli sztuczna inteligencja otrzyma listę dwudziestu zadań i spróbuje upchnąć je wszystkie w jednym dniu, może stworzyć harmonogram wyglądający bardzo produktywnie, ale całkowicie oderwany od rzeczywistości. Dlatego w promptach dotyczących organizacji warto podawać nie tylko obowiązki, ale również dostępny czas, terminy, ograniczenia, poziom energii i rzeczy, których nie można przesunąć.

Im więcej AI wie o rzeczywistych warunkach, tym większa szansa, że przygotowany plan będzie użyteczny.

Zadanie 1. Zaplanuj mój dzień

Planowanie dnia może wydawać się banalnym zadaniem, ale właśnie tutaj często pojawia się pierwszy problem z organizacją. Lista rzeczy do zrobienia jest długa, część zadań ma określone terminy, część można przesunąć, a jeszcze inne wymagają wykonania przed rozpoczęciem kolejnych. Do tego dochodzą spotkania, przerwy, sprawy prywatne i nieprzewidziane sytuacje.

AI może pomóc potraktować wszystkie te informacje jako jeden problem organizacyjny. Zamiast samodzielnie układać kolejność kilkunastu czynności, można przekazać jej listę i poprosić o przygotowanie realistycznego planu.

Najważniejsze jest słowo realistycznego. Warto zaznaczyć, że AI ma uwzględnić przerwy, czas potrzebny na przełączanie się między zadaniami oraz pewien zapas na nieprzewidziane sprawy.

GOTOWY PROMPT:

Pomóż mi zaplanować dzisiejszy dzień w realistyczny sposób.

Mój dostępny czas to: [GODZINY PRACY / DOSTĘPNOŚCI].

Mam dziś następujące zadania:

[LISTA ZADAŃ]

Terminy, których muszę przestrzegać:

[TERMINY]

Mam już zaplanowane:

[SPOTKANIA / INNE STAŁE ZOBOWIĄZANIA]

Uwzględnij szacowany czas wykonania każdego zadania, priorytet, kolejność wynikającą z zależności między zadaniami oraz przerwy. Nie wypełniaj całego dnia zadaniami — pozostaw rozsądny zapas czasowy na nieprzewidziane sprawy.

Jeżeli wszystkich zadań nie da się realistycznie wykonać dzisiaj, wskaż, które należy przesunąć i dlaczego.

Na końcu przedstaw mi prosty harmonogram dnia w kolejności godzinowej.

Po otrzymaniu planu warto go jeszcze skorygować. Jeżeli wiesz, że rano pracujesz najlepiej, możesz powiedzieć AI, aby najtrudniejsze zadania zaplanowała na pierwszą część dnia. Jeżeli po południu masz mniej energii, zadania wymagające mniejszego skupienia można przesunąć na późniejsze godziny.

Możesz również wykorzystać AI do stworzenia dwóch wersji dnia: optymistycznej i awaryjnej. W pierwszej znajduje się normalny plan, a w drugiej sytuacja, w której część dnia zostaje zajęta przez nieprzewidziane zadanie.

To szczególnie przydatne, jeżeli twoja praca rzadko przebiega dokładnie zgodnie z harmonogramem.

Zadanie 2. Uporządkuj moją listę zadań

Chaotyczna lista zadań często sama w sobie jest źródłem stresu. Człowiek widzi kilkanaście punktów i wszystkie wydają się równie ważne. Problem polega na tym, że lista zadań nie zawsze jest planem działania.

„Odpisać na maila”, „przygotować raport”, „zadzwonić do klienta”, „kupić papier”, „sprawdzić dokument”, „umówić wizytę” i „zrobić prezentację” to tylko zbiór informacji. Nie wiadomo jeszcze, co trzeba zrobić najpierw, co jest pilne, co zależy od innego zadania i co można odłożyć.

AI może przekształcić taką listę w strukturę.

GOTOWY PROMPT:

Poniżej znajduje się moja chaotyczna lista zadań:

[WKLEJ LISTĘ]

Uporządkuj ją w logiczny system.

Podziel zadania na:

— pilne i ważne,

— ważne, ale możliwe do zaplanowania,

— szybkie zadania do wykonania przy okazji,

— zadania, które można odłożyć,

— zadania, które wymagają dodatkowych informacji.

Następnie ustal proponowaną kolejność wykonania. Zwróć uwagę na zadania, które są od siebie zależne.

Nie zakładaj, że wszystko jest równie ważne. Jeżeli na podstawie informacji z listy nie można określić priorytetu, zaznacz to.

Na końcu przygotuj krótką listę: „Zacznij od tego”.

Taki prompt jest szczególnie przydatny wtedy, gdy lista zadań powstawała przez kilka dni i zawiera zarówno rzeczy bardzo ważne, jak i drobne obowiązki, które przypadkowo znalazły się obok nich.

Warto też poprosić AI o wykrycie zadań, które można połączyć. Jeżeli masz pięć drobnych czynności wymagających pracy w tym samym programie albo kontaktu z tą samą osobą, być może lepiej wykonać je razem.

Zadanie 3. Ustal priorytety

Jednym z największych problemów organizacji nie jest brak czasu, ale brak jasności dotyczącej tego, co rzeczywiście powinno zostać zrobione jako pierwsze.

Ludzie często traktują pilność i ważność jako to samo. Tymczasem zadanie może być pilne, ale mało ważne. Może być ważne, ale jeszcze niepilne. Może być zarówno ważne, jak i pilne albo nie należeć do żadnej z tych kategorii.

AI może pomóc spojrzeć na listę zadań bardziej obiektywnie.

GOTOWY PROMPT:

Przeanalizuj poniższą listę moich zadań:

[LISTA]

Pomóż mi ustalić priorytety.

Dla każdego zadania oceń:

— pilność,

— znaczenie,

— konsekwencje niewykonania,

— zależności od innych zadań,

— orientacyjny czas wykonania.

Następnie przypisz każde zadanie do jednej z kategorii:

A — wykonaj jak najszybciej,

B — zaplanuj,

C — wykonaj, gdy pojawi się wolny czas,

D — rozważ odłożenie, delegowanie albo usunięcie.

Wyjaśnij krótko najważniejsze decyzje.

Na końcu podaj pięć zadań, które powinny mieć najwyższy priorytet.

Warto jednak pamiętać, że AI nie zna wszystkich konsekwencji twoich decyzji. Jeżeli określone zadanie wydaje jej się mało ważne, a dla ciebie ma znaczenie z powodów, których nie podałeś, może błędnie je sklasyfikować.

Dlatego priorytety powinny być traktowane jako rekomendacja, a nie automatyczna decyzja.

Zadanie 4. Zaplanuj mój tydzień

Planowanie pojedynczego dnia jest przydatne, ale jeszcze większą wartość może mieć planowanie całego tygodnia. Pozwala zobaczyć nie tylko pojedyncze zadania, ale również większe projekty, terminy, spotkania i czas potrzebny na odpoczynek.

Dobry tygodniowy plan nie powinien oznaczać zapisania każdej minuty. Jego zadaniem jest pokazanie, co należy zrobić, kiedy najlepiej się tym zająć oraz gdzie pozostawić przestrzeń na rzeczy nieprzewidziane.

GOTOWY PROMPT:

Pomóż mi zaplanować najbliższy tydzień.

Moje stałe zobowiązania:

[SPOTKANIA / PRACA / RODZINA / INNE]

Zadania do wykonania:

[LISTA ZADAŃ]

Terminy:

[TERMINY]

Na każde zadanie szacuję:

[CZAS, JEŚLI GO ZNASZ]

Moje dostępne godziny:

[DOSTĘPNY CZAS]

Priorytety:

[NAJWAŻNIEJSZE SPRAWY]

Ułóż realistyczny plan od poniedziałku do niedzieli. Uwzględnij przerwy, czas na odpoczynek i zapas na nieprzewidziane sprawy. Nie przepełniaj harmonogramu.

Wskaż zadania, które powinienem wykonać najpóźniej w określonym dniu, oraz te, które mogę swobodnie przesuwać.

Na końcu przygotuj krótkie podsumowanie tygodnia: trzy najważniejsze cele, potencjalne problemy i zadania, których nie powinienem odkładać.

Dobrym pomysłem jest również poproszenie AI o przygotowanie wersji minimum. Jeżeli wiesz, że tydzień może być wyjątkowo trudny, możesz zapytać, które zadania są absolutnie konieczne, a które można przesunąć.

Zadanie 5. Przygotuj checklistę

Checklisty są niezwykle proste, ale bardzo skuteczne. Ich największą zaletą jest zmniejszenie liczby rzeczy, które trzeba pamiętać.

Możesz stworzyć checklistę do otwierania biura, zamykania sklepu, przygotowania samochodu do wyjazdu, publikacji materiału, obsługi klienta, przygotowania spotkania, wdrażania nowego pracownika czy wykonania comiesięcznych obowiązków.

GOTOWY PROMPT:

Stwórz praktyczną checklistę dla zadania:

[OPIS ZADANIA]

Celem checklisty jest upewnienie się, że żadnego ważnego kroku nie pominię.

Podziel proces na logiczną kolejność działań. Uwzględnij czynności przygotowawcze, wykonanie głównego zadania, kontrolę poprawności oraz zakończenie.

Każdy punkt powinien być krótki i jednoznaczny.

Jeżeli jakieś czynności mogą być pominięte w zależności od sytuacji, oznacz je jako opcjonalne.

Na końcu dodaj sekcję „Kontrola końcowa” zawierającą najważniejsze rzeczy do sprawdzenia.

Po stworzeniu checklisty warto użyć jej kilka razy i dopiero wtedy ją poprawić. W praktyce najlepsza checklista powstaje często dopiero po kilku zastosowaniach.

Możesz również poprosić AI o znalezienie luk:

Przeanalizuj powyższą checklistę jak osoba odpowiedzialna za kontrolę jakości. Wskaż kroki, których może brakować, punkty niejednoznaczne oraz miejsca, w których użytkownik może łatwo popełnić błąd. Następnie przygotuj poprawioną wersję.

Zadanie 6. Podziel duże zadanie na etapy

Duże zadania często nie są trudne dlatego, że pojedyncze czynności są skomplikowane. Są trudne dlatego, że nie wiadomo, od czego zacząć.

„Przygotować stronę internetową”, „zorganizować przeprowadzkę”, „napisać książkę”, „przygotować konferencję”, „uruchomić kampanię” albo „założyć firmę” brzmią jak jedno zadanie, chociaż w rzeczywistości są całymi projektami.

AI może pomóc rozbić je na mniejsze elementy.

GOTOWY PROMPT:

Mam do wykonania duże zadanie:

[OPIS ZADANIA]

Podziel je na logiczne etapy, a następnie każdy etap rozbij na konkretne czynności.

Chcę otrzymać plan, który pozwoli mi przejść od punktu początkowego do zakończenia projektu.

Przy każdym etapie wskaż:

— cel,

— najważniejsze działania,

— zależności od innych etapów,

— potencjalne problemy,

— rezultat, który powinien powstać.

Nie twórz zbyt ogólnych punktów. Każda czynność powinna być na tyle konkretna, żebym wiedział, co mam zrobić.

Na końcu wskaż pierwszy krok, który powinienem wykonać dzisiaj.

To ostatnie zdanie jest szczególnie ważne.

Plan ma prowadzić do działania.

Jeżeli po wygenerowaniu planu nadal nie wiesz, co zrobić jako pierwsze, plan jest zbyt abstrakcyjny.

Zadanie 7. Przygotuj plan realizacji celu

AI może pomóc nie tylko przy projektach, ale również przy celach, które nie mają jeszcze konkretnej struktury. Możesz mieć zamiar nauczyć się języka, poprawić kondycję, przygotować się do egzaminu, stworzyć dodatkowe źródło dochodu albo nauczyć się nowej umiejętności.

Problemem jest często przejście od ogólnego celu do codziennych działań.

GOTOWY PROMPT:

Chcę osiągnąć następujący cel:

[CEL]

Chcę osiągnąć go w ciągu:

[OKRES]

Obecnie jestem na poziomie:

[AKTUALNA SYTUACJA]

Mogę przeznaczyć na ten cel około:

[CZAS / ZASOBY]

Przygotuj realistyczny plan działania.

Podziel go na etapy i określ, jakie działania powinienem wykonywać regularnie.

Zdefiniuj kamienie milowe, po których będę wiedzieć, że robię postęp.

Wskaż również najczęstsze przeszkody i sposoby reagowania na nie.

Nie twórz planu idealnego, którego trudno będzie przestrzegać. Priorytetem ma być regularność i możliwość utrzymania planu przez cały okres.

Warto później wracać do tego promptu i aktualizować plan. Jeżeli coś nie działa, nie trzeba wyrzucać całego systemu. Można powiedzieć AI, co się wydarzyło, i poprosić o korektę.

Zadanie 8. Przypomnij mi, o czym mogę zapomnieć

Jedną z ciekawszych funkcji AI jest analiza planu pod kątem rzeczy, których człowiek sam nie zauważył. Możesz przekazać jej opis wydarzenia, projektu, wyjazdu, spotkania czy zadania i poprosić o wskazanie potencjalnie pominiętych elementów.

GOTOWY PROMPT:

Przygotowuję:

[OPIS WYDARZENIA / ZADANIA / PROJEKTU]

Do tej pory zaplanowałem:

[LISTA]

Przeanalizuj mój plan i spróbuj znaleźć rzeczy, o których mogłem zapomnieć.

Zwróć szczególną uwagę na:

— przygotowania,

— terminy,

— dokumenty,

— osoby, z którymi trzeba się skontaktować,

— zależności między zadaniami,

— rzeczy potrzebne do wykonania planu,

— działania po zakończeniu.

Nie zakładaj, że wszystkie sugerowane elementy są konieczne. Podziel propozycje na „ważne”, „warto rozważyć” i „opcjonalne”.

Na końcu przygotuj krótką checklistę rzeczy do sprawdzenia przed rozpoczęciem.

AI nie będzie oczywiście wiedziała wszystkiego. Jej rolą jest tutaj przede wszystkim pełnienie funkcji dodatkowej pary oczu.

Zadanie 9. Zorganizuj moje obowiązki domowe

Organizacja domu może być równie skomplikowana jak organizacja pracy. Zakupy, sprzątanie, gotowanie, rachunki, naprawy, pranie, wizyty, sprawy dzieci, planowanie posiłków i dziesiątki drobnych obowiązków mogą łatwo stworzyć system, w którym jedna osoba pamięta o większości rzeczy.

AI może pomóc zamienić taki chaos w system.

GOTOWY PROMPT:

Chcę uporządkować obowiązki domowe.

W gospodarstwie domowym mieszkają:

[LICZBA OSÓB / KTO]

Nasze regularne obowiązki to:

[LISTA]

Obowiązki codzienne:

[LISTA]

Obowiązki tygodniowe:

[LISTA]

Obowiązki miesięczne:

[LISTA]

Dodatkowe obowiązki:

[LISTA]

Przygotuj system organizacji obowiązków, który będzie możliwie prosty i sprawiedliwy.

Uwzględnij częstotliwość wykonywania zadań, ich czasochłonność oraz możliwość podziału między domowników.

Nie zakładaj, że jedna osoba powinna pamiętać o całym systemie.

Przygotuj tygodniową checklistę oraz miesięczną checklistę.

Wskaż również obowiązki, które można połączyć albo uprościć.

W przypadku rodziny warto potraktować AI nie jako osobę decydującą, kto ma co robić, ale jako narzędzie pomagające zobaczyć całość obowiązków. Ostateczny podział powinien uwzględniać rzeczywistą sytuację domowników.

Zadanie 10. Stwórz mój osobisty system organizacji

To zadanie idzie o krok dalej. Zamiast planować jeden dzień czy tydzień, możesz poprosić AI o pomoc w stworzeniu całego systemu organizacji.

Nie chodzi o skomplikowaną metodę produktywności. Wręcz przeciwnie. Dobry system powinien być na tyle prosty, żeby można było z niego korzystać również wtedy, gdy jesteś zmęczony, masz dużo pracy albo dzień nie przebiega zgodnie z planem.

GOTOWY PROMPT:

Pomóż mi stworzyć prosty, osobisty system organizacji czasu i zadań.

Moja obecna sytuacja:

[OPIS]

Najczęściej mam problem z:

[PROBLEMY]

Moje główne obszary obowiązków to:

[PRACA / DOM / NAUKA / RODZINA / INNE]

Obecnie korzystam z:

[KALENDARZ / NOTATNIK / APLIKACJA / BRAK SYSTEMU]

Najczęściej gubię się w:

[OPIS]

Przygotuj prosty system obejmujący:

— zbieranie nowych zadań,

— ustalanie priorytetów,

— planowanie dnia,

— planowanie tygodnia,

— pilnowanie terminów,

— przegląd wykonanych i niewykonanych zadań,

— planowanie czasu na odpoczynek.

System ma być możliwie prosty i nie może wymagać ciągłego zarządzania samym systemem.

Najpierw przedstaw zasady działania, następnie przykładowy dzień, a na końcu przykładowy tygodniowy przegląd.

Uwzględnij możliwość wystąpienia nieprzewidzianych zadań i zmian planu.

To zadanie może być punktem wyjścia do stworzenia własnego sposobu korzystania z AI. Możesz następnie połączyć go z wcześniejszymi promptami. Jeden prompt może odpowiadać za porządkowanie nowych zadań, drugi za planowanie dnia, trzeci za tygodniowy przegląd, a czwarty za analizę tego, co zostało odłożone.

Warto jednak uważać na jedną pułapkę. Organizowanie organizacji może zająć więcej czasu niż samo wykonywanie zadań. Można stworzyć rozbudowany system, pięć kategorii, kilkanaście etykiet, trzy aplikacje, automatyczne reguły i skomplikowane procedury, a następnie spędzać więcej czasu na zarządzaniu systemem niż na pracy.

Dlatego system powinien być prosty.

Jeżeli możesz zaplanować dzień w pięć minut, nie twórz systemu wymagającego trzydziestu minut przygotowania.

Jeżeli wystarczy ci zwykła lista zadań i kalendarz, nie musisz budować skomplikowanej infrastruktury.

AI ma pomagać w organizacji, a nie tworzyć kolejny obowiązek.

Właśnie dlatego najlepszym sposobem korzystania z tych dziesięciu zadań jest stopniowe wdrażanie.

Nie próbuj od razu stworzyć perfekcyjnego systemu.

Najpierw wybierz jedno zadanie, które rzeczywiście sprawia ci problem. Jeżeli codziennie masz chaos na liście zadań, zacznij od Zadania 2. Jeżeli nie wiesz, co powinno być najważniejsze, zacznij od Zadania 3. Jeżeli masz problem z planowaniem czasu, wykorzystaj Zadanie 1 lub Zadanie 4. Jeżeli duże projekty cię przytłaczają, zacznij od Zadania 6. Jeżeli masz wrażenie, że ciągle o czymś zapominasz, przetestuj Zadanie 8.

Najważniejsze jest to, aby prompt odpowiadał na realny problem, a nie był tylko ciekawostką.

Możesz również połączyć kilka zadań w jeden prosty workflow. Przykładowo, możesz zacząć od zapisania wszystkich obowiązków. Następnie AI może je uporządkować, ustalić priorytety, rozbić większe zadania na etapy i przygotować plan dnia. Na koniec możesz poprosić ją o sprawdzenie, czy w planie nie pominięto czegoś ważnego.

Wtedy nie korzystasz już z jednego promptu.

Budujesz łańcuch działań.

I właśnie takie łączenie prostych zastosowań może z czasem przynieść znacznie większą korzyść niż pojedyncze, efektowne polecenia.

Pamiętaj jednak, że plan wygenerowany przez AI nie jest twoim zobowiązaniem wobec maszyny. Jeżeli rzeczywistość się zmieni, zmień plan. Jeżeli zadanie zajęło dwa razy więcej czasu, zaktualizuj harmonogram. Jeżeli pojawiło się coś pilnego, przesuń mniej ważne rzeczy.

AI ma pomagać ci zarządzać rzeczywistością, a nie zmuszać rzeczywistość do podporządkowania się planowi.

To bardzo ważne rozróżnienie.

Najlepszy system organizacji nie jest tym, który wygląda najlepiej w aplikacji.

Jest tym, z którego korzystasz również w zwykły, zabiegany wtorek.

Jeżeli dzięki AI rano szybciej ustalisz priorytety, wiesz, co masz zrobić najpierw i nie tracisz czasu na zastanawianie się, od czego zacząć, już osiągnąłeś konkretną korzyść.

Jeżeli dzięki temu samemu systemowi wieczorem widzisz, co zostało zrobione, co trzeba przesunąć i co powinno znaleźć się w planie na następny dzień, jeszcze lepiej.

A jeżeli po kilku tygodniach odkryjesz, że coraz mniej czasu poświęcasz na organizowanie zadań, a coraz więcej na ich wykonywanie, oznacza to, że system zaczyna działać.

I właśnie o to chodzi w wykorzystywaniu AI do codziennej organizacji.

Nie o stworzenie najbardziej skomplikowanego planu.

Nie o posiadanie najbardziej zaawansowanego narzędzia.

Nie o automatyzowanie każdej minuty dnia.

Chodzi o to, żeby chaos zamienić w jasność, nadmiar informacji w kolejność działań, a duże zadania w małe kroki.

AI może być w tym bardzo dobrym pomocnikiem.

Ale to ty nadal decydujesz, co jest ważne.

ROZDZIAŁ 2. AI DO E-MAILI I WIADOMOŚCI

E-mail jest jednym z tych narzędzi, które miały ułatwić komunikację, a w wielu miejscach stały się jednym z największych pożeraczy czasu. Jedna wiadomość może zająć dwie minuty, ale kilkadziesiąt wiadomości dziennie potrafi zamienić się w godziny spędzone na czytaniu, zastanawianiu się nad odpowiednim sformułowaniem, poprawianiu tekstu i odpowiadaniu na kolejne pytania. Do tego dochodzą wiadomości, których napisanie jest trudne nie dlatego, że wymagają specjalistycznej wiedzy, ale dlatego, że trzeba odpowiednio dobrać słowa.

Jak odmówić, żeby nie zabrzmieć niegrzecznie? Jak odpowiedzieć klientowi, który jest zdenerwowany? Jak przypomnieć komuś o zaległej sprawie, nie brzmiąc jak osoba nachalna? Jak napisać krótką wiadomość do przełożonego, kiedy mamy do przekazania kilka informacji? Jak odpowiedzieć na bardzo długi e-mail, nie przepisując połowy jego treści?

Właśnie tutaj AI może stać się wyjątkowo praktycznym pomocnikiem.

Nie chodzi jednak o to, aby pozwolić sztucznej inteligencji pisać wszystkie wiadomości za nas bez żadnej kontroli. Największa wartość polega na tym, że AI może wykonać dużą część pracy przygotowawczej. Może uporządkować nasze notatki, zaproponować strukturę wiadomości, skrócić tekst, zmienić ton, przygotować kilka wersji odpowiedzi albo wskazać miejsca, które mogą zostać źle odebrane.

Ostateczna decyzja nadal należy do człowieka.

To szczególnie ważne w komunikacji zawodowej. Wiadomość wysłana przez AI może być językowo poprawna, ale jednocześnie niepasująca do relacji z odbiorcą. Inaczej piszemy do wieloletniego klienta, inaczej do prezesa firmy, inaczej do kolegi z zespołu, a jeszcze inaczej do osoby, z którą kontaktujemy się po raz pierwszy.

Dlatego dobry prompt do pisania wiadomości powinien zawierać nie tylko informację „napisz e-mail”, ale również kontekst, odbiorcę, cel, sytuację, oczekiwany ton i najważniejsze informacje, które mają się znaleźć w treści.

Im dokładniej określisz sytuację, tym mniejsze ryzyko, że otrzymasz uniwersalny, sztucznie brzmiący tekst.

Zadanie 11. Napisz profesjonalnego e-maila

Jednym z najbardziej oczywistych zastosowań AI jest przygotowywanie wiadomości od zera. Nie oznacza to jednak, że trzeba wpisywać do promptu każde zdanie, które ma znaleźć się w wiadomości.

Wystarczy opisać sytuację własnymi słowami.

Możesz napisać: „Muszę odpowiedzieć klientowi, który pyta, kiedy będzie gotowa oferta. Potrzebujemy jeszcze dwóch dni. Chcę zabrzmieć profesjonalnie, ale nie przesadnie formalnie”.

AI może na tej podstawie przygotować gotową wiadomość.

GOTOWY PROMPT:

Napisz profesjonalnego e-maila na podstawie poniższych informacji.

Odbiorca: [KTO OTRZYMA WIADOMOŚĆ]

Cel wiadomości: [CEL]

Sytuacja:

[OPISZ WŁASNYMI SŁOWAMI]

Najważniejsze informacje, które muszą znaleźć się w wiadomości:

[INFORMACJE]

Oczekiwane działanie odbiorcy:

[CZEGO OCZEKUJĘ]

Ton: profesjonalny, naturalny i konkretny. Nie używaj przesadnie formalnych sformułowań ani sztucznego języka.

Przygotuj krótkiego e-maila, który można od razu wysłać po sprawdzeniu.

Dodaj również propozycję tematu wiadomości.

Warto zwrócić uwagę na ostatnie zdanie. Temat e-maila często wymaga dodatkowego zastanowienia, a AI może przygotować kilka propozycji.

Jeżeli wiadomość jest ważna, możesz poprosić o trzy wersje: krótką, standardową i bardziej formalną. Nie oznacza to, że trzeba wysłać którąkolwiek z nich bez zmian. Czasami najlepszym rozwiązaniem jest połączenie kilku elementów.

Zadanie 12. Odpowiedz na trudną wiadomość

Nie wszystkie wiadomości są trudne ze względu na treść. Czasami problemem jest emocjonalny ton drugiej osoby.

Odbiorca może być niezadowolony, zirytowany, pretensjonalny albo agresywny. Naturalną reakcją może być odpowiedź w podobnym tonie. I właśnie wtedy warto zrobić przerwę i poprosić AI o pomoc.

Nie po to, żeby „wygrać” rozmowę, ale żeby stworzyć odpowiedź spokojną, rzeczową i pozbawioną niepotrzebnych emocji.

GOTOWY PROMPT:

Otrzymałem poniższą wiadomość:

[WKLEJ WIADOMOŚĆ]

Chcę odpowiedzieć spokojnie i profesjonalnie.

Moje stanowisko jest następujące:

[OPISZ SWOJE STANOWISKO]

Zależy mi na tym, aby:

— nie eskalować konfliktu,

— jasno przedstawić swoje stanowisko,

— nie przyjmować odpowiedzialności za coś, za co jej nie ponoszę,

— zachować profesjonalny ton,

— zaproponować rozwiązanie, jeśli jest możliwe.

Przygotuj odpowiedź, która jest rzeczowa, spokojna i stanowcza.

Nie używaj pasywnej agresji, ironii ani oskarżeń.

Na końcu wyjaśnij mi w kilku zdaniach, jakie elementy odpowiedzi mogą być najbardziej wrażliwe.

Ostatnia część jest szczególnie cenna. AI może nie tylko przygotować odpowiedź, ale również pomóc zobaczyć, jak określone zdanie może zostać odebrane.

Zadanie 13. Skróć długiego e-maila

Nie każdy e-mail trzeba pisać od nowa. Czasami wystarczy skrócić istniejący tekst.

Długi e-mail może zawierać ważne informacje ukryte pomiędzy szczegółami, dygresjami i powtórzeniami. AI może pomóc wydobyć sedno.

GOTOWY PROMPT:

Skróć poniższego e-maila.

[WKLEJ E-MAIL]

Zachowaj wszystkie informacje niezbędne do zrozumienia sytuacji.

Usuń:

— powtórzenia,

— zbędne wstępy,

— dygresje,

— niepotrzebne szczegóły,

— zdania, które nie wpływają na znaczenie wiadomości.

Nie zmieniaj faktów ani intencji autora.

Przygotuj wersję krótszą, konkretną i naturalną.

Następnie przedstaw w 3 punktach, jakie były najważniejsze informacje z oryginalnego e-maila.

Możesz też określić maksymalną długość:

Skróć wiadomość do maksymalnie 120 słów, zachowując wszystkie kluczowe informacje.

Albo:

Skróć wiadomość o około 50%, ale nie usuwaj żadnych informacji dotyczących terminów, kwot, zobowiązań ani decyzji.

Takie doprecyzowanie jest bardzo ważne. „Skróć” nie zawsze oznacza to samo.

Zadanie 14. Zmień ton wiadomości

Ta sama informacja może zabrzmieć zupełnie inaczej w zależności od użytych słów. AI może pełnić tutaj funkcję redaktora, który dostosowuje styl wiadomości do sytuacji.

Możesz mieć tekst zbyt oficjalny, zbyt chłodny, zbyt emocjonalny albo zbyt bezpośredni.

GOTOWY PROMPT:

Przeredaguj poniższą wiadomość:

[WIADOMOŚĆ]

Zachowaj jej znaczenie, fakty i intencję.

Zmień jedynie sposób komunikacji.

Przygotuj 4 wersje:

— profesjonalną i neutralną,

— krótką i konkretną,

— przyjazną i naturalną,

— bardziej formalną.

Żadna wersja nie powinna brzmieć sztucznie ani przesadnie oficjalnie.

Możesz oczywiście zastąpić te style własnymi wymaganiami.

Przykładowo:

Zmień ton na stanowczy, ale uprzejmy. Nie łagodź mojego stanowiska i nie dodawaj przeprosin, których nie zawiera oryginał.

To ważne, ponieważ AI ma tendencję do „wygładzania” komunikacji. Czasami jednak wiadomość powinna być po prostu konkretna.

Zadanie 15. Napisz uprzejmą odmowę

Odmowa jest jednym z tych rodzajów wiadomości, które wiele osób odkłada. Nie chcemy kogoś rozczarować, dlatego długo zastanawiamy się nad odpowiednimi słowami.

AI może przygotować odmowę, która jest jasna, ale niepotrzebnie nie rani odbiorcy.

GOTOWY PROMPT:

Napisz uprzejmą, ale jednoznaczną odmowę.

Sytuacja:

[OPIS]

Osoba, której odmawiam:

[KTO]

Powód odmowy:

[POWÓD — JEŚLI CHCESZ GO PODAĆ]

Chcę:

— jasno odmówić,

— zachować dobre relacje,

— nie brzmieć chłodno,

— nie zostawiać fałszywej nadziei, jeśli decyzja jest ostateczna.

Przygotuj krótką wiadomość naturalnym językiem.

Nie dodawaj nadmiernych przeprosin ani długich wyjaśnień.

Ostatnia instrukcja jest przydatna, ponieważ odmowa często staje się mniej jasna wtedy, gdy próbujemy ją nadmiernie uzasadnić.

Czasami jedno zdanie wystarczy.

Zadanie 16. Napisz wiadomość przypominającą

Przypominanie komuś o zadaniu, płatności, odpowiedzi lub przesłaniu dokumentu może być niezręczne. Nie chcemy być nachalni, ale jednocześnie potrzebujemy reakcji.

GOTOWY PROMPT:

Napisz krótką wiadomość przypominającą o:

[SPRAWA]

Odbiorca:

[KTO]

Pierwsza wiadomość została wysłana:

[DATA / INFORMACJA]

Do tej pory nie otrzymałem odpowiedzi.

Chcę przypomnieć o sprawie w sposób uprzejmy, profesjonalny i konkretny.

Jeżeli sprawa ma termin, uwzględnij go:

[TERMIN]

Nie chcę, aby wiadomość brzmiała agresywnie ani pasywno-agresywnie.

Przygotuj trzy wersje: delikatną, neutralną i bardziej stanowczą.

To świetny przykład promptu, który pozwala dopasować komunikację do sytuacji.

Jeżeli jest to pierwsze przypomnienie, delikatna wersja może być najlepsza. Jeżeli termin minął kilka dni temu i brak odpowiedzi blokuje dalszą pracę, bardziej stanowczy ton może być uzasadniony.

Zadanie 17. Przygotuj odpowiedź na reklamację

Reklamacje wymagają szczególnej ostrożności. Odpowiedź powinna być rzeczowa i profesjonalna, ale jednocześnie nie należy automatycznie przyznawać racji klientowi ani składać obietnic, których firma nie może spełnić.

AI może pomóc uporządkować argumenty i stworzyć projekt odpowiedzi.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj profesjonalną odpowiedź na reklamację.

Treść reklamacji:

[WKLEJ REKLAMACJĘ]

Fakty, które znamy:

[FAKTY]

Stanowisko firmy:

[STANOWISKO]

Rozwiązanie, które możemy zaproponować:

[ROZWIĄZANIE]

Przygotuj odpowiedź:

— spokojną,

— empatyczną,

— rzeczową,

— konkretną,

— bez przyznawania winy, jeśli nie wynika to z przedstawionych faktów.

Nie wymyślaj żadnych informacji.

Jeżeli w danych brakuje informacji potrzebnych do przygotowania odpowiedzi, wskaż je przed napisaniem finalnego tekstu.

Przygotuj wersję, którą pracownik może następnie zweryfikować przed wysłaniem.

W przypadku reklamacji szczególnie ważna jest kontrola człowieka. Jeżeli odpowiedź dotyczy praw klienta, umowy, przepisów albo odpowiedzialności prawnej, nie należy traktować tekstu wygenerowanego przez AI jako samodzielnej podstawy decyzji.

AI może pomóc w komunikacji.

Nie powinna zastępować analizy prawnej.

Zadanie 18. Napisz wiadomość z przeprosinami

Przeprosiny są trudne, ponieważ łatwo napisać je zbyt chłodno albo przeciwnie — przesadnie i nienaturalnie. Dobra wiadomość powinna jasno wskazywać, za co przepraszamy i co zamierzamy zrobić dalej.

GOTOWY PROMPT:

Napisz wiadomość z przeprosinami w następującej sytuacji:

[OPIS]

Co się wydarzyło:

[FAKTY]

Za co chcę przeprosić:

[INFORMACJA]

Co zamierzam zrobić, aby naprawić sytuację:

[DZIAŁANIE]

Odbiorca:

[KLIENT / WSPÓŁPRACOWNIK / PRZEŁOŻONY / INNA OSOBA]

Przygotuj krótką, szczerą i naturalną wiadomość.

Nie usprawiedliwiaj mnie nadmiernie i nie przerzucaj odpowiedzialności na inne osoby.

Jeżeli istnieje możliwość naprawienia sytuacji, jasno ją przedstaw.

Nie używaj przesadnie emocjonalnego ani sztucznego języka.

Warto pamiętać, że dobre przeprosiny nie zawsze wymagają długiego tekstu. Często większe znaczenie ma konkretne działanie niż rozbudowana wiadomość.

Zadanie 19. Zamień chaotyczne notatki w wiadomość

To jedno z najbardziej praktycznych zastosowań AI.

W codziennym życiu często zapisujemy informacje w sposób, który jest zrozumiały tylko dla nas. Kilka haseł, skróty, urwane zdania i przypadkowa kolejność mogą jednak wystarczyć, aby AI stworzyła z tego gotową wiadomość.

GOTOWY PROMPT:

Poniżej znajdują się moje chaotyczne notatki:

[WKLEJ NOTATKI]

Zamień je w spójną wiadomość do:

[ODBIORCA]

Cel wiadomości:

[CEL]

Uporządkuj informacje logicznie.

Nie dodawaj faktów, których nie ma w notatkach.

Jeżeli czegoś brakuje i bez tej informacji wiadomość może być niejasna, zaznacz to w osobnej sekcji „Do uzupełnienia”.

Styl: naturalny, profesjonalny i konkretny.

Wiadomość powinna być gotowa do skopiowania po mojej końcowej kontroli.

To może być szczególnie przydatne po rozmowie telefonicznej.

Zamiast od razu pisać pełnego e-maila, można zapisać kilka słów:

„Klient chce ofertę do piątku, interesuje go pakiet rozszerzony, pytał o termin wdrożenia, trzeba sprawdzić dostępność zespołu, obiecałem odpowiedź jutro”.

AI może przekształcić taki zapis w uporządkowaną wiadomość.

Zadanie 20. Przygotuj kilka wersji tej samej wiadomości

Jedna treść nie zawsze pasuje do każdego odbiorcy. Czasami potrzebujesz krótkiej wiadomości na komunikator, czasami formalnego e-maila, a czasami wersji bardziej przyjaznej.

Zamiast tworzyć każdą wersję od początku, można wykorzystać jeden prompt.

GOTOWY PROMPT:

Na podstawie poniższej informacji przygotuj kilka różnych wersji wiadomości:

Informacja:

[TREŚĆ]

Cel:

[CEL]

Odbiorca:

[ODBIORCA]

Przygotuj:

— bardzo krótką wersję na komunikator,

— standardową wersję e-mailową,

— profesjonalną i bardziej formalną wersję,

— przyjazną i naturalną wersję,

— bardzo konkretną wersję bez zbędnych słów.

We wszystkich wersjach zachowaj te same fakty i znaczenie.

Nie dodawaj informacji, których nie podałem.

Każda wersja powinna brzmieć naturalnie, jak wiadomość napisana przez człowieka.

To zadanie pokazuje jedną z najważniejszych zasad pracy z AI: nie zawsze potrzebujesz kolejnego promptu — czasami wystarczy poprosić o kilka wariantów tego samego rezultatu.

Możesz również zastosować bardziej zaawansowaną wersję:

Przygotuj trzy wersje tej wiadomości, ale przed ich napisaniem określ, jakie ryzyko komunikacyjne może wystąpić w każdej z nich. Następnie wybierz wersję, która najlepiej równoważy jasność, uprzejmość i stanowczość.

Dzięki temu AI nie tylko generuje tekst, ale również pomaga zastanowić się nad sposobem komunikacji.

W praktyce można zbudować z tych dziesięciu zadań własny zestaw narzędzi do codziennej komunikacji. Jeden prompt może służyć do tworzenia wiadomości od zera, drugi do skracania, trzeci do zmiany tonu, czwarty do trudnych sytuacji, a kolejny do tworzenia kilku wersji.

Po pewnym czasie warto przestać traktować te prompty jako jednorazowe polecenia i zacząć tworzyć własną bibliotekę.

Możesz mieć folder „E-maile”, a w nim pliki lub zapisane rozmowy oznaczone na przykład jako „reklamacja”, „follow-up”, „odmowa”, „przeprosiny”, „trudny klient”, „prośba o informację” czy „wiadomość do przełożonego”.

Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest tworzenie promptów, które uwzględniają twój własny styl.

Jeżeli większość twojej komunikacji jest krótka i konkretna, możesz dodać stałą instrukcję:

Pisz w moim stylu: krótko, konkretnie, naturalnie. Unikaj korporacyjnego języka, nadmiernej uprzejmości, pustych wstępów i zdań typu „mam nadzieję, że ta wiadomość zastaje Pana/Panią w dobrym nastroju”. Nie używaj zbędnych ozdobników. Jeżeli można coś powiedzieć w jednym zdaniu zamiast w trzech, wybierz jedno zdanie.

Taka instrukcja może stać się częścią wielu kolejnych promptów.

Możesz również dodać informację o swojej relacji z odbiorcami:

Wiadomości kieruję głównie do klientów biznesowych, z którymi mam długoterminowe relacje. Chcę brzmieć profesjonalnie, ale partnersko. Nie używaj przesadnie formalnego języka.

W ten sposób AI zaczyna lepiej rozumieć nie tylko co ma napisać, ale również jak ma pisać.

To właśnie tutaj zaczyna się różnica między przypadkowym korzystaniem z AI a świadomym wykorzystywaniem jej jako narzędzia pracy.

Nie wystarczy powiedzieć: „napisz maila”.

Znacznie lepiej powiedzieć: „napisz maila do wieloletniego klienta, którego znam osobiście, chcę poinformować go o dwudniowym opóźnieniu, zależy mi na zachowaniu dobrej relacji, nie chcę nadmiernie przepraszać, ale chcę pokazać, że kontrolujemy sytuację; wiadomość ma być krótka i konkretna”.

Drugie polecenie zawiera kontekst.

A kontekst jest jednym z najważniejszych elementów dobrego promptu.

Warto też wyrobić sobie nawyk sprawdzania każdej wiadomości przed wysłaniem. AI może zmienić znaczenie zdania, pominąć szczegół, niewłaściwie zinterpretować kontekst albo stworzyć bardzo przekonująco brzmiące zdanie, które nie jest zgodne z rzeczywistością.

Dlatego przed kliknięciem „Wyślij” sprawdź przede wszystkim fakty, daty, liczby, nazwiska, terminy, kwoty, zobowiązania i obietnice. Zwróć uwagę również na ton. Jeżeli wiadomość dotyczy konfliktu, reklamacji, pieniędzy, kwestii prawnych albo relacji z ważnym klientem, przeczytaj ją szczególnie uważnie.

AI może przygotować tekst w kilka sekund.

To nie oznacza, że ty powinieneś przestać go czytać.

Najlepszy model współpracy jest prosty: ty dostarczasz sytuację, kontekst i decyzję, AI pomaga znaleźć właściwe słowa, a ty wykonujesz kontrolę przed wysłaniem.

W ten sposób e-mail przestaje być zadaniem polegającym na mozolnym pisaniu każdego zdania od początku.

Staje się zadaniem polegającym przede wszystkim na przekazaniu informacji, podjęciu decyzji i sprawdzeniu rezultatu.

A to potrafi zaoszczędzić naprawdę dużo czasu.

ROZDZIAŁ 3. AI W PRACY BIUROWEJ

Praca biurowa bardzo często nie polega na wykonywaniu jednego dużego, skomplikowanego zadania. Znacznie częściej składa się z dziesiątek mniejszych czynności: napisania notatki, przygotowania raportu, uporządkowania dokumentu, przeczytania kilku stron materiałów, wyciągnięcia najważniejszych informacji, porównania dwóch wersji dokumentu, stworzenia instrukcji albo przekazania przełożonemu podsumowania sytuacji.

Każde z tych zadań z osobna może wydawać się niewielkie. Problem zaczyna się wtedy, gdy wykonujemy je codziennie, co tydzień albo kilka razy w miesiącu. Wtedy godziny spędzone na tworzeniu dokumentów zaczynają się kumulować. Co więcej, wiele takich zadań nie wymaga od nas szczególnie kreatywnego myślenia. Wymaga przede wszystkim uporządkowania informacji, zachowania odpowiedniej struktury i przedstawienia faktów w zrozumiały sposób.

To właśnie obszar, w którym AI może być niezwykle użyteczna.

Nie oznacza to oczywiście, że można bezmyślnie wrzucić do narzędzia dowolny dokument i poprosić o „zrobienie wszystkiego”. W pracy biurowej szczególnie ważne są poufność, dokładność i kontrola człowieka. Jeżeli dokument zawiera dane klientów, dane osobowe, informacje finansowe, informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa albo inne wrażliwe treści, przed użyciem zewnętrznego narzędzia AI należy upewnić się, że sposób przetwarzania takich danych jest zgodny z zasadami obowiązującymi w organizacji.

AI najlepiej sprawdza się tutaj jako współpracownik odpowiedzialny za pierwszą wersję dokumentu, uporządkowanie materiału, analizę treści i przygotowanie struktury. Człowiek nadal powinien odpowiadać za fakty, decyzje, interpretację oraz ostateczny kształt dokumentu.

W praktyce różnica może być ogromna. Zamiast otwierać pusty dokument i przez trzydzieści minut zastanawiać się, jak zacząć, możesz przekazać AI informacje, które już posiadasz, i poprosić ją o przygotowanie pierwszej wersji. Następnie poprawiasz ją, uzupełniasz i zatwierdzasz. AI nie musi więc zastępować twojej pracy. Może usunąć najbardziej żmudną część tej pracy.

Zadanie 21. Napisz notatkę służbową

Notatka służbowa powinna przede wszystkim przekazywać informacje w sposób uporządkowany i jednoznaczny. W praktyce wiele osób ma problem nie z samym zebraniem informacji, ale z ich właściwym uporządkowaniem.

Możesz mieć kilka zdań zapisanych podczas rozmowy, informacje z e-maili, daty, ustalenia i własne komentarze. Zamiast układać wszystko od zera, możesz przekazać materiał AI i poprosić o przygotowanie projektu notatki.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj profesjonalną notatkę służbową na podstawie poniższych informacji.

Temat: [TEMAT]

Data zdarzenia lub spotkania: [DATA]

Uczestnicy / osoby zaangażowane: [OSOBY]

Informacje:

[WKLEJ INFORMACJE LUB NOTATKI]

Najważniejsze ustalenia:

[USTALENIA]

Dalsze działania:

[DZIAŁANIA]

Przygotuj uporządkowaną notatkę służbową.

Podziel ją logicznie na: cel notatki, najważniejsze informacje, ustalenia oraz dalsze działania, ale nie używaj zbędnych ozdobników.

Zachowaj wszystkie fakty.

Nie wymyślaj brakujących informacji.

Jeżeli czegoś istotnego brakuje, na końcu wypisz „Informacje do uzupełnienia”.

Styl powinien być rzeczowy, profesjonalny i konkretny.

Możesz również wykorzystać AI do przekształcenia bardzo krótkich notatek w dokument, który wygląda jak pełnoprawna notatka służbowa. Najważniejsze jest jednak to, aby nie pozwolić modelowi dopowiadać faktów, których nie było w materiale źródłowym.

Jeżeli notatka ma znaczenie formalne, każdą datę, nazwisko, kwotę i ustalenie należy sprawdzić przed wykorzystaniem dokumentu.

Zadanie 22. Przygotuj raport

Raport może mieć kilka stron, ale jego przygotowanie często zaczyna się od tego samego problemu: mamy dużo danych i nie wiemy, jak zamienić je w logiczną całość.

AI może pomóc przejść od surowych informacji do uporządkowanego dokumentu.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj projekt raportu na podstawie poniższych materiałów.

Temat raportu:

[TEMAT]

Cel raportu:

[CEL]

Odbiorca:

[ODBIORCA]

Materiały źródłowe:

[WKLEJ DANE / NOTATKI / INFORMACJE]

Przygotuj raport zawierający:

— krótkie wprowadzenie,

— najważniejsze fakty,

— analizę przedstawionych informacji,

— najważniejsze obserwacje,

— wnioski,

— rekomendowane dalsze działania.

Nie wymyślaj danych.

Wyraźnie oddziel fakty od interpretacji i rekomendacji.

Jeżeli na podstawie materiału nie można wyciągnąć pewnego wniosku, zaznacz to.

Język ma być profesjonalny, konkretny i zrozumiały dla osoby, która nie zna wszystkich szczegółów sprawy.

Szczególnie cenna jest instrukcja dotycząca oddzielania faktów od interpretacji. Dzięki niej zmniejszasz ryzyko, że AI przedstawi własny wniosek jako informację wynikającą bezpośrednio ze źródła.

Możesz też poprosić o dwie wersje:

Przygotuj pełną wersję raportu oraz krótkie podsumowanie dla osoby, która ma tylko dwie minuty na zapoznanie się z wynikami.

W ten sposób jeden materiał może obsłużyć różne potrzeby odbiorców.

Zadanie 23. Stwórz instrukcję

Instrukcje są szczególnie dobrym materiałem do pracy z AI, ponieważ wymagają przede wszystkim uporządkowania procesu.

Możesz opisać AI, jak wykonujesz daną czynność, nawet jeśli robisz to chaotycznie, a następnie poprosić o przekształcenie tego opisu w instrukcję.

GOTOWY PROMPT:

Na podstawie poniższego opisu przygotuj jasną instrukcję wykonania zadania.

Zadanie:

[NAZWA]

Mój obecny sposób wykonywania:

[OPIS KROKÓW]

Przygotuj instrukcję dla osoby, która nigdy wcześniej nie wykonywała tego zadania.

Każdy etap opisz prostym i jednoznacznym językiem.

Zachowaj kolejność czynności.

Wskaż miejsca, w których użytkownik może popełnić błąd.

Jeżeli potrzebne są dodatkowe informacje, oznacz je jako „Do uzupełnienia”.

Nie dodawaj procedur ani zasad, których nie ma w materiale źródłowym.

Jeżeli instrukcja jest przeznaczona dla nowych pracowników, możesz dodatkowo poprosić o stworzenie wersji dla początkującego użytkownika.

Warto także poprosić AI o sprawdzenie instrukcji z perspektywy osoby, która jej nie zna:

Przeczytaj przygotowaną instrukcję i wskaż wszystkie miejsca, które mogą być niezrozumiałe dla nowego pracownika. Następnie zaproponuj konkretne poprawki.

To bardzo praktyczny sposób wykorzystania AI jako „testera” dokumentu.

Zadanie 24. Przygotuj procedurę

Instrukcja mówi często, jak wykonać konkretną czynność. Procedura może opisywać cały sposób postępowania w określonej sytuacji. Może obejmować odpowiedzialność poszczególnych osób, kolejność działań, wymagane dokumenty oraz warunki zakończenia procesu.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj projekt procedury dotyczącej:

[TEMAT]

Obecny sposób działania:

[OPIS]

Osoby uczestniczące w procesie:

[OSOBY / ROLE]

Dokumenty lub informacje wykorzystywane w procesie:

[DOKUMENTY]

Najważniejsze zasady:

[ZASADY]

Przygotuj uporządkowaną procedurę zawierającą:

— cel,

— zakres,

— odpowiedzialności,

— kolejność działań,

— wymagane informacje lub dokumenty,

— sytuacje wyjątkowe,

— sposób zakończenia procesu.

Nie twórz nowych zasad. Jeżeli brakuje informacji, oznacz miejsce jako „Do decyzji / uzupełnienia”.

Przygotuj dokument językiem prostym, jednoznacznym i możliwym do wdrożenia w organizacji.

W przypadku procedur szczególnie ważna jest kontrola. AI może bardzo dobrze uporządkować proces, ale nie powinna samodzielnie ustanawiać zasad organizacyjnych, prawnych czy finansowych.

Zadanie 25. Uporządkuj dokument

Czasami dokument zawiera wszystkie potrzebne informacje, ale jest po prostu źle zorganizowany. Powtarzające się fragmenty, chaotyczna kolejność, długie akapity i brak logicznej struktury sprawiają, że odbiorca musi wykonać dodatkową pracę, aby zrozumieć treść.

AI może pełnić funkcję redaktora.

GOTOWY PROMPT:

Uporządkuj poniższy dokument.

[WKLEJ DOKUMENT]

Nie zmieniaj faktów ani znaczenia tekstu.

Twoim zadaniem jest poprawić strukturę i czytelność dokumentu.

Zidentyfikuj:

— powtarzające się informacje,

— fragmenty znajdujące się w niewłaściwej kolejności,

— niejasne sformułowania,

— brakujące przejścia między tematami,

— informacje, które można połączyć.

Następnie przygotuj uporządkowaną wersję dokumentu.

Zachowaj wszystkie istotne informacje.

Nie dopisuj faktów, których nie ma w oryginale.

Możesz także poprosić AI o zachowanie twojego stylu:

Nie zmieniaj charakteru tekstu. Popraw jedynie strukturę, logikę i czytelność.

To ważne, gdy dokument jest już napisany w odpowiednim stylu i nie chcesz, aby AI przepisała go całkowicie.

Zadanie 26. Streść dokument

Jedną z największych oszczędności czasu może dać nie samo pisanie dokumentów, ale ich czytanie.

Jeżeli każdego dnia otrzymujesz długie raporty, analizy, instrukcje lub dokumenty, AI może pomóc szybko ustalić, czy potrzebujesz przeczytać cały materiał.

GOTOWY PROMPT:

Streść poniższy dokument:

[WKLEJ DOKUMENT]

Przygotuj:

— streszczenie w maksymalnie 300 słowach,

— pięć najważniejszych informacji,

— najważniejsze liczby i daty,

— decyzje lub ustalenia,

— działania, które wynikają z dokumentu,

— kwestie wymagające szczególnej uwagi.

Nie dodawaj informacji spoza dokumentu.

Jeżeli dokument nie zawiera odpowiedzi na któreś z pytań, napisz „brak informacji w materiale”.

Możesz także wykorzystać AI do szybkiej oceny dokumentu:

Na podstawie dokumentu odpowiedz: czy zawiera informacje, które wymagają ode mnie działania? Jeśli tak, wskaż dokładnie jakie i z jakim terminem.

To może być szczególnie przydatne przy dużej liczbie wiadomości i dokumentów.

Zadanie 27. Wyciągnij najważniejsze informacje

Streszczenie i wyciągnięcie najważniejszych informacji to nie zawsze to samo. Streszczenie może być krótszą wersją całego dokumentu. Wyciągnięcie informacji oznacza natomiast skupienie się wyłącznie na tym, co jest potrzebne do konkretnego celu.

GOTOWY PROMPT:

Przeanalizuj poniższy dokument:

[DOKUMENT]

Interesują mnie przede wszystkim informacje dotyczące:

[TEMAT / KRYTERIA]

Wyciągnij tylko informacje związane z tym tematem.

Dla każdej informacji podaj:

— czego dotyczy,

— konkretną wartość / datę / decyzję, jeśli występuje,

— gdzie w dokumencie została przedstawiona.

Nie dopowiadaj brakujących informacji.

Na końcu napisz, czy w dokumencie znajdują się informacje, których brakuje do pełnej oceny sytuacji.

Ten sposób pracy pokazuje, że dobry prompt nie musi być skomplikowany. Najważniejsze jest określenie, czego dokładnie szukasz.

Jeżeli poprosisz jedynie o „najważniejsze informacje”, AI musi sama zdecydować, co jest ważne. Jeżeli określisz, że interesują cię na przykład terminy, kwoty, zobowiązania i ryzyka, otrzymasz znacznie bardziej użyteczny rezultat.

Zadanie 28. Porównaj dwa dokumenty

Porównywanie dokumentów jest klasycznym przykładem pracy, którą człowiek może wykonać, ale której wykonywanie ręczne jest czasochłonne i podatne na przeoczenia.

AI może pomóc wskazać różnice pomiędzy dwiema wersjami.

GOTOWY PROMPT:

Porównaj poniższe dwa dokumenty.

DOKUMENT A:

[WKLEJ DOKUMENT A]

DOKUMENT B:

[WKLEJ DOKUMENT B]

Wskaż:

— informacje obecne tylko w A,

— informacje obecne tylko w B,

— zmienione fragmenty,

— zmienione liczby,

— zmienione daty,

— zmienione terminy,

— zmienione obowiązki lub warunki,

— informacje usunięte.

Przy każdej istotnej różnicy opisz, na czym polega zmiana.

Nie zakładaj, że zmiana jest korzystna lub niekorzystna. Opisz ją neutralnie.

Na końcu przygotuj krótkie podsumowanie najważniejszych zmian wymagających uwagi człowieka.

W przypadku umów, dokumentów prawnych lub innych materiałów o istotnych konsekwencjach AI nie powinna być jedynym narzędziem kontroli. Może pomóc znaleźć różnice, ale ważne dokumenty powinny zostać zweryfikowane odpowiednią metodą, a w razie potrzeby przez specjalistę.

Zadanie 29. Zamień notatki w gotowy dokument

W pracy biurowej bardzo często informacje powstają przed dokumentem. Najpierw jest rozmowa, spotkanie, telefon albo luźne notatki. Dopiero później trzeba z tego przygotować uporządkowany materiał.

AI świetnie radzi sobie z przejściem od surowego materiału do pierwszej wersji dokumentu.

GOTOWY PROMPT:

Zamień poniższe notatki w profesjonalny dokument.

Notatki:

[WKLEJ NOTATKI]

Rodzaj dokumentu:

[RAPORT / NOTATKA / PODSUMOWANIE / INSTRUKCJA / OFERTA / INNY]

Odbiorca:

[ODBIORCA]

Cel dokumentu:

[CEL]

Uporządkuj informacje logicznie i nadaj im spójną strukturę.

Nie usuwaj istotnych informacji.

Nie dodawaj żadnych faktów, których nie ma w notatkach.

Jeżeli któraś informacja jest niejasna, nie zgaduj. Oznacz ją jako [DO WYJAŚNIENIA].

Przygotuj kompletną wersję roboczą dokumentu, którą będę mógł później zweryfikować i poprawić.

To polecenie jest szczególnie przydatne wtedy, gdy szybko zapisujesz informacje i nie masz czasu od razu tworzyć z nich pełnego dokumentu.

Możesz również poprosić o zachowanie określonego formatu:

Dokument powinien mieć maksymalnie dwie strony, zaczynać się od krótkiego podsumowania i kończyć listą najważniejszych działań.

Dzięki temu AI otrzymuje nie tylko informację o treści, ale również o oczekiwanym rezultacie.

Zadanie 30. Przygotuj dokument dla przełożonego

Dokument przygotowany dla przełożonego powinien często wyglądać inaczej niż dokument roboczy. Osoba zarządzająca może nie potrzebować wszystkich szczegółów. Potrzebuje przede wszystkim wiedzieć, co się wydarzyło, jakie są konsekwencje, jakie decyzje trzeba podjąć i co rekomendujesz.

AI może pomóc przekształcić szczegółowy materiał w wersję przeznaczoną dla osoby decyzyjnej.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj krótkie podsumowanie dla mojego przełożonego na podstawie poniższych informacji.

Materiał źródłowy:

[WKLEJ INFORMACJE]

Temat:

[TEMAT]

Kontekst:

[KONTEKST]

Przygotuj dokument skoncentrowany na informacjach potrzebnych do podjęcia decyzji.

Uwzględnij:

— co się wydarzyło,

— dlaczego jest to ważne,

— najważniejsze fakty,

— konsekwencje,

— ryzyka,

— dostępne opcje,

— moją rekomendację: [REKOMENDACJA, JEŚLI JĄ MAM].

Oddziel fakty od opinii i rekomendacji.

Nie ukrywaj istotnych problemów, ale nie rozwlekaj dokumentu.

Zacznij od krótkiego podsumowania najważniejszego wniosku.

Nie dodawaj żadnych informacji, których nie ma w materiale źródłowym.

Możesz również poprosić AI o wersję „jednominutową”:

Przygotuj wersję, którą przełożony może przeczytać w mniej niż minutę. Zostaw wyłącznie informacje niezbędne do zrozumienia sytuacji i podjęcia decyzji.

To bardzo praktyczna umiejętność. W wielu organizacjach problemem nie jest brak informacji, ale ich nadmiar. Przełożony może otrzymywać dokumenty liczące kilka stron, podczas gdy do podjęcia decyzji potrzebuje pięciu konkretnych informacji.

AI może pomóc dokonać takiej kompresji.

Jednocześnie trzeba uważać, aby skracanie nie doprowadziło do utraty istotnego kontekstu. Dokument dla przełożonego powinien być krótki, ale nie może być nieuczciwie uproszczony.

Właśnie dlatego warto stosować dodatkowy prompt kontrolny:

Przeanalizuj przygotowany dokument dla przełożonego i sprawdź, czy skrócenie materiału nie spowodowało pominięcia informacji, która może zmienić sposób oceny sytuacji. Wskaż potencjalnie pominięte elementy, ale nie dodawaj żadnych nowych faktów.

To dobry przykład wykorzystania AI nie tylko do tworzenia treści, ale również do kontroli jakości.

W pracy biurowej można zbudować cały prosty łańcuch pracy. Najpierw AI otrzymuje surowe notatki. Następnie zamienia je w uporządkowany dokument. Później przygotowuje skróconą wersję. Na końcu tworzy podsumowanie dla konkretnego odbiorcy.

Jedna porcja informacji może więc zostać wykorzystana kilka razy.

To właśnie jest jedna z najważniejszych zasad efektywnego korzystania z AI: nie twórz od początku każdego dokumentu osobno, jeżeli masz już materiał źródłowy, który można przekształcać.

Wyobraź sobie sytuację, w której po spotkaniu masz trzy strony chaotycznych notatek. W tradycyjnym modelu pracy możesz najpierw przepisać notatki, potem napisać raport, następnie przygotować wiadomość dla zespołu i na końcu krótkie podsumowanie dla przełożonego.

Z pomocą AI możesz rozpocząć od jednego materiału źródłowego.

Najpierw:

Uporządkuj moje notatki i wyodrębnij wszystkie ustalenia.

Potem:

Na podstawie uporządkowanych informacji przygotuj raport.

Następnie:

Na podstawie raportu przygotuj wiadomość dla zespołu.

A na końcu:

Na podstawie tego samego raportu przygotuj jednominutowe podsumowanie dla przełożonego.

To nie jest już pojedynczy prompt.

To prosty workflow.

Im częściej wykonujesz podobne zadania, tym bardziej opłaca się stworzyć własny zestaw poleceń. Możesz przechowywać je w jednym dokumencie i modyfikować w zależności od potrzeb.

Warto również stworzyć własne stałe instrukcje dotyczące dokumentów. Na przykład:

Wszystkie dokumenty przygotowuj językiem profesjonalnym, ale prostym. Unikaj korporacyjnych frazesów. Nie powtarzaj tych samych informacji. Nie twórz faktów, których nie ma w materiale. Jeżeli czegoś nie wiesz, wyraźnie to zaznacz. Oddzielaj fakty od interpretacji i rekomendacji. Przy ważnych liczbach, datach i terminach zachowuj szczególną ostrożność. Jeżeli materiał źródłowy jest niepełny, wskaż czego brakuje.

Taką instrukcję można wykorzystywać jako fundament wielu kolejnych promptów.

Dzięki temu z czasem nie zaczynasz każdej rozmowy z AI od zera.

Budujesz własnego cyfrowego współpracownika, który zna twoje oczekiwania dotyczące struktury, stylu i jakości dokumentów.

Warto jednak pamiętać o jednej granicy.

AI może bardzo dobrze pisać dokumenty, ale dobrze napisany dokument niekoniecznie jest prawdziwy.

To jedna z najważniejszych rzeczy, o których trzeba pamiętać podczas automatyzowania pracy biurowej. Model językowy może przygotować tekst brzmiący profesjonalnie, logicznie i przekonująco, a jednocześnie zawierający błąd. Może źle zinterpretować zdanie, pomylić dwie wartości albo nie zauważyć sprzeczności w materiale.

Dlatego im większe znaczenie ma dokument, tym większa powinna być kontrola człowieka.

W przypadku zwykłej notatki roboczej kontrola może polegać na szybkim przeczytaniu tekstu.

W przypadku raportu finansowego, dokumentu prawnego, decyzji kadrowej czy dokumentu zawierającego dane o dużym znaczeniu biznesowym kontrola powinna być znacznie dokładniejsza.

Najlepsza zasada brzmi:

AI przygotowuje. Człowiek sprawdza. Człowiek decyduje.

Jeżeli zastosujesz tę zasadę konsekwentnie, praca z dokumentami może stać się znacznie szybsza bez utraty kontroli nad tym, co faktycznie wysyłasz, publikujesz lub podpisujesz.

Nie chodzi przecież o to, aby AI pisała za ciebie wszystko.

Chodzi o to, abyś nie musiał po raz setny wykonywać tej samej mechanicznej pracy.

ROZDZIAŁ 4. AI NA SPOTKANIACH

Spotkania są jednym z tych elementów pracy, które potrafią pochłaniać ogromną ilość czasu, a jednocześnie często nie kończą się w sposób, który pozwala ten czas dobrze wykorzystać. Samo spotkanie może trwać godzinę, ale jego rzeczywisty koszt jest znacznie większy. Trzeba się do niego przygotować, zebrać informacje, ustalić temat rozmowy, znaleźć dokumenty, przygotować pytania, a później jeszcze uporządkować notatki, spisać decyzje, przypisać zadania i poinformować osoby, które nie uczestniczyły w rozmowie.

AI może pomóc w praktycznie każdym z tych etapów.

Nie oznacza to, że sztuczna inteligencja powinna uczestniczyć w każdym spotkaniu zamiast człowieka. Jej ogromną wartością jest przede wszystkim pomoc w przygotowaniu i uporządkowaniu informacji. Możesz potraktować ją jak asystenta, który przed spotkaniem pomaga ustalić, o czym należy porozmawiać, a po spotkaniu zamienia chaotyczne notatki w konkretny plan działania.

Warto przy tym pamiętać, że AI nie zna kontekstu tak dobrze jak uczestnicy spotkania. Jeżeli dostarczysz jej bardzo ogólne informacje, otrzymasz ogólne rezultaty. Jeżeli jednak przekażesz jej cel spotkania, osoby uczestniczące, najważniejsze problemy, dostępne dane i oczekiwany rezultat, może przygotować naprawdę użyteczny materiał.

Największa zmiana polega na tym, że spotkanie przestaje być pojedynczym wydarzeniem. Można potraktować je jako cały proces: przygotowanie, rozmowa, decyzje, zadania, komunikacja i kontrola realizacji ustaleń.

Właśnie w takim procesie AI może zaoszczędzić najwięcej czasu.

Zadanie 31. Przygotuj agendę spotkania

Dobrze przygotowana agenda może zdecydować o jakości całego spotkania. Bez niej rozmowa łatwo zaczyna się rozgałęziać. Jeden temat prowadzi do drugiego, pojawiają się poboczne problemy, a na koniec okazuje się, że zabrakło czasu na najważniejsze kwestie.

AI może pomóc przygotować agendę na podstawie celu i dostępnych informacji.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj agendę spotkania.

Temat spotkania:

[TEMAT]

Cel spotkania:

[CEL]

Uczestnicy:

[OSOBY / ROLE]

Najważniejsze kwestie do omówienia:

[LISTA]

Problemy lub decyzje, które wymagają omówienia:

[PROBLEMY]

Czas przeznaczony na spotkanie:

[CZAS]

Przygotuj logiczną agendę z kolejnością tematów.

Przy każdym punkcie zaproponuj orientacyjny czas.

Najważniejsze decyzje i problemy umieść przed tematami drugorzędnymi.

Na końcu dodaj punkt dotyczący podsumowania decyzji i ustalenia dalszych działań.

Nie dodawaj tematów niezwiązanych z podanymi informacjami.

Możesz także poprosić AI o przygotowanie agendy, która ma ograniczyć ryzyko przeciągnięcia spotkania:

Zaprojektuj agendę na 45-minutowe spotkanie. Zostaw 5 minut na podsumowanie i nie pozwól, aby tematy poboczne zdominowały rozmowę.

To niewielka zmiana w promptcie, ale może znacząco poprawić użyteczność rezultatu.

Dobrze jest również poprosić AI o wskazanie celu każdego punktu. Wtedy agenda nie jest jedynie listą tematów, ale staje się planem dojścia do konkretnego rezultatu.

Zadanie 32. Przygotuj pytania na spotkanie

Czasami wiemy, o czym chcemy rozmawiać, ale nie wiemy, jakie pytania powinniśmy zadać. Dotyczy to szczególnie spotkań z klientami, dostawcami, kandydatami, przełożonymi czy partnerami biznesowymi.

AI może pomóc stworzyć zestaw pytań, które pozwolą lepiej przygotować się do rozmowy.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj listę pytań na spotkanie dotyczące:

[TEMAT]

Cel spotkania:

[CEL]

Uczestnicy:

[OSOBY]

Kontekst:

[OPIS]

Przygotuj:

— pytania podstawowe,

— pytania pogłębiające,

— pytania dotyczące ryzyka,

— pytania dotyczące terminów,

— pytania dotyczące odpowiedzialności,

— pytania, które mogą ujawnić problemy lub nieporozumienia.

Nie twórz pytań oczywistych ani powtarzających się.

Ułóż pytania w kolejności, która naturalnie prowadzi rozmowę od ogólnego obrazu do konkretnych ustaleń.

Na końcu wskaż 5 pytań najważniejszych, których nie powinienem pominąć.

Możesz również dodać:

Do każdego pytania napisz, jakiej informacji chcę dzięki niemu uzyskać.

Wtedy AI nie daje ci wyłącznie listy pytań, ale pomaga zrozumieć ich cel.

Zadanie 33. Przygotuj mnie do ważnej rozmowy

Niektóre spotkania wymagają znacznie więcej przygotowania niż zwykła rozmowa zespołu. Może chodzić o negocjacje, rozmowę z klientem, prezentację pomysłu, rozmowę z przełożonym albo trudną rozmowę dotyczącą problemu.

AI może wcielić się w rolę przygotowującego cię do takiego spotkania.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj mnie do ważnej rozmowy.

Z kim rozmawiam:

[OSOBA / ROLA]

Temat rozmowy:

[TEMAT]

Mój cel:

[CEL]

Stan obecny:

[OPIS]

Moje najważniejsze argumenty:

[ARGUMENTY]

Obawy:

[OBAWY]

Przygotuj:

— najważniejsze punkty, które powinienem poruszyć,

— pytania, które powinienem zadać,

— możliwe argumenty drugiej strony,

— potencjalne trudne pytania,

— propozycje spokojnych odpowiedzi,

— kwestie, których nie powinienem pominąć.

Następnie przeprowadź krótką symulację rozmowy: przedstaw argument drugiej strony, a po mojej odpowiedzi oceń ją i zaproponuj ewentualne ulepszenie.

Ostatnia część może zamienić AI w coś w rodzaju partnera treningowego.

Możesz kontynuować rozmowę i pisać własne odpowiedzi, a następnie prosić:

Oceń moją odpowiedź pod kątem jasności, argumentacji, tonu i skuteczności. Nie pisz jej od nowa, dopóki nie wskażesz mi najpierw jej mocnych i słabych stron.

Dzięki temu AI nie tylko dostarcza gotowy tekst, ale pomaga przygotować się do rzeczywistej rozmowy.

Zadanie 34. Podsumuj notatki ze spotkania

Po spotkaniu często pozostaje kilka stron chaotycznych notatek. Mogą zawierać urwane zdania, skróty, nazwiska, liczby i luźne pomysły.

Nie trzeba od razu przepisywać ich w idealnej formie.

GOTOWY PROMPT:

Uporządkuj i podsumuj poniższe notatki ze spotkania.

[WKLEJ NOTATKI]

Przygotuj:

— najważniejsze tematy,

— najważniejsze informacje,

— decyzje,

— ustalenia,

— zadania,

— osoby odpowiedzialne,

— terminy,

— kwestie wymagające dalszego wyjaśnienia.

Nie dodawaj żadnych informacji, których nie ma w notatkach.

Jeżeli odpowiedzialność lub termin nie został jednoznacznie określony, napisz „nie ustalono”.

Oddziel faktyczne ustalenia od luźnych pomysłów i dyskusji.

Ta ostatnia instrukcja jest bardzo cenna. Podczas spotkania pada wiele pomysłów, ale nie każdy pomysł jest decyzją.

AI powinna pomóc je rozróżnić, a nie zamienić każdą wypowiedź w oficjalne ustalenie.

Zadanie 35. Wyciągnij decyzje ze spotkania

Jednym z największych problemów po spotkaniach jest niejasność dotycząca tego, co właściwie zostało ustalone.

Można rozmawiać przez godzinę i mieć wrażenie, że wszystko jest jasne, a następnego dnia każdy uczestnik pamięta rozmowę trochę inaczej.

AI może pomóc wyciągnąć z notatek wyłącznie decyzje.

GOTOWY PROMPT:

Przeanalizuj poniższe notatki ze spotkania:

[NOTATKI]

Wyodrębnij wyłącznie decyzje, które zostały faktycznie podjęte.

Dla każdej decyzji podaj:

— czego dotyczy,

— co dokładnie ustalono,

— kto jest odpowiedzialny, jeśli zostało to określone,

— termin, jeśli został określony.

Nie traktuj propozycji, pytań ani luźnych pomysłów jako decyzji.

Jeżeli z notatek nie wynika jednoznacznie, że decyzja została podjęta, oznacz ją jako „wymaga potwierdzenia”.

To prosty sposób na uniknięcie bardzo częstego problemu: pomylenia rozmowy o czymś z faktycznym podjęciem decyzji.

Zadanie 36. Stwórz listę zadań po spotkaniu

Spotkanie ma wartość dopiero wtedy, gdy jego ustalenia prowadzą do działania.

Lista zadań pozwala przełożyć rozmowę na konkretne czynności.

GOTOWY PROMPT:

Na podstawie poniższych notatek przygotuj listę zadań po spotkaniu.

[NOTATKI]

Dla każdego zadania podaj:

— konkretne działanie,

— osobę odpowiedzialną,

— termin,

— priorytet,

— zależności od innych zadań, jeśli wynikają z materiału.

Nie wymyślaj terminów ani osób odpowiedzialnych.

Jeżeli czegoś nie ustalono, wpisz „nie ustalono”.

Zamień ogólne ustalenia na konkretne czynności, ale nie zmieniaj ich znaczenia.

Możesz następnie zrobić drugi krok:

Przejrzyj tę listę i wskaż zadania, które są zbyt ogólne, aby można było jednoznacznie stwierdzić, czy zostały wykonane.

To bardzo dobry sposób na poprawienie jakości ustaleń.

„Zająć się ofertą” jest słabym zadaniem.

„Przygotować pierwszą wersję oferty dla klienta X i przesłać ją do akceptacji” jest znacznie bardziej jednoznaczne.

Zadanie 37. Przypisz zadania konkretnym osobom

Czasami podczas spotkania ustalenie brzmi: „ktoś przygotuje raport” albo „trzeba sprawdzić dane”. Takie sformułowania są źródłem późniejszych problemów.

Jeżeli jednak z kontekstu wynika, kto powinien się tym zająć, AI może pomóc uporządkować odpowiedzialność. Nie powinna jednak samodzielnie wymyślać osób odpowiedzialnych.

GOTOWY PROMPT:

Przeanalizuj poniższe notatki ze spotkania:

[NOTATKI]

Przygotuj tabelę z zadaniami i odpowiedzialnością.

Uwzględnij:

— zadanie,

— osobę odpowiedzialną,

— termin,

— podstawę przypisania odpowiedzialności.

Jeżeli osoba odpowiedzialna została jasno wskazana, przypisz jej zadanie.

Jeżeli nie została wskazana, napisz „nie ustalono”.

Nie zgaduj, kto powinien być odpowiedzialny.

Na końcu wskaż wszystkie zadania, dla których odpowiedzialność wymaga potwierdzenia.

Możesz używać takiego promptu także do kontroli własnych notatek.

Jeżeli po spotkaniu okaże się, że połowa zadań ma status „nie ustalono”, jest to cenna informacja. Oznacza, że podczas kolejnego spotkania warto poświęcić więcej uwagi odpowiedzialności.

Zadanie 38. Przygotuj podsumowanie dla nieobecnych

Nie każdy pracownik musi uczestniczyć w każdym spotkaniu. Problem pojawia się wtedy, gdy osoba nieobecna musi później zrozumieć, co się wydarzyło.

Zamiast wysyłać jej kilkustronicowe notatki, możesz przygotować krótkie podsumowanie.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj podsumowanie spotkania dla osoby, która nie uczestniczyła w rozmowie.

Notatki:

[NOTATKI]

Odbiorca:

[ROLA / OSOBA]

Powinien wiedzieć przede wszystkim:

— czego dotyczyło spotkanie,

— jakie były najważniejsze ustalenia,

— jakie decyzje podjęto,

— jakie zadania wynikają ze spotkania,

— czy jego działania są potrzebne,

— jakie są najważniejsze terminy.

Nie przedstawiaj szczegółów dyskusji, które nie są potrzebne do zrozumienia sytuacji.

Nie dodawaj informacji spoza notatek.

Napisz krótkie, konkretne podsumowanie, które można przesłać e-mailem.

Warto pamiętać, że podsumowanie dla nieobecnego nie powinno być stenogramem.

Celem nie jest odtworzenie każdej wypowiedzi.

Celem jest przekazanie informacji potrzebnych do dalszego działania.

Zadanie 39. Znajdź problemy w ustaleniach

To jedno z ciekawszych zastosowań AI. Zamiast prosić ją tylko o uporządkowanie spotkania, można poprosić o krytyczne przeanalizowanie ustaleń.

AI może wskazać sprzeczności, brakujące terminy, niejasną odpowiedzialność albo zadania zależne od siebie.

GOTOWY PROMPT:

Przeanalizuj poniższe ustalenia ze spotkania krytycznie.

[USTALENIA]

Poszukaj:

— sprzecznych decyzji,

— niejasnych odpowiedzialności,

— brakujących terminów,

— zadań bez właściciela,

— terminów, które mogą być ze sobą sprzeczne,

— zależności między zadaniami,

— decyzji, które wymagają dodatkowych informacji,

— potencjalnych nieporozumień.

Nie wymyślaj problemów, których nie ma w materiale.

Jeżeli coś jest tylko potencjalnym ryzykiem, oznacz to jako „potencjalne ryzyko”, a nie jako fakt.

Na końcu przygotuj listę pytań, które warto wyjaśnić przed rozpoczęciem realizacji ustaleń.

Ten prompt może pełnić funkcję prostego „audytu” spotkania.

Co ważne, AI nie musi mieć racji we wszystkim. Jej zadaniem jest zwrócenie uwagi na miejsca, które człowiek powinien sprawdzić.

Czasami właśnie takie drugie spojrzenie pozwala zauważyć problem, który podczas rozmowy wszystkim umknął.

Zadanie 40. Przygotuj follow-up po spotkaniu

Follow-up jest jednym z najważniejszych elementów całego procesu. Bez niego ustalenia mogą pozostać wyłącznie w notatkach.

Dobra wiadomość po spotkaniu powinna być krótka, konkretna i jasno pokazywać, co zostało ustalone.

GOTOWY PROMPT:

Przygotuj wiadomość follow-up po spotkaniu.

Temat spotkania:

[TEMAT]

Uczestnicy:

[OSOBY]

Najważniejsze ustalenia:

[USTALENIA]

Decyzje:

[DECYZJE]

Zadania:

[ZADANIA]

Terminy:

[TERMINY]

Przygotuj profesjonalną, krótką wiadomość podsumowującą.

Zacznij od podziękowania za spotkanie.

Następnie przedstaw najważniejsze ustalenia.

W osobnej części wypisz zadania, osoby odpowiedzialne i terminy, jeśli zostały ustalone.

Na końcu wskaż kwestie wymagające potwierdzenia.

Nie dodawaj żadnych nowych ustaleń.

Ton: profesjonalny, naturalny i konkretny.

Możesz również stworzyć wersję bardziej zwięzłą:

Przygotuj follow-up, który można przeczytać w mniej niż 60 sekund. Zostaw tylko decyzje, zadania, osoby odpowiedzialne i terminy.

To może być szczególnie przydatne przy częstych spotkaniach.

Warto również wykorzystać AI do przygotowania wiadomości przypominającej kilka dni później:

Na podstawie poniższych ustaleń przygotuj krótkie przypomnienie dla osób odpowiedzialnych za zadania, których termin zbliża się w ciągu najbliższych trzech dni. Nie brzmią jak ponaglenie. Ton ma być uprzejmy i rzeczowy.

W ten sposób AI może wspierać nie tylko samo spotkanie, ale również późniejszą realizację jego ustaleń.

Największą korzyść daje jednak połączenie wszystkich dziesięciu zadań w jeden proces.

Przed spotkaniem AI może przygotować agendę i pytania. Następnie może pomóc przygotować cię do ważnej rozmowy. Po spotkaniu możesz przekazać jej notatki. Z tych notatek może wyciągnąć decyzje, stworzyć listę zadań, wskazać osoby odpowiedzialne i przygotować podsumowanie dla nieobecnych. Następnie może przeanalizować ustalenia pod kątem problemów i stworzyć wiadomość follow-up.

W efekcie otrzymujesz cały cykl pracy.

Nie musisz więc myśleć o AI jako o narzędziu, które „pisze tekst”.

Możesz myśleć o niej jako o asystencie procesu.

Przykładowo, po spotkaniu możesz wkleić swoje notatki i napisać:

Na podstawie tych notatek wykonaj kolejno następujące zadania: najpierw uporządkuj informacje, następnie wyodrębnij decyzje, potem stwórz listę zadań wraz z osobami odpowiedzialnymi i terminami, następnie wskaż niejasności oraz potencjalne konflikty, a na końcu przygotuj krótkiego follow-upa do uczestników. Nie dodawaj żadnych informacji, których nie ma w notatkach.

Jednym poleceniem można więc uruchomić kilka etapów pracy.

Warto jednak w przypadku ważnych spotkań rozdzielać poszczególne etapy i sprawdzać rezultaty. Jeżeli AI źle zrozumie jedno ustalenie na początku, późniejsze części procesu mogą powielać ten błąd.

Dlatego bezpieczniejszy model wygląda następująco: najpierw AI porządkuje notatki, ty je sprawdzasz, następnie AI wyciąga decyzje, ty je zatwierdzasz, a dopiero później powstaje lista zadań i follow-up.

To może wydawać się wolniejsze niż całkowite oddanie procesu AI, ale w rzeczywistości nadal pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, jednocześnie zachowując kontrolę.

Warto też pamiętać o prywatności. Notatki ze spotkań mogą zawierać dane osobowe, informacje o klientach, wynagrodzeniach, wynikach finansowych, strategii firmy albo inne informacje poufne. Przed przekazaniem takich materiałów do narzędzia AI trzeba sprawdzić zasady obowiązujące w organizacji i możliwości wykorzystywanego systemu. W razie potrzeby dane należy usunąć, zanonimizować albo użyć rozwiązania zatwierdzonego przez pracodawcę.

AI może być świetnym asystentem spotkania.

Nie powinna jednak być bezrefleksyjnym archiwistą wszystkiego, co znajduje się w firmie.

Najważniejsza zasada pozostaje prosta: AI może uporządkować rozmowę, ale to ludzie podejmują decyzje.

Dzięki temu spotkania mogą przestać być wydarzeniami, po których zostaje sterta notatek.

Mogą stać się procesem, który prowadzi od przygotowania, przez rozmowę, aż do konkretnych działań.

A właśnie w tym przejściu od rozmowy do działania kryje się jedna z największych możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji w codziennej pracy.

ROZDZIAŁ 5. AI DO NAUKI I EDUKACJI

Nauka bardzo długo kojarzyła się z jedną podstawową metodą: przeczytać materiał, zrobić notatki, nauczyć się najważniejszych informacji i spróbować je później odtworzyć. Problem polega na tym, że samo przeczytanie tekstu bardzo często daje złudzenie, że coś już umiemy. Rozpoznajemy pojęcia, kojarzymy informacje, wydaje nam się, że temat jest zrozumiały, ale kiedy musimy samodzielnie wyjaśnić zagadnienie albo rozwiązać problem, okazuje się, że wiedza nie jest jeszcze wystarczająco utrwalona.

AI może całkowicie zmienić sposób, w jaki się uczymy.

Nie musi być tylko narzędziem, które podaje gotową odpowiedź. Znacznie ciekawsze jest wykorzystanie jej jako osobistego nauczyciela, korepetytora, egzaminatora, partnera do dyskusji, autora ćwiczeń i organizatora procesu nauki. Możesz poprosić ją o wyjaśnienie trudnego zagadnienia, a następnie poprosić o prostsze wyjaśnienie, przykłady, pytania sprawdzające i ćwiczenia. Możesz powiedzieć, czego już się nauczyłeś, ile masz czasu i jaki jest twój cel, a AI pomoże zaplanować dalszą naukę.

Najważniejsze jest jednak to, aby nie traktować sztucznej inteligencji jako automatu do odrabiania pracy za nas.

Jeżeli zapytasz: „Podaj mi odpowiedź”, otrzymasz odpowiedź.

Jeżeli zapytasz: „Naucz mnie dojść do odpowiedzi samodzielnie”, możesz otrzymać coś znacznie bardziej wartościowego.

To ogromna różnica.

Dobra nauka nie polega przecież na tym, żeby jak najszybciej zobaczyć prawidłowe rozwiązanie. Chodzi o to, żeby zrozumieć, dlaczego rozwiązanie jest prawidłowe i potrafić wykorzystać tę wiedzę później w innej sytuacji.