Bezpłatny fragment - Excel: Analiza „What if” zasilana nowym e-sprawozdaniem

1. Wstęp

Niniejsza publikacja jest kolejną z serii popularyzującej wykorzystanie Excela oraz danych w plikach JPK w codziennej pracy księgowego. Podobnie jak w innych moich publikacjach, także i do tej dołączony jest plik Excela z narzędziem, które można wykorzystać w każdej firmie. Narzędzie to, zostało dokładnie tutaj przedstawione i opisane. Zarówno w załączonym do niniejszej publikacji pliku Excela, jak wszystkich innych plikach dołączonych do moich innych publikacji, wszystkie użyte w przedstawionym narzędziu formuły Excela są odkryte, by mogły być elementem poszerzania wiedzy o zastosowaniach arkusza kalkulacyjnego w praktyce. Formuły te można modyfikować i analizować, poszerzając swoją wiedzę o Excelu. Można też inspirować się prezentowanym narzędziem we własnych rozwiązaniach.

W tej publikacji kontynuuję temat analizy What If, która staje się coraz bardziej popularna i coraz częściej jest wykorzystywana w pracy księgowego, analityka, czy zarządu. Jest to typ analizy dynamicznej, tzn. takiej, gdzie zmieniane są parametry wyliczeń, dając natychmiastowe wyniki, oraz odpowiedź na pytanie: co jeśli?

Dodatkowo, na potrzeby analizy What If, omówiłam funkcjonalność Excela: „Analiza warunkowa”, która uzupełnia prezentowane przeze mnie zagadnienie, wskazując na jej praktyczne aspekty.

Przesłaniem wszystkich moich książek jest dostarczenie księgowym nie tylko tanich narzędzi analitycznych i sprawozdawczych, ale także inspirowanie moich czytelników do poznawania i stosowania Excela w ich pracy. Analiza What If i analiza warunkowa z reguły jest oferowana w ramach drogich funkcjonalności Business Intelligence, na które niestety nie stać wiele firm. Dzięki tej publikacji, każdy może poznać na czym polega analiza What If, pozyskać gotowe do użycia w swojej firmie narzędzie, a także zainspirować się do projektowania własnych, podobnych rozwiązań, dedykowanych do potrzeb konkretnej firmy. Co najważniejsze — można skorzystać z tego rozwiązania nie ponosząc wielkich wydatków.

Przedstawiony w niniejszej publikacji raport jest zasilany danymi z e-sprawozdania finansowego wg schemy 1—3, obowiązującej od 1.1.2025, dla rozliczeń finansowych, których rok obrotowy rozpoczął się po 1.1.2024.

Poprzednia moja publikacja o Analizie What if, omawia w podobnym zakresie temat, jednak dołączone do niej narzędzie w Excelu zasilane jest danymi z e-sprawozdania wg schemy 1—2 obowiązującej do 31.12.2024 dla rozliczeń finansowych dla lat obrachunkowych zaczynających się przed 1.1.2024. W narzędziu Excela, które jest dołączone do tej publikacji, została dodana także nowa funkcjonalność, analizy What if, pozwalająca wprowadzić własne dane dla analizy.

2. Nowa schema 1—3 e-sprawozdań

Od 1.01.2025 weszła w życie nowa schema dla e-sprawozdań finansowych dla jednostek:

— Inna,

— Mała,

— Mikro

— OPP.

Pierwsze rozliczenie z użyciem nowej schemy ma objąć lata obrachunkowe rozpoczęte po 1.01.2024. W roku 2025 przedsiębiorstwa będą korzystały równolegle z dwóch wersji e-sprawozdania finansowego:

— Schema 1—2 dla lat obrachunkowych rozpoczynających się przed 1.01.2024

— Schema 1—3 dla lat obrachunkowych rozpoczynających się po 1.01.2024.

Nowa schema dla e-sprawozdania finansowego, powstała w ślad za zmianami w ustawie o rachunkowości. Zmiany, jakie pojawiły się we wzorach sprawozdań finansowych wymienione są poniżej (na niebiesko zaznaczone są fragmenty, które zostały dodane do wzorów sprawozdań, a na czerwono te, które zostały usunięte:

Jednostka inna (załącznik nr 1 do UoR)

W dodatkowych informacjach i objaśnieniach w pkt. 18 zostały zmienione odwołania do przepisów, w pkt. 1 dodano podpunkt 20 oraz w pkt. 2 dodano podpunkt 13

Jednostka mikro (załącznik nr 4 do UoR)

W ustawie, w załączniku nr 4, został poszerzony opis wskazujący jednostki, które mogą korzystać z uproszczonego wzoru sprawozdania finansowego tak, jak to widać poniżej.

W rachunku zysków i strat został usunięty cały punkt G:

Jednostka mała (załącznik nr 5 do UoR)

3. Czym jest analiza What If

Oczywistym jest, że w zarządzaniu przedsiębiorstwem dużą pomocą są różnorodne analizy, które są wyliczane w oparciu o tzw. dane ex post, czyli dane zbierane z dalszej lub bliższej przeszłości. Mogą to być różnorodne raporty, zestawienia czy sprawozdania. Jednak by podjąć trafną decyzję zarządczą potrzebne są czasami odpowiedzi na pytania typu „co jeśli”. Przykładami tego typu analiz (pytań) mogą być:

— Jaki będzie przychód jeśli zostanie zmniejszona cena jednostkowa i skorygowany koszt?

— Jaki należy zaangażować koszt, aby nie przekroczyć przyjętego pułapu podatku dochodowego?

— Jak wpłynie na przychód zwiększenie wynagrodzenia i zmniejszenie zakupu usług obcych i w jakich granicach kwot tych kosztów należy się poruszać, aby nie wygenerować straty?

— Jaki będzie wynik finansowy, gdy przychód i koszt wzrosną o tyle samo, ile wzrosły rok do roku w poprzednich

latach?

Takich pytań można mnożyć wiele, a odpowiedzi na nie, na pewno mogą ułatwić decyzje zarządcze. Zarząd nie chce być zaskakiwany wynikiem finansowym, a chciałby określać granice dla kosztów i przychodów, w jakich jednostka powinna się poruszać.

Analiza What If pozwala w czasie rzeczywistym uzyskiwać odpowiedzi na ważne pytania związane z prowadzeniem firmy, a dotyczące finansów podmiotu.

Podstawą analizy typu What If są parametry, które można zmieniać płynnie zgodnie z prowadzoną analizą. Chcąc zaprojektować potrzebny raport, należy ustalić jakie wartości nas interesują i jakie czynniki mogą na nie wpływać. W dalszej części publikacji przedstawiony jest przykład analizy, gdzie w zależności od kosztów ogólnych, bądź szczegółowych, można kontrolować kwotę podatku dochodowego, jaki będzie do zapłacenia. Są to istotne kwestie, ponieważ pozwalają przewidzieć skutki niektórych decyzji finansowych. Pamiętajmy, że rozważnie zaangażowany koszt w przedsiębiorstwo w bliższej lub dalszej przyszłości, powinien przynieść zysk i rozwój firmy, więc czasami lepiej więcej zainwestować w firmę niż płacić wyższe podatki.

Przystępując do projektowania analizy What If, przede wszystkim trzeba zastanowić się, jaki obszar finansów będzie nas interesował. Oczywistym jest, że najważniejszy dla przedsiębiorcy jest zysk na przedsięwzięciu, ale na ten zysk wpływa wiele czynników. Do tych czynników można zaliczyć np. koszty, jakie trzeba ponieść, aby w ogóle móc zrealizować dane przedsięwzięcie. Nie jest dobrze, gdy nasze wyliczenia są oderwane od rzeczywistości biznesowej i najlepiej analizę prowadzić na danych ex post, z otwartymi do zmian niektórymi czynnikami. Na przykład punktem wyjścia będzie sprawozdanie finansowe z poprzedniego roku. Analizując koszty, interesować nas będą na pewno koszty stałe, czyli te, którymi trudno jest manipulować, (chociaż czasami i one mogą być poddane redukcji) Przyjmując koszty stałe, jako czynnik niezmienialny, należy otworzyć do zmian koszty zmienne. Kolejnym elementem analizy jest cel, jakim jest osiągnięcie konkretnego zysku na przedsięwzięciu. Mając tak zbudowany punkt wyjścia (PW), można rozpocząć analizę:

Koszty stałe (zdefiniowane) + koszty zmienne + wynik finansowy = przychód (cel).

Kalibrując koszty zmienne w kontekście zaplanowanego celu, jakim jest określony przychód można zaplanować poszczególne koszty zmienne i w ten sposób przygotować plan (budżet) na kolejny okres działalności. Dla ułatwienia prowadzenia analizy What If, można przygotować różne scenariusze badań tak, aby ostatecznie móc wybrać najlepszy wariant analizy (najlepszy scenariusz). W tym miejscu pojawia się pytanie: a jak ocenić, który wariant analizy będący wynikiem określonego scenariusza będzie najlepszy? Odpowiedź powinna wynikać z konkretnej sytuacji w przedsiębiorstwie, specyfiki branży i szczegółów dotyczących realizacji projektów. Ten najlepszy scenariusz można zapisać w formie planu, jako celu do wykonania w następnym okresie, którym może być rok, kwartał, czy półrocze.

4. Analiza What if — narzędzie w Excelu

Jak to zostało napisane we wstępie, do niniejszej publikacji dołączone jest narzędzie zaprojektowane w Excelu, za pomocą którego można prowadzić analizę What If dla obszaru finansowo — księgowego (rys. 1).

Jak to zostało już wcześniej wspomniane, narzędzie to, jest zasilane danymi z e-sprawozdania finansowego w wersji 1—3 (2025), a dokładnie bilansem oraz rachunkiem zysków i start w wersji porównawczej oraz dodano możliwość wprowadzenia własnych danych. Za pomocą prezentowanego narzędzia, można prowadzić analizę What If oraz analizę wskaźnikową. Na rys. 2 przedstawione jest środowisko analizy What If, które jest opisane w dalszej części, w podrozdziale 4.3.

Prezentowane narzędzie w Excelu, składa się z siedmiu arkuszy:

— Start — arkusz początkowy,

— Dashboard — środowisko analizy What if,

— Wskaźniki — arkusz z tabelą wyliczonych wskaźników,

— Bilans — bilans wczytany z e-sprawozdania (1—3),

— RZiS — rachunek zysków i strat w wersji porównawczej wczytany z e-sprawozdania (1—3),

— XML — arkusz, na którym należy zaimportować e-sprawozdanie,

— Dane — miejsce, gdzie można wprowadzić własne dane, które mogą być poddane analizie na arkuszu Dashboard.

Co do zasady, e-sprawozdanie finansowe jest generowane po zakończeniu roku obrotowego w ramach rozliczenia przez jednostkę roku obrotowego (podatkowego) do urzędów (KRS, KAS). Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z funkcjonalności generowania e-sprawozdania finansowego, jaka jest zaimplementowana w programach księgowych, do zasilania raportu danymi na przykład co miesiąc, co kwartał, czy raz na pół roku. Wczytywane e-sprawozdanie nie może być podpisane, ponieważ podpisane e-sprawozdanie jest nieedycyjne.

4.1. Źródło danych

Dołączony do niniejszej publikacji plik Excela z analizą What If, jest zasilony przykładowymi danymi, które można (i należy) zastąpić własnymi danymi. Aby wczytać do pliku własne dane, najpierw trzeba przygotować e-sprawozdanie finansowe, w którym jest rachunek zysków i strat w wersji porównawczej.

Mając już przygotowany swój plik z e-sprawozdaniem finansowym, można go wczytać do raportu. Wykonujemy to na arkuszu XML. Przechodząc na arkusz XML, trzeba ustawić się w pierwszym wierszu arkusza, w którym są widoczne dane. Następnie, trzeba otworzyć menu podręczne klikając prawym przyciskiem myszy. Z wyświetlonego menu, należy wybrać polecenie „XML”, a następnie „Importuj” (rys. 3).