Bezpłatny fragment - Efektywne Zarządzanie Czasem

„Tempus fugit”. — Czas ucieka. Wergiliusz

Wstęp

Czas jest dla każdego człowieka dobrem deficytowym, straconego czasu nie można już nigdy odzyskać, nie da się go zastąpić także żadnym zamiennikiem.

Utracony kapitał w przeciwieństwie do czasu można odzyskać przy sprzyjających okolicznościach oraz wysiłku, natomiast czas jest wartością która przepada bezpowrotnie. Zasada ta dotyczy każdego człowieka, a w szczególności grup zawodowych pracujących na własny rachunek, wolnych zawodów, kadry zarządzającej. Muszą oni zdawać sobie sprawę, że zła organizacja czasu, przekłada się na mierne wyniki finansowe.

Można pokusić się o stwierdzenie, że zła organizacja czasu, to zła organizacja życia!

Nauczenie się oraz wdrożenie do codziennego funkcjonowania zasad skutecznego gospodarowania swoim czasem jest inwestycją która przyniesie szczególnie w życiu zawodowym pozytywne wyniki.

W dzisiejszych czasach, szybkie tempo życia narzuca człowiekowi pewnego rodzaju przymus zarządzania czasem, chodzi jednak o to aby znaleźć najbardziej efektywną metodę i w ten sposób może to być klucz do sukcesu w wielu dziedzinach.

To opracowanie jest przeznaczone dla tych którzy pragną zgłębić sprawdzone już od wielu lat sposoby i strategie zarządzania czasem, dla tych którzy pragną wdrożyć w swoim życiu pozytywne zmiany, dzięki którym będą mogli twórczo wykorzystać swój czas, zachowując równowagę pomiędzy życiem osobistym a zawodowym, w pełni wykorzystując wolny czas, przeznaczając go na wypoczynek oraz poświęcając rodzinie.

W poradniku tym przedstawiam sprawdzone narzędzia, praktyczne porady oraz techniki, dzięki którym można osiągnąć lepszą efektywność, przeorganizować swój czas, oraz stać się w wyższym stopniu skoncentrowanym na wykonywaniu zadań.

Opracowanie to powstało na gruncie moich wieloletnich doświadczeń, gdzie na początku stosowałem w tej dziedzinie metodę „prób i błędów”, która jest metodą bardzo czasochłonną, jednakże w zdecydowanie większej części poradnika zawarte są wskazówki oraz porady uznanych ekspertów z tej dziedziny, które staną się dla Czytelnika cenną dawką solidnej wiedzy.

Niniejszy poradnik nie posiada charakteru pracy naukowej, oraz nie aspiruje do tego aby być za taką pracę uważany. Zawarta tutaj wiedza opiera się na przykładach „z życia wziętych” oraz ma swoje źródło w statystykach i wieloletnich doświadczeniach praktycznych.

Rozdział I

Zarządzanie czasem, czym jest — rozważania ogólne.

Życie człowieka we współczesnym świecie, gdzie zmiany zachodzą szczególnie dynamicznie, pojawia się przytłaczająca ilość informacji, zadań do wykonania oraz powiązane z tym pilne terminy.

W takim właśnie środowisku dosyć łatwo można się pogubić oraz ulec dezorientacji, wtedy ujawnia się zjawisko chaosu, człowiek może dosyć łatwo stracić kontrolę nad czasem, trudno jest także wtedy sprostać priorytetowym zadaniom.

Istotnym negatywnym czynnikiem jest też stres, który zaburza normalne funkcjonowanie człowieka w tych okolicznościach, Szerzej opisuję to zagadnienie w rozdziale VI.

Czas jest zjawiskiem przemijającym, starożytni mawiali: „Tempus fugit” — czas ucieka, Dla jednych płynie on wolniej, natomiast dla innych szybciej.

Zjawisko to także zależy od okoliczności w jakich się znajdujemy. Odnosimy wrażenie, że chwile radosne przemijają szybciej, natomiast nudne zadania do wykonania lub też uciążliwe zdarzenia trwają bardzo długo.

Kolejnym przykładem może być tutaj upływ czasu w zależności od wieku człowieka, inaczej upływ czasu będzie odczuwał człowiek młody a inaczej człowiek starszy. William Hazlit napisał: „Żaden młody człowiek nie wierzy we własną śmierć”. Tak więc człowiek młody uważa, że ma jeszcze dostatecznie wielki potencjał czasu do wykorzystania, ponieważ w jego odczuciu czas płynie wolniej, natomiast wraz z upływem lat ludzie zaczynają cenić sobie czas.

Jednakże są to tylko doświadczenia osobiste, czas zawsze płynie tak samo i tylko od nas samych zależy w jaki sposób go wykorzystamy.

Jednak prawdą niezaprzeczalną jest, że zarządzaniem czasem a w szczególności jego organizacją będą zawsze najbardziej zainteresowani ludzie zajęci. Każdy z nas otrzymuje codziennie taką samą ilość czasu, jest to doba która trwa 24 godziny, jak go wykorzystamy zależy tylko od nas samych!

W całej historii ludzkiej cywilizacji nie zdarzyło się jeszcze, aby ktoś mógł dokupić sobie dodatkowy limit czasu. Nie zdarzyło się i nie zdarzy się nigdy!

Czasu nie będziemy mieć więcej, zawsze mamy go tyle samo. „Masz do przeżycia 24 godziny swojego dnia. W tym czasie musisz zadbać o swoje zdrowie, przyjemności, pieniądze, zadowolenie, uznanie i o rozwój swojej nieśmiertelnej duszy. Prawidłowe, skuteczne wykorzystanie czasu jest sprawą najwyższej wagi i pierwszej potrzeby. Wszystko od tego zależy”. — Arnold Bennet.

Pożądaną wskazówką w kwestii zarządzania czasem jest przyswojenie sobie zasady, że liczy się tylko chwila obecna. „Chwila obecna jest najważniejszym momentem twojego życia”. Są to słowa Roberta Fritza który jest autorem” The Path of Least Resistance”. Dlaczego tylko chwila obecna? Otóż Fritz wysuwa teorię, że człowiek może działać tylko w teraźniejszości, nie możemy się cofnąć w czasie aby naprawić popełnione błędy. Powinniśmy wykorzystać najlepiej jak tylko możemy wszystkie środki jakimi w danym czasie oraz miejscu dysponujemy!

Jeżeli będziemy zawsze pamiętać o tzw. „zasadzie chwili obecnej”, to automatycznie wyrobimy sobie nawyk aby wykonywać właśnie jako pierwsze najważniejsze priorytetowe zadania, jednym słowem nauczymy się rozsądnie zarządzać własnym czasem.

Pamiętajmy także o zasadzie wykonywania każdej czynności dokładnie. Należy zdecydowanie odrzucić mit utrwalany od wielu lat w niektórych poradnikach o zarządzaniu czasem które uczą, że należy dane czynności wykonywać szybko, otóż nie zawsze ta zasada się sprawdza u większości osób. Czynność wykonana szybko, nie zawsze znaczy wykonana dokładnie! Tym bardziej jeżeli człowiek jest obarczony większą ilością zadań w danym czasie.

Jeżeli będziemy się nadmiernie spieszyć, to tym bardziej będzie wzrastać ryzyko niedokładnego wykonania danej czynności. Z czasem będziemy musieli do niej powrócić aby uzupełnić braki oraz niedociągnięcia, Konsekwencje takiego działania będą tragiczne, ponieważ zamiast zaoszczędzić czas, my go po prostu roztrwonimy. Należy w tym miejscu także wspomnieć o stresie na jaki się narazimy.

W żadnym wypadku przyspieszenie wielu czynności nie wpłynie na wzrost naszej wydajności, wyjątkiem są tutaj czynności proste lub nawet prymitywne.

Czynności bardziej skomplikowane wymagają niestety poświęcenia im dostatecznej ilości czasu aby potem uniknąć poprawek.

Jeżeli człowiek zacznie coraz częściej zadawać sobie pytanie „jak w danym momencie powinienem najefektywniej wykorzystać swój czas”, to jest na dobrej drodze aby zacząć racjonalnie nim gospodarować.

Rozdział II

Jak zachować równowagę pomiędzy życiem prywatnym a pracą zawodową

W procesie zarządzania czasem celem priorytetowym jest właściwe utrzymanie równowagi pomiędzy dwiema sferami życia człowieka, czyli obowiązkami zawodowymi a własną strefą życia prywatnego.

Jeżeli dopuścimy do przenikania się tych dwóch stref, to na własne życzenie stworzymy sobie niebezpieczną dla naszego samopoczucia psychicznego sytuację dzięki której nabawimy się stresu, wypalenia zawodowego, oraz innych czynników które negatywnie zadziałają na nasze zdrowie psychiczne oraz samopoczucie.

Tak więc niewskazane jest faworyzowanie pracy kosztem życia osobistego, ponieważ grozi to w dalszej przyszłości nadwyrężeniem zdrowia, rozpadem związków, całkowitym brakiem czasu na relaks itp.

Jeżeli jednak zaczniemy faworyzować czas wolny kosztem pracy zawodowej, to jesteśmy narażeni na sytuację, dzięki której grozi nam spiętrzenie obowiązków zawodowych, niedotrzymywanie terminów, oraz w konsekwencji niepotrzebny stres i straty finansowe.

Tak więc aby uniknąć popadania w te dwie skrajności, należy ustalić sobie priorytety w pracy zawodowej oraz w życiu osobistym.

Nie możemy dopuścić do sytuacji aby nadmiernie obciążać się pracą zawodową np. kilkanaście godzin na dobę! Jest to działanie które będzie mieć w dłuższej perspektywie negatywne konsekwencje, Na dłuższą metę taka metoda pracy nie jest wydajna, ponieważ przemęczony organizm wcale wydajniej nie pracuje, do tego dochodzi także ryzyko popełniania błędów w pracy. Nadmierne obciążanie się pracą jest przekonaniem błędnym. Bardziej szczegółowo rozwijam ten wątek w rozdziale XI.

W tym miejscu warto przypomnieć powiedzenie: " Nie pracuj ciężko, pracuj sprytnie”. Moim zdaniem w tym powiedzeniu nie ma cienia nieuczciwości odnosi się ono właśnie do racjonalnego wykorzystania czasu pracy. Chodzi o to, że jeżeli jest tylko taka możliwość, to wykorzystujmy w naszej pracy narzędzia które ją przyspieszą oraz ułatwią wykonywanie tejże pracy, np. zamiast tracić czas i poszukiwać na dziesiątkach lub setkach stron internetowych danego zagadnienia, skorzystajmy ze specjalistycznego programu, narzędzia tego typu są często dostępne w darmowej wersji. Obecnie mamy dostępnych wiele pomocnych narzędzi w internecie począwszy od prostych aplikacji typu terminarze a skończywszy na specjalistycznym oprogramowaniu. Kolejnym przykładem na oszczędność czasu jest tzw. delegowanie zadań, poświęcam temu zagadnieniu kolejny rozdział opracowania. Oczywiście są to tylko wybrane przykłady na racjonalne gospodarowanie czasem. Jesteśmy zawsze rozliczani z efektów naszej pracy, ponura prawda jest taka, że zleceniodawcy, czy też szefa nie interesuje jak ciężko pracowaliśmy nad danym zadaniem, lub też ile czasu mu poświęciliśmy, Tak więc, nie liczy się czas pracy tylko efektywność!

Nasuwa się pytanie: Jak znaleźć optymalne rozwiązanie i zachować właściwą harmonię pomiędzy obowiązkami zawodowymi a życiem prywatnym? Odpowiedź brzmi: Nie przenosząc pracy zawodowej do domu oraz możliwie jak najlepiej wykorzystując czas wolny na regenerację organizmu, trzeba także nauczyć się wyznaczać granice pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Jeżeli staniemy się niewolnikami pracy lub jak kto woli pracoholikami, to jak już wspomniałem powyżej w dłuższej perspektywie czasu będzie to miało swoje negatywne konsekwencje, w szczególności ucierpi na tym nasze zdrowie. Do tego należy dodać chaos który skutecznie zdestabilizuje całe nasze życie.

W perspektywie długofalowej na pewno nie polepszymy efektów naszej pracy, nie nauczymy się przez to skutecznie oraz mądrze gospodarować naszym czasem, zniszczymy na własne życzenie relacje międzyludzkie.

Rozdział III

Delegowanie zadań

Nadmiar obowiązków zawodowych we współczesnej rzeczywistości, często powoduje przeciążenie pracą, następstwem jest spadająca wydajność tejże pracy oraz stres. Często się zdarza, że niestety jedna osoba nie jest w stanie skutecznie podołać skumulowanym obowiązkom, tym bardziej jeżeli mamy do czynienia z naglącymi terminami, dlatego też kluczową kwestią w takiej sytuacji jest sztuka delegowania zadań, która pozwala zaoszczędzić cenny czas.

Niestety, częstym zjawiskiem są osoby np. na szczeblach kierowniczych, czy też we własnej działalności które sądzą, że są w stanie podołać wszystkim obowiązkom, oraz, że nikt nie wykona danego zadania lepiej niż one same.

Tacy niezastąpieni pracoholicy lubią mieć każdy aspekt pod osobistą kontrolą. Jest to z natury rzeczy rozumowanie błędne, ponieważ w zasadzie żaden człowiek nie jest w stanie kontrolować oraz wykonywać osobiście nadmiaru czynności, tym bardziej jeżeli mamy do czynienia z naglącymi terminami.

Sądzę, że delegowanie zadań nie jest oznaką słabości lub też utratą kontroli, lecz może być znakomitym sposobem na polepszenie efektywności oraz związanej z tym osiągnięcie większej wydajności!

Jeżeli już podjęliśmy decyzję w tej kwestii, to najpierw zastanówmy się jakie zadania powinniśmy delegować oraz jakim osobom powierzać tę funkcję?

Tak więc przede wszystkim do delegowania nadają się zadania powtarzalne i rutynowe, lecz nie powinny być to zadania nieprzyjemne. Przykładem mogą być: Notatki informacyjne, projekty listów, raportów, wyszukiwanie oraz gromadzenie danych, przygotowanie materiałów szkoleniowych, streszczenia długich materiałów, sporządzanie sprawozdań. Kwestią kluczową jest aby ze swoich współpracowników wydobyć najlepsze cechy takie jak wyobraźnia oraz kreatywność.

— Określamy w szczegółach zlecone zadanie aby nie dochodziło do nieporozumień co do zakresu wykonywanego zadania.

— Nie zlecamy nigdy wykonywanego zadania w ostatniej chwili oraz” na już”, ponieważ zadanie może zostać wykonane niewłaściwie oraz niekompletnie.

— Przed przekazaniem zadania danej osobie określamy szczegółowo cel danego zadania, oczekiwania oraz termin wykonania.

— Jeżeli zadanie jest złożone i problematyczne, wtedy rozdzielamy je pomiędzy kilka osób, tzw. grupa robocza.

— Udzielamy wsparcia do wykonania zadania oraz ( jeżeli zajdzie taka potrzeba ) niezbędnych materiałów.

— Nie obarczamy jednej osoby zbyt wieloma zadaniami, ponieważ jak pisałem powyżej istnieje ryzyko niewłaściwego oraz niekompletnego wykonania zadania.

Istotną kwestią jest także dobór odpowiednich osób którym powierzymy wykonywanie zadań. Muszą to być osoby na tyle kompetentne aby powierzone zadanie nie przerosło ich umiejętności, jednakże nie mogą to być też nadmierni skrupulanci którzy będą zadawać pytania o każdy drobiazg, ponieważ wtedy poświęcimy multum czasu na szczegółowe objaśnianie, jednocześnie w takiej sytuacji delegowanie zadań utraci sens, tym bardziej jeżeli to będzie zespół złożony z kilku lub kilkunastu takich skrupulantów.

Kolejną, pożądaną cechą osoby której się chce powierzyć delegowane zadanie, jest dokładność w jego wykonaniu oraz dotrzymywanie terminów w wykonaniu zadania przez tę osobę.

Jednym słowem musi to być osoba samodzielna oraz znająca dane zagadnienie.

Trzeba także pamiętać o zasadzie dyskretnego kontrolowania osób którym powierzyliśmy zadania do wykonania, nigdy nie kontrolujmy nachalnie, oraz demonstracyjnie, ponieważ utracimy zaufanie ze strony tej osoby oraz obniży się motywacja tejże osoby do wykonania danego zadania.

Miejmy na uwadze także fakt, że delegując nowe zadanie, nie wolno nam w stu procentach sądzić, że pozbyliśmy się już problemu, ponieważ może się zdarzyć sytuacja, że dana osoba wykona to zadanie nieprecyzyjnie lub co gorzej całkowicie źle!

Nie powierzajmy do wykonania danego zadania osobom które nie znają danego zagadnienia, nie posiadają na dany temat wiedzy, oraz osobom o negatywnych cechach: Niedbalstwo, lenistwo, ignorantom, osobom z nałogami itp.

Tzw. Dobre delegowanie powinno opierać się na kilku założeniach.

— Notujemy każdą wykonywaną czynność

— Następnie decydujemy którą z czynności może wykonać ktoś inny

— Znajdujemy odpowiednią, kompetentną osobę

— Efekt końcowy — odzyskujemy czas

Rozdział IV

Jak się wystrzegać tzw. „złodziei czasu.”

Sądzę, że jeżeli rozpatrujemy całościowo problem zarządzania czasem, to kluczowym zagadnieniem jest tutaj problem związany z tzw. „złodziejami czasu” czyli zdarzeniami lub też osobami wywołującymi sytuacje które tylko zabierają nam czas, pochłaniają energię, a niestety nie wnoszą nic pozytywnego.

Na podstawie własnych wieloletnich doświadczeń, zauważyłem, że tzw. „złodzieje czasu”, to w większości ludzie, sporadyczne przypadki należą do zdarzeń losowych. Czasem także sami możemy być kreatorami zdarzeń które zabiorą nam cenny czas - o tym poniżej. Rozpatrywanie zagadnienia zacznijmy może od żywych czynników zewnętrznych, czyli od ludzi, których można podzielić na tzw. świadomych złodziei czasu oraz nieświadomych.

Świadomi są to osoby które z premedytacją obarczają swoimi obowiązkami inne osoby, takich osób nie brakuje w każdej pracy, lub też w innym środowisku. Tutaj w zasadzie nie jest istotne, czy są to przełożeni którzy źle zarządzają podległym sobie zespołem, lub też mogą to być współpracownicy.

Poza środowiskiem pracy mogą to być tzw. znajomi lub też nawet osoby z najbliższej rodziny.