Bezpłatny fragment - Wewnętrzne szkolenia pracowników vs zewnętrzne ośrodki szkoleniowe

Kształcenie pracowników jest ważne zarówno dla samych zainteresowanych, jak i całej organizacji. Wysyłanie kadry pracowniczej na różnorodne kursy podnoszące kwalifikacje daje wymierny efekt w postaci zadowolenia pracowników z otrzymywania dodatkowego wynagrodzenia w postaci rzeczowej, oraz przekłada się na lepiej wykonywaną przez nich pracę. Ważne jednak jest to, aby szkolenia dobierane były starannie do potrzeb przedsiębiorstwa, a także by realizowane były przez wykwalifikowanych instruktorów i wykładowców. Dodatkowym aspektem, jaki powinien być wzięty pod uwagę jest opłacalność prowadzenia szkoleń, gdy firma posiada własną bazę szkoleniową. Koszty prowadzenia takiej działalności mogą być wysokie i warto ocenić, czy nie będzie bardziej korzystne powierzenie prowadzenia szkoleń ośrodkom zewnętrznym. Biorąc pod lupę ten obszar działalności przedsiębiorstwa dobrze jest oprzeć się na podejściu procesowym. Takie ujęcie pozwala precyzyjnie określić aspekty zarządzania procesami działalności szkoleniowej w kontekście opłacalności w obszarach monitoringu procesów:

— merytorycznym (jakość)

— kosztowym (koszt)

— czasochłonności (czas)

Niniejsza publikacja prezentuje analizę takiego przypadku, a także przedstawia propozycję narzędzia controllingowego wykonanego w Excelu, jakie zostało zaprojektowane podczas prac nad realizacją prezentowanego projektu. Przedstawione w książce zagdnienie może być dobrym materiałem do wykorzystania na zajęciach warsztatowych z controllingu.

Wstęp

Podmiotem działalności szkoleniowej jest człowiek, który w gospodarce opartej na wiedzy został określony kapitałem ludzkim. P. Drucker stwierdził, że „nowe społeczeństwo, będzie społeczeństwem wiedzy. Wiedza stanie się zasadniczym zasobem, a pracownicy wiedzy będą dominującą grupą wśród zasobów pracy” A. Smith porównał wykształconego pracownika, który wykonuje pracę wymagającą nadzwyczajnych sprawności i umiejętności, do drogiej maszyny jednocześnie wskazując, że w efekcie tej pracy można oczekiwać wysokich dochodów. Takie ujęcie stawia wysoko wartość wykształconego pracownika, a potwierdzenie tego faktu można znaleźć w nowoczesnym podejściu do zarządzania przedsiębiorstwem, poprzez przeprowadzanie szeregu badań nad oceną kapitału ludzkiego, czy uruchamianie programów skierowanych na dokształcanie pracowników.

Rozwój wiedzy pracownika można realizować na dwa sposoby: poprzez szkolenie na kursach oraz poprzez dzielenie się wiedzą wewnątrz przedsiębiorstwa. Mimo, iż pracodawcy, mają coraz większą świadomość tego, jaką wartość dla firmy stanowi wiedza pracownika, to tylko nieliczni mają opracowaną strategię zarządzania zasobami ludzkimi, określaną jako spójną politykę działań obejmujących stawianie długofalowych celów, określanie zasad, planów i programów ukierunkowanych na tworzenie oraz wykorzystanie kapitału ludzkiego organizacji, gwarantującego osiąganie przez nią trwałej przewagi konkurencyjnej. W ramach tych programów powinno być również wzięte pod uwagę zarządzanie wiedzą w formie wymiany wiedzy wewnątrz przedsiębiorstwa.

Pomimo, że gospodarka oparta na wiedzy powoduje, iż umiejętność zarządzania wiedzą staje się koniecznością dla każdego przedsiębiorstwa, aż 75% firm uznaje ten obszar ich działania za źle zorganizowany. Jednak pracodawca jest przede wszystkim przedsiębiorcą i jako przedsiębiorca we wszystkich swoich działaniach powinien również kierować się zasadą racjonalnego gospodarowania, zgodnie z którą przedsiębiorca powinien starać się maksymalizować efekt przy określonych zasobach, bądź minimalizować zasoby przy określonym efekcie. Takie podejście jest zgodne z zarządzaniem działaniami poprzez procesy, tak jak to ujął Johansson i Vencatraman: „zarządzanie procesami to również minimalizowanie kosztów przy określonym celu, jakim jest zadowolenie klienta”.

Klientem w podejściu procesowym, jest każdy odbiorca produktu procesu, a w przypadku działalności szkoleniowej będzie to zarówno pracownik, jak pracodawca. Oczywistym więc będzie to, że decyzje jakie będzie podejmował zarząd przedsiębiorstwa w kwestii edukacji pracowników, muszą wynikać z pełnej informacji o możliwościach przedsiębiorstwa, o jego potrzebach, a także o szansach na uzyskanie jak najlepszych wyników. Nowoczesne zarządzenie pozwala na dogłębną analizę danych dla potrzeb podejmowania decyzji zarządczych. Jednym z narzędzi wspierających zarządzanie jest controlling. Zarządzanie według J. Zieleniewskiego, to: „formułowanie celu działania, planowanie, organizowanie, pozyskiwanie i rozmieszczenie zasobów. Istotą zarządzania jest podejmowanie decyzji o wyborze celów i ich realizacji”.

Controlling dostarczający szeregu technik i instrumentów pomagających badać zjawiska środowiska gospodarczego, wspiera zarząd w działaniach wymienionych w cytowanej definicji. Wciąż jeszcze niedoceniany przez przedsiębiorców, z powodu konieczności poznawania przez nich nowych zagadnień, obaw przed wdrażaniem czegoś nowego, a także braku środków finansowych. Konsekwencją takiego stanu są decyzje podejmowane intuicyjnie. Przy dynamicznie zmieniającym się rynku, intuicja może się okazać niewystarczająca i może powodować podejmowanie błędnych decyzji. W skrajnych sytuacjach przedsiębiorca pozbawiony odpowiednich narzędzi wspierania zarządzania, może wręcz nie móc podjąć jakiejkolwiek decyzji, pozostawiając sprawy własnemu biegowi, co w sytuacji konfrontacji z silną konkurencją może okazać się niekorzystne.

Ponadto, nawet jeśli przedsiębiorca wdroży controlling w swojej organizacji, to musi sobie zdawać sprawę z tego, że nieumiejętne wykorzystywanie controllingu może przynieść więcej szkód niż pożytku. „Nowoczesny controller nie może być „producentem” segregatorów naszpikowanych raportami, na które notabene musi potem sam robić wewnętrzny marketing, bo zainteresowanie ich treścią jest nikłe”. Także istotny jest dobór narzędzi controllingowych, z pomocą których możliwe będzie przygotowanie czytelnych raportów oddających rzetelnie obraz badanej rzeczywistości. Połączenie controllingu z ujęciem procesowym pozwala na konstruktywną charakterystykę organizacji poprzez zagadnienia, jakie mają być rozwiązywane. Ponadto, ujęcie procesowe pozwala na zidentyfikowanie procesów istotnych dla firmy. Idea dzielenia procesów pod kątem ich istotności dla działalności przedsiębiorstwa, stała się podstawą redukowania kosztów działań poprzez zlecanie realizacji procesów pomocniczych (wspierających) firmom zewnętrznym.

Działalność szkoleniowa, jest właśnie tym obszarem, który jest najczęściej przekazywany w outsourcing. Decyzje dotyczące przekazywania pewnych obszarów firmom zewnętrznym, powinny być poparte rzetelną analizą sytuacji. Wykorzystanie podejścia procesowego pozwala na precyzyjne określenie obszarów, jakie powinny być zbadane. Zarządzanie procesami polega na kontrolowaniu parametrów: (i) koszt, (ii) jakość, (iii) czas i (iv) ilość. I to te parametry wyznaczają obszary zbierania danych ich oceny, analizy, które w końcowym etapie pozwolą podjąć odpowiednią decyzję.

Wprowadzenie do analizy przypadku

Przedsiębiorstwo produkcyjno — usługowe w branży energetycznej, postanowiło przeanalizować i ocenić opłacalność utrzymywania własnych ośrodków szkoleniowych kształcących swoich pracowników. Przedsiębiorstwo to posiada sześć oddziałów w całej Polsce, z czego dwa są wyposażone we własne ośrodki szkoleniowe. Pozostałe cztery korzystają z ośrodków wewnętrznych i zewnętrznych, w zależności od potrzeb i sytuacji (rys.1). Oddział II dysponuje dwoma ośrodkami szkoleniowymi: I-1 i I-2, a oddział VI, jednym: II-1.

Wewnętrzne ośrodki szkoleniowe realizują dwa rodzaje szkoleń: obligatoryjne oraz rozwojowe. Szkolenia obligatoryjne są ściśle związane z działalnością przedsiębiorstwa. Oprócz kształcenia z zagadnień BHP, realizowane są kursy z obsługi urządzeń do instalacji energetycznych, a także z całej gamy problemów związanych z wykonywaną pracą specjalistów oraz szeregowych pracowników. Kursy obligatoryjne prowadzone są przez doświadczonych pracowników przedsiębiorstwa, posiadających odpowiednie kompetencje Większość certyfikatów, jakie zamykają niektóre szkolenia wydawane są po egzaminie zewnętrznym przez uprawnione instytucje. Szkolenia rozwojowe dotyczą wszystkich pozostałych ścieżek kształcenia takich jak: języki obce, obsługa pakietów biurowych, rozwój osobisty, itp. W zależności od możliwości personalnych, kursy te prowadzone są albo przez ośrodki zewnętrzne (języki obce, szkolenia NLP), albo przez własnych pracowników (obsługa programów biurowych).