Bezpłatny fragment - Problemy związane z komunikowaniem się i poznawaniem nowych ludzi, jak sobie z tym poradzić

Podstawowe problemy w komunikacji

Wstęp

Prawie wszystkie konflikty dotyczą problemów komunikacyjnych, zarówno jako przyczyna, jak i skutek. Nieporozumienia, wynikające ze słabej komunikacji, mogą łatwo wywołać konflikt, lub pogorszyć sytuację. Ponadto, po rozpoczęciu konfliktu często pojawiają się problemy z komunikacją, ponieważ ludzie w konflikcie nie komunikują się ze sobą tak często, tak otwarcie i tak dokładnie, jak robią to, gdy relacje nie są napięte. Tak więc komunikacja ma kluczowe znaczenie w większości sytuacji konfliktowych. Komunikacja obejmuje co najmniej dwie strony, mówcę i słuchacza. Czasami są strony trzecie między osobami, które przenoszą wiadomości od jednej osoby do drugiej, lub na przykład media, które mają taki przekaz informacji jaki nadaje stacja. Problemy mogą się pojawić we wszystkich trzech z tych źródeł.

Mówcy często nie są przekonani o tym, co mają na myśli, co niemal gwarantuje, że to, co mówią, również będzie niejasne. Nawet jeśli ludzie wiedzą, co chcą powiedzieć, często nie mówią tego tak wyraźnie, jak powinni. Mogą ukrywać swoje prawdziwe uczucia celowo, lub nieumyślnie. Tak czy inaczej, ludzie często nie potrafią odpowiednio zdzielić się wiadomościami innymi ludźmi, lub przekaz ten jest nie do końca jasny. Jest to szczególnie powszechne, gdy ludzie z różnych kultur próbują się komunikować między sobą. Nawet jeśli ich języki są takie same, kultura działa jak soczewka, dzięki której inaczej widzimy i interpretujemy świat. Jeśli ich kultury są różne, to samo stwierdzenie może oznaczać jedno dla jednej osoby i coś innego dla osoby drugiej. Tak więc komunikacja międzykulturowa jest szczególnie podatna na błędy.

Słuchacze są również źródłem problemów w komunikacji. Ludzie często nie słuchają uważnie. Mogą założyć, że wiedzą, co mówią lub wiedzą co powie druga osoba, ponieważ słyszeli ją wcześniej, lub zakładają, że jedna osoba jest taka, jak inna osoba z tej samej grupy społecznej, w tym przypadku powstaje problem z tym jakie sami wcześniej nabraliśmy odczucia względem konkretnych osób, lub na jakie stereotypy jesteśmy podatni. Ponadto, gdy ludzie są w konflikcie, często koncentrują się bardziej na tym, co powiedzą w odpowiedzi na oświadczenie przeciwnika, zamiast słuchać słów przeciwników z pełną uwagą. Rezultatem są nieporozumienia i często niepotrzebna eskalacja konfliktu.

Osoby trzecie mogą poprawić komunikację, lub mogą ją pogorszyć.

Wykwalifikowane strony trzecie mogą pomóc mówcom wyjaśnić, co mówią, i mogą pomóc słuchaczom usłyszeć, co naprawdę one mają na myśli. Mogą pełnić rolę pośredników, przenosząc wiadomości między osobami, które nie mogą, lub nie spotkają się twarzą w twarz.

Niewykwalifikowane strony trzecie, lub osoby o innej specyfice mogą pogorszyć sprawę. Cel medialny, często nie pomaga ludziom lepiej się nawzajem zrozumieć, natomiast przedstawia historię w taki sposób, aby sprostać własnym celom medialnym, co może spowodować rozpalenie gniewu czytelników, aby sprzedawać więcej gazet, lub wspierać wydawców. Jednym z takich powodów jest również odniesienie większych korzyści, a nie troska o bycie zrozumianym, dlatego też niektóre firmy celowo stosują takie chwyty, aby zaszło nieporozumienie, z którego jednak wynika odniesiona korzyść przez osobę wprowadzającą w błąd.

Problemy dotyczące komunikacji w codziennym życiu

Zanim strony będą w stanie konstruktywnie zająć się zasadniczymi kwestiami merytorycznymi, muszą ograniczyć rozpraszające skutki sporów proceduralnych. Ludzie nie zawsze oczekują zwycięstwa, ale oczekują sprawiedliwego traktowania. To, co jest uważane za „sprawiedliwe”, oczywiście, zmienia się z jednej kultury na drugą. Naruszenie ogólnie przyjętych zasad sprawiedliwości może łatwo odwrócić uwagę od podstawowych, istotnych kwestii i stać się głównym przedmiotem kontrowersji podczas rozmowy. Może to również znacznie rozszerzyć zakres konfliktu, ponieważ inni, którzy czują, że ich podstawowe prawa są zagrożone, są wciągnięci w spór. Niektóre problemy dotyczą osób wykluczonych z decyzyjności. Jeśli strony konfliktu zostaną wykluczone z procesu decyzyjnego, lub ich wątpliwości zostaną pominięte i nie zostaną rozwiązane, mogą się zdenerwować, niezależnie od podejmowanej decyzji. Innym razem ludzie są przypuszczalnie zaangażowani w ten proces, ale nie uważają, że są odpowiednio reprezentowani, lub nie mogą być wysłuchani z szacunkiem, lub z uwzględnieniem ich pomysłów. Inne problemy proceduralne obejmują kwestie władzy. Władza z definicji oznacza zdolność do zrobienia czegoś na co mamy ochotę. Grupy o wysokim potencjale mają na ogół większą zdolność do projektowania procedur zgodnie z ich upodobaniami i naciskania na wyniki, które są dla nich korzystne. Jednak struktury decyzyjne, które preferują grupy o dużej mocy sprawczej nad grupami o mniejszych możliwościach, prawdopodobnie nie zostaną one poparte przez grupy o mniejszych możliwościach, które mogą próbować zwalczać ten proces decyzyjny, a także wynik, jeszcze bardziej komplikując konflikt i utrudniając wszelkie procedury rozwiązywania sporów. Jednak struktury, które dystrybuują władzę tradycyjnie słabym grupom, prawdopodobnie będą negatywnie postrzegane przez partie dominujące, o ile nie zostanie to zrobione w wyraźnie uzasadniony sposób. Inne problemy proceduralne obejmują procesy, które są zbyt wolne lub zbyt szybkie. Długie i skomplikowane procesy rozpatrywania skarg, które mogą być zamierzone, aby były uczciwe, można również postrzegać jako taktyki opóźniające, zaprojektowane w celu uniknięcia postępowania z niesprawiedliwością pod przykrywką ostrożnej i uczciwej debaty. Albo decyzje mogą zostać szybko podjęte, zanim ktokolwiek zauważy, że właśnie zrobiono coś niesprawiedliwego. Oba podejścia mogą wywołać gniew ludzi i sprawić, że konflikty staną się gorsze, a nie lepsze. Inne problemy związane z procesem wiążą się z brakiem jasnych celów, które sprawiają, że skuteczne działanie jest prawie niemożliwe, a poziom złożoności jest tak wysoki, że nikt nie może dowiedzieć się, jak właściwie postąpić.

Powszechne błędy w komunikacji na tle zawodowym

Brak asertywności

Asertywność polega na stwierdzeniu, czego potrzebujemy, biorąc pod uwagę potrzeby własne i potrzeby innych.

Nie zawsze może to przynieść pożądany efekt, jednak gdy jesteśmy asertywni, to mamy większe szanse na osiągnięcie zamierzonego przez nas celu, lub osiągnięcie kompromisu, ponieważ jasno określiliśmy własne potrzeby.

Asertywność oznacza również mówienie „nie”, kiedy jest to konieczne.

Brak dokładnego przygotowania

Słabo przygotowane prezentacje, raporty, lub wiadomości e-mail zniechęcają odbiorców i z czasem niszczą naszą reputację. Dlatego ważne jest, aby starannie przygotować i zaplanować komunikację, którą planujemy następnie przekazać innej osobie.

Po pierwsze należy, poświęcić więcej czasu na dokładne przygotowanie i sprawdzenie wiadomości, przed jej przekazaniem. Warto dlatego skorzystać z różnych narzędzi aby stworzyć wiarygodny, inteligentny i atrakcyjny przekaz, który przemawia do emocji odbiorców, a także do ich wiedzy.

Dostarczanie złych wiadomości przez pocztę lub telefonicznie

Zgłoszenie zwolnienia swoim pracownikom przez e-mail, lub komunikator nie jest najlepszym sposobem, ponieważ gdy tak postąpimy, to możemy tym sposobem zdenerwować odbiorcę, lub osoba może nie odczytać jej w odpowiednim czasie.

Pisemne kanały komunikacji nie pozwalają na zmiękczenie trudnych wiadomości za pomocą sygnałów niewerbalnych, takich jak język ciała i nie pozwalają na natychmiastowe reagowanie na negatywny przekaz, który został źle zrozumiany.

Jeśli chcemy przekazać złe wiadomości, zróbmy to osobiście i zastanówmy się, jak możemy zrobić to wystarczająco taktownie i delikatnie, tak abyśmy mogli przekazać swoją wiadomość, a jednocześnie zminimalizować długotrwałe zdenerwowanie.

Kiedy osobiście przekazujemy negatywną wiadomość, możemy rozpoznać znaki, które pozwolą nam ocenić, czy ludzie źle zrozumieli kluczowe części naszej wiadomości, lub szczególnie źle przyjęli tę informację. Następnie możemy podjąć kroki, aby wyjaśnić swoją wiadomość, lub pomóc ludziom radzić sobie z trudnymi wiadomościami. Wiadomo zwykle ludzie reagują bardzo emocjonalnie, gdy słyszą złą wiadomość, dlatego też bezpośredni kontakt daje nam możliwość uspokojenia odbiorcy.

Niedokładne sprawdzanie i poprawianie własnych prac

Błędy z pisownią, tonem i gramatyką sprawiają, że nasze projekty i pisma wyglądają nieprofesjonalnie. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić wszystkie projekty i wiadomości, przed ich wysłaniem.

Nie polegajmy na samym automatycznym sprawdzaniu pisowni, ponieważ nie poprawiają one słów, które są niewłaściwie używane. Zamiast tego sprawdźmy swoją pracę samodzielnie i użyjmy słownika, aby wyszukać dowolne słowa, co do których nie mamy pewności.

Wyświetlenie błędów we własnej pracy może być trudne, dlatego warto poprosić kolegę, lub fachowca w tej dziedzinie, aby przejrzał kluczowe dokumenty przed ich rozpowszechnieniem. Ewentualnie przeczytajmy swoją pracę na głos, dzięki temu łatwiej złapać literówki i błędy tonowe. Następnie poświęćmy czas na zastanowienie się nad swoim dokumentem, aby dokonać ostatecznych zmian.

Nie utrzymywanie otwartego umysłu podczas spotkań z nowymi ludźmi

Dzisiejsze miejsce pracy jest skupiskiem ludzi o różnej religii, różnym wieku, różnej orientacji seksualnej, różnymi zdolnościami i punktami widzenia. Różnice te tworzą bogaty zakres doświadczeń i opinii, które znacznie poprawiają nasze życie.

Jednak powinniśmy zauważać stereotypy nowych współpracowników, lub klientów, czy też przyjmować założenia na ich podstawie oparte tylko na kilku informacjach. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie mamy dużo czasu, aby je dobrze poznać.

Założenia hamują otwartą komunikację, ponieważ nie uwzględniają własnego unikalnego tła, osobowości i doświadczenia drugiej osoby. Z biegiem czasu może to zagrozić naszej relacji z nimi.

Więc należy bardziej skupić się na słuchaniu innych, a gdy spotkamy kogoś nowego. Dajmy tej osobie przestrzeń do porozmawiania o jego przemyśleniach i jakie ma podejście do spraw, które mamy zamiar omówić i poświęćmy czas na ich przyswojenie.

Następnie ważnym elementem jest nauczenie się zarządzać różnicami kulturowymi, aby uwzględnić potrzeby i oczekiwania każdej osoby. Jeśli często pracujemy z ludźmi z zagranicy, to musimy poznać ideę inteligencji kulturowej, abyśmy mogli zacząć dostosowywać swoje zachowanie, gdy natkniemy się na ludzi z różnych kultur.

Nie zakładajmy z góry, że nasze przesłanie zostało zrozumiane

Zawsze starajmy się sprawdzić, czy ludzie zrozumieli naszą wiadomość.

Na przykład, gdy wysyłamy wiadomość, możemy zachęcić ludzi do odpowiedzi na pytania lub do odpowiedzi, jeśli nie zrozumieli części wiadomości. Natomiast gdy rozmawiamy na żywo najlepszym sposobem jest zadawanie pytań typu, co ciebie szczególnie interesuje w tym temacie? Albo zachęcanie naszych odbiorców, aby sami zadawali pytania typu. Z twojej wypowiedzi wynika, że? Mam rozumieć, że?

Przypadkowe naruszenie prywatności innych osób

Jeśli kiedykolwiek przesłaliśmy poufną wiadomość e-mail do niewłaściwej osoby, lub wstawiliśmy nieprawidłowy załącznik? Tego typu błędy mogą powodować poważne problemy handlowe, naruszać prywatność ludzi i prowadzić do zakłopotania i zamieszania.

Aby uniknąć tych problemów, przed wysłaniem wiadomości należy wybrać poufne wiadomości, a następnie dokładnie sprawdzić ich adres e-mail. Jeśli program pocztowy automatycznie zapełnia adresy e-mail, możemy wyłączyć tę funkcję, aby świadomie wybrać właściwego odbiorcę.

Pomocne może być przygotowanie tych wiadomości e-mail w dokumencie do edycji tekstu, lub pustej wiadomości e-mail, a następnie wklejenie tekstu do nowej wiadomości. W ten sposób nie będzie przypadkiem zawierać żadnych informacji z poprzednich wiadomości.

Jeśli wysyłamy wrażliwy lub poufny załącznik, sprawdzajmy, czy nie znaleziono „śledzonych zmian”, lub komentarzy i upewnijmy się, że wysyłamy odpowiednią wersję.

Reagowanie, jednak nie udzielając przy tym konkretnej odpowiedzi