E-book
5.98
drukowana A5
20.56
Problemy w komunikowaniu się i nawiązywaniu nowych znajomości

Bezpłatny fragment - Problemy w komunikowaniu się i nawiązywaniu nowych znajomości


5
Objętość:
65 str.
ISBN:
978-83-8126-568-3
E-book
za 5.98
drukowana A5
za 20.56

Adrian Ciepał

Wadowice

08.01.2018r.

Przedmowa Autora

Prawie wszystkie konflikty dotyczą problemów komunikacyjnych, zarówno jako przyczyna, jak i skutek. Nieporozumienia, wynikające ze słabej komunikacji, mogą łatwo wywołać konflikt, lub pogorszyć sytuację. Ponadto, po rozpoczęciu konfliktu często pojawiają się problemy z komunikacją, ponieważ ludzie w konflikcie nie komunikują się ze sobą tak często, tak otwarcie i tak dokładnie, jak robią to, gdy relacje nie są napięte. Tak więc komunikacja ma kluczowe znaczenie w większości sytuacji konfliktowych. Komunikacja obejmuje co najmniej dwie strony, mówcę i słuchacza. Czasami są strony trzecie: między osobami, które przenoszą wiadomości od jednej osoby do drugiej, lub na przykład media, które mają taki przekaz informacji jako główny cel. Problemy mogą się pojawić we wszystkich trzech z tych źródeł.

Mówcy często nie są przekonani o tym, co mają na myśli, co niemal gwarantuje, że to, co mówią, również będzie niejasne. Nawet jeśli ludzie wiedzą, co chcą powiedzieć, często nie mówią tego tak wyraźnie, jak powinni. Mogą ukrywać swoje prawdziwe uczucia celowo, lub nieumyślnie. Tak czy inaczej, ludzie często mylą się z wiadomościami innych ludzi. Jest to szczególnie powszechne, gdy ludzie z różnych kultur próbują się komunikować. Nawet jeśli ich języki są takie same, kultura działa jak soczewka, dzięki której widzimy i interpretujemy świat. Jeśli ich kultury są różne, to samo stwierdzenie może oznaczać jedno dla jednej osoby i coś innego dla osoby drugiej. Tak więc komunikacja międzykulturowa jest szczególnie podatna na błędy.

Słuchacze są również źródłem problemów w komunikacji. Ludzie często nie słuchają uważnie. Mogą założyć, że wiedzą, co mówi lub powie druga osoba (ponieważ słyszeli ją wcześniej, lub zakładają, że jedna osoba jest „jak” inna osoba z tej samej grupy). Ponadto, gdy ludzie są w konflikcie, często koncentrują się bardziej na tym, co powiedzą w odpowiedzi na oświadczenie przeciwnika, zamiast słuchać słów przeciwników z pełną uwagą. Rezultatem są nieporozumienia i często niepotrzebna eskalacja konfliktu.

Osoby trzecie mogą poprawić komunikację, lub mogą ją pogorszyć. Wykwalifikowane strony trzecie mogą pomóc mówcom wyjaśnić, co mówią, i mogą pomóc słuchaczom usłyszeć, co naprawdę ma na myśli. Mogą pełnić rolę pośredników, przenosząc wiadomości między osobami, które nie mogą, lub nie spotkają się twarzą w twarz.

Niewykwalifikowane strony trzecie, lub osoby trzecie o innej agendzie mogą pogorszyć sprawę. Cel medialny, często nie pomaga ludziom lepiej się nawzajem zrozumieć, natomiast przedstawia historię w taki sposób, aby sprostać własnym celom medialnym, co może spowodować rozpalenie gniewu czytelników, aby sprzedawać więcej gazet, lub wspierać wydawców. Jednym z takich powodów jest również odniesienie większych korzyści, a nie troska o bycie zrozumianym, dlatego też niektóre firmy celowo stosują takie chwyty, aby zaszło nieporozumienie, z którego jednak wynika odniesiona korzyść przez osobę wprowadzającą w błąd.

Podstawowe problemy

Zanim strony będą w stanie konstruktywnie zająć się zasadniczymi kwestiami merytorycznymi, muszą ograniczyć rozpraszające skutki sporów proceduralnych. Ludzie nie zawsze oczekują zwycięstwa, ale oczekują sprawiedliwego traktowania. (To, co jest uważane za „sprawiedliwe”, oczywiście, zmienia się z jednej kultury na drugą). Naruszenia ogólnie przyjętych zasad sprawiedliwości mogą łatwo odwrócić uwagę od podstawowych, istotnych kwestii i stać się głównym przedmiotem kontrowersji. Może to również znacznie rozszerzyć zakres konfliktu, ponieważ inni, którzy czują, że ich prawa proceduralne są zagrożone, są wciągnięci w spór. Niektóre problemy proceduralne dotyczą wykluczonych stron. Jeśli strony konfliktu zostaną wykluczone z procesu decyzyjnego, lub ich wątpliwości zostaną pominięte i nie zostaną rozwiązane, mogą się zdenerwować, niezależnie od podejmowanej decyzji. Innym razem ludzie są przypuszczalnie zaangażowani w ten proces, ale nie uważają, że są odpowiednio reprezentowani, lub nie mogą być wysłuchani z szacunkiem, lub z uwzględnieniem ich pomysłów. Inne problemy proceduralne obejmują kwestie władzy. Władza z definicji oznacza zdolność do zrobienia czegoś na co mamy ochotę. Grupy o wysokim potencjale mają na ogół większą zdolność do projektowania procedur zgodnie z ich upodobaniami i naciskania na wyniki, które są dla nich korzystne. Jednak struktury decyzyjne, które preferują grupy o dużej mocy nad grupami o niskim poborze mocy, prawdopodobnie nie zostaną obdarowane przez grupy o niskim poborze energii, które mogą zwalczać proces decyzyjny, a także wynik, jeszcze bardziej komplikując konflikt i utrudniając wszelkie procedury rozwiązywania sporów. Jednak struktury, które dystrybuują władzę tradycyjnie słabym grupom energetycznym, prawdopodobnie będą negatywnie postrzegane przez partie dominujące, o ile nie zostanie to zrobione w wyraźnie uzasadniony sposób. Inne problemy proceduralne obejmują procesy, które są zbyt wolne lub zbyt szybkie. Długie i skomplikowane procesy rozpatrywania skarg, które mogą być zamierzone, aby być uczciwym, można również postrzegać jako taktyki opóźniające, zaprojektowane w celu uniknięcia postępowania z niesprawiedliwością pod przykrywką ostrożnej i uczciwej debaty. Albo decyzje mogą zostać szybko podjęte, zanim ktokolwiek zauważy, że właśnie zrobiono coś niesprawiedliwego. Oba podejścia mogą wywołać gniew ludzi i sprawić, że konflikty staną się gorsze, a nie lepsze. Inne problemy związane z procesem wiążą się z brakiem jasnych celów, które sprawiają, że skuteczne działanie jest prawie niemożliwe, a poziom złożoności jest tak wysoki, że nikt nie może dowiedzieć się, jak właściwie postąpić.

10 Powszechnych błędów w komunikacji na tle zawodowym

Błąd 1: Niedokładne sprawdzanie i poprawianie własnych prac.

Błędy z pisownią, tonem i gramatyką sprawiają, że wyglądasz nieostrożnie. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić wszystkie komunikaty przed ich wysłaniem.

Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni: nie będą zbierać słów, które są niewłaściwie używane. Zamiast tego sprawdź swoją pracę i użyj słownika, aby wyszukać dowolne słowa, co do których nie masz pewności.

Wyświetlenie błędów we własnej pracy może być trudne, dlatego warto poprosić kolegę, aby przejrzał kluczowe dokumenty przed ich rozpowszechnieniem. Ewentualnie przeczytaj swoją pracę na głos, dzięki temu łatwiej złapać literówki i błędy tonowe. Następnie poświęć czas na zastanowienie się nad swoim dokumentem, aby dokonać ostatecznych zmian.


Błąd 2: Dostarczanie złych wiadomości przez pocztę lub telefonicznie.

Zgłoszenie zwolnienia swoim pracownikom przez e-mail, lub komunikator nie jest najlepszym sposobem, ponieważ gdy tak postąpimy, to możemy tym sposobem zdenerwować odbiorcę!

Pisemne kanały komunikacji nie pozwalają na zmiękczenie trudnych wiadomości za pomocą sygnałów niewerbalnych (takich jak język ciała), i nie pozwalają na natychmiastowe reagowanie intensywnymi emocjami.

Jeśli chcemy przekazać złe wiadomości, zróbmy to osobiście i zastanówmy się, jak możemy zrobić to wystarczająco taktownie i delikatnie, tak abyśmy mogli przekazać swoją wiadomość, a jednocześnie zminimalizować długotrwałe zdenerwowanie.

Kiedy osobiście przekazujemy trudną wiadomość, możemy rozpoznać znaki, które pozwolą nam ocenić, czy ludzie źle zrozumieli kluczowe części twojej wiadomości, lub szczególnie źle przyjęli tę informację. Następnie możemy podjąć kroki, aby wyjaśnić swoją wiadomość, lub pomóc ludziom radzić sobie z trudnymi wiadomościami. Wiadomo zwykle ludzie reagują bardzo emocjonalnie, gdy słyszą złą wiadomość, dlatego też bezpośredni kontakt daje nam możliwość uspokojenia odbiorcy.


Błąd 3: Unikanie trudnych sytuacji w rozmowach

W pewnym momencie będziemy nie raz musieli przekazać negatywną informację drugiej osobie. Kuszenie jest próbą uniknięcia tych rozmów, ale może to spowodować dalsze problemy. W szczególności można doprowadzić do sytuacji, gdy mały problem przerodzi się w duży.

Przygotowanie jest kluczem do obsługi trudnych rozmów. Dlatego też ważne jest, aby nauczyć się dawać wyraźne, praktyczne opinie i wykorzystywać narzędzia, takie jak technika

Sytuacja — Zachowanie — Wpływ, aby zachęcić ludzi do zastanowienia się nad swoim zachowaniem.

Możemy także najpierw odegrać swoją rolę w rozmowie, aby poczuć się pewniej zarówno podczas rozmowy, jak i opanować przekazywane przez nas gesty.


Błąd 4: Brak asertywności

Asertywność polega na stwierdzeniu, czego potrzebujemy, biorąc pod uwagę potrzeby własne i potrzeby innych.

Nie zawsze może to przynieść pożądany efekt, jednak gdy jesteśmy asertywni, to mamy większe szanse na osiągnięcie zamierzonego przez nas celu, lub osiągnięcie kompromisu, ponieważ jasno określiliśmy własne potrzeby.

Asertywność oznacza również mówienie „nie”, kiedy jest to konieczne.


Błąd 5: Reagowanie, jednak nie udzielając przy tym konkretnej odpowiedzi.

Nie raz każdemu z nas zdarzają się sytuację kiedy z powodu frustracji wysyłamy krótką odpowiedź na e-mail, nie zastanawiając się nad swoim punktem widzenia? Dlatego ponieważ w takich sytuacjach zwykle reagujemy emocjonalnie, zamiast odpowiadać spokojnie.

Ten rodzaj emocjonalnej reakcji może zaszkodzić naszej reputacji. Można takim zachowaniem ludzi denerwować silnymi emocjami i sprawiać wrażenie, że brakuje takiej osobie samokontroli i inteligencji emocjonalnej.


Błąd 6: Brak dokładnego przygotowania.

Słabo przygotowane prezentacje, raporty, lub wiadomości e-mail zniechęcają widzów i, z czasem, niszczą naszą reputację. Dlatego ważne jest, aby starannie przygotować i zaplanować komunikację, którą planujemy następnie przekazać innej osobie.

Po pierwsze należy, poświęcić więcej czasu na dokładne zaplanowanie komunikacji. Warto dlatego skorzystać z różnych narzędzi aby stworzyć wiarygodny, inteligentny i atrakcyjny przekaz, który przemawia do emocji odbiorców, a także do ich wiedzy.


Błąd 7: Stosowanie podejścia „uniwersalnego dla wszystkich”.

Jeśli używamy podejścia „uniwersalnego” do komunikacji, możemy w ten sposób przeoczyć różne osobowości, potrzeby i oczekiwania ludzi. W rzeczywistości, nasza komunikacja powinna w jak największym stopniu uwzględniać te różnice.

Przeczytałeś bezpłatny fragment.
Kup książkę, aby przeczytać do końca.
E-book
za 5.98
drukowana A5
za 20.56